Как правильно пишется акт. Составляем акт
В процессе жизнедеятельности каждому из нас могут понадобиться образцы актов, применяемых в экономической или трудовой сфере. Субъекты экономической деятельности (индивидуальные предприниматели, организации) вынуждены оформлять большое количество бумаг в бухгалтерских и налоговых целях. Да и обычным гражданам при заключении гражданско-правовых договоров будет полезна размещенная в рубрике «Образцы актов» информация.
Образцы актов в сфере договорных отношений
Акт – это документ, подтверждающий факт выполнения возложенных обязанностей в силу договора или иного обязательства. В договорных отношениях составление акта может быть прямо предусмотрено Гражданским кодексом РФ (акт приема-передачи недвижимого имущества), самим договором (акт оказания услуг).
Решая вопрос о целесообразности составления того или иного документа после окончания действия гражданско-правового договора, важно учитывать и судебную практику. Например, акт приемки выполненных работ часто принимается судами в качестве единственного доказательства по гражданскому делу об объеме, качестве и сроках оказания работ. Все нюансы составления актов в сфере основных гражданско-правовых договоров Вы найдете на нашем сайте.
Образцы актов в сфере трудовых отношений
Законами РФ устанавливаются и обязательные акты в сфере трудового права. Например, акт инвентаризации часто является единственным основанием привлечения работника в полной материальной ответственности. А акт об отсутствии на рабочем месте – поводом к увольнению по инициативе работодателя. Акты об отказе от подписи используются и в трудовой сфере, и при обращении в государственные органы и т.п.
Иные образцы актов
Акты могут составляться в силу прямого указания в законе или по собственной инициативе. В последнем случае учтите, что составляется и подписывается акт, как правило, несколькими лицами. Документ обязательно должен содержать дату, наименование (акт), основание составления (ссылка на закон, приказ директора, договор), выводы, наименование и подписи сторон.
Образцы актов и особенности их использования в основных сферах жизнедеятельности размещены в указанной рубрике, при отсутствии нужной информации можно обратиться за помощью к дежурному юристу.
В нашей статье пойдёт речь об актах. Читатели ознакомятся ближе с этими документами, с их назначением. Они узнают, как правильно Их вниманию предлагаются также образцы заполнения основных деловых бумаг.
Исторические факты
Термин "акт" произошёл от латинского словосочетания actum est, которое переводится, как "совершенно". Оно использовалось в документах Древнего Рима и средневековой Европы.
В русском языке термин появился в XVIII веке. В это время актами считались документы (деловые, законодательные), которые отличались от повествовательных источников. Понятие акта, как договорного документа, образовалось в начале XX века.
Назначение
В каждой организации может возникнуть потребность в фиксации определённых событий, фактов, которые устанавливают реальное положение дел. Эту цель преследуют при оформлении актов, которые имеют определённое значение в работе любого учреждения.
Другими словами, акты предназначены документировать различные ситуации для придания им официальности. Они содержат информацию о выполнении разных мероприятий, заданий, поручений. Акты относятся к справочно-аналитическим деловым бумагам.
Существует большое разнообразие материалов: Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты осмотра, Акты приёма-передачи документов, Акты проверки, Акты технической документации (образцы документов рассматриваются ниже).
Составляются эти деловые бумаги несколькими должностными лицами или комиссией. Формы некоторых актов установлены законодательством, для иных существуют строгие правила заполнения, которые требуется соблюдать при составлении всех материалов. Часть актов оформляется в произвольной форме, но для большинства существуют определённые бланки. Как правильно составлять акт?
Общие правила оформления
Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:
- В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации,
- Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
- Следует указать название документа.
- Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
- В каждом документе даётся основание для заключения документа.
- В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
- Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
- Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
- Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
- С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
- Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.
Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Деловая бумага заключается между юридическими и физическими лицами на основании проведения работ или оказания услуг. Она подтверждает их приём заказчиком и служит основанием для оплаты.
Материал должен быть оформлен на определённом бланке и соответствовать требованиям ст. №402 ФЗ РФ, которых немного. Оформить деловую бумагу несложно. Как правильно составлять услуг)"? В материалах должны присутствовать реквизиты:
- название организации;
- точное наименование документов;
- реквизиты заказчиков и исполнителей;
- точное описание работ, услуг с указанием их стоимости;
- перечисление всех присутствующих лиц с указанием необходимых реквизитов;
- печати, подписи всех вышеуказанных лиц, указание персональных данных, что требуется для идентификации личности.
Акт осмотра
Целью этого документа является оценка состояния недвижимости, описание всех повреждений и дефектов. Заключается он в таких случаях: при продаже недвижимости, при сдаче в аренду, при подсчёте нанесённого ущерба и т. д. Оформляется материал на определённом бланке (образец рассматривается ниже). Как правильно составлять "Акт осмотра"? Документы должны включать реквизиты:
- название организаций;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- тип недвижимости;
- причина проведения осмотра;
- точные адреса;
- общие данные о недвижимости;
- общая характеристика недвижимости, дефекты, повреждения;
- стороны договора, члены комиссии, свидетели;
- подписи всех присутствующих лиц, печати.
Акт приёма-передачи документов
Деловая бумага подтверждает факт передачи в организации определённых документов от одного юридического лица другому. Заключается он при увольнении, в случае перевода и т. д. Оформляется материал на определённых бланках в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? В деловые бумаги входят реквизиты:
- название организаций;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- количество экземпляров, тип;
- реквизиты юридических лиц;
- подписи, печати.
Акт проверки
Итоговым документом проверочных мероприятий считается "Акт проверки". Он имеет строго установленную форму, порядок заполнения. Формы актов проверок рассматриваются в Ст. № 294 ФЗ РФ. Оспаривается документ посредством административного иска. Как правильно составлять "Акт проверки"?
Заключается документ специальной комиссией. Может потребоваться гриф утверждения руководителя организации. Основанием для проведения проверки служат распорядительные акты. Основные реквизиты при составлении деловых бумаг следующие:
- название организации;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- члены комиссии, их персональные данные;
- документы, которые послужили основанием для проверки;
- выводы и предложения комиссии;
- подписи и печати.
Акт приёма-передачи
Деловые бумаги заключаются между физическими и юридическими лицами. Это документы, которые оформляются для решения количественных, ценовых, качественных задач. Составляются документы в произвольной форме в нескольких экземплярах. Однако при заполнении деловых документов имеются некоторые требования. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? Существуют реквизиты, обязательные для заполнения материалов:
- название организаций;
- наименование документов;
- дата, номер, место составления;
- персональные сведения о представителях организаций;
- основания, связанные с подписанием документа.
Акт технической комиссии
Результаты выполнения некоторых мероприятий, обследований, осмотров завершаются составлением итоговых документов. Одним из них считается "Акт технической комиссии". Он заполняется с целью урегулирования всех спорных вопросов.
Составляется материал на определённом бланке в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт технической комиссии"? Деловые бумаги должны включать реквизиты:
- название организаций;
- наименование документов;
- реквизиты заказчиков;
- дата, номер, место составления;
- перечень работ или услуг;
- список членов комиссии по приёмке работ, их персональные данные или реквизиты;
- основания, согласно которым работы или услуги выполнялись;
- этапы работ;
- затраченные средства;
- заключения комиссии, в которых выполняется оценка выполненных работ, приводятся замечания, подводятся итоги мероприятия;
- выводы и предложения;
- подписи членов комиссии, печати.
Если вы хотите узнать, как правильно составляются акты, а также увидеть образец заполнения этого документа, то эта статья специально для вас! Необходимость фиксации тех или иных фактов или событий для того, чтобы установить реальное положение дел, может возникнуть в абсолютно любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Именно такие цели и преследуются при составлении актов.
Разнообразие актов, которые используются на практике, очень велико. Это могут быть акты приемки-сдачи документов или работ, акты обследования объектов, приема-передачи ценности, акты инвентаризации и многие другие. Форма некоторых актов устанавливается нормативными документами, для других имеются строгие требования, которые следует соблюдать при оформлении. Но часть актов можно составить и в произвольной форме.
Поэтому при необходимости составить тот или иной акт желательно иметь под рукой его образец. Однако, независимо от того, какой вид акта вам требуется, необходимо знать единые правила оформления таких документов. Эти правила следует соблюдать при составлении всех видов актов, если вы хотите получить грамотно оформленный документ.
Общие требования к составлению акта
- В составлении и подписании любого акта участвует сразу несколько лиц. Зачастую на предприятии специальным (смотрите в образце). Может быть назначен специальный состав комиссии для оформления того или иного акта. Это актуально в случае проведения инвентаризации или при расследовании определенной негативной ситуации. Если же по одному и тому же направлению деятельности предполагается периодически составлять акты, то может быть создана постоянно действующая комиссия.
- Акты следует оформлять при помощи унифицированной формы, если она предусмотрена для того или иного акта. В других случаях для оформления актов используются стандартные бланки предприятия, в которых должны содержаться все обязательные реквизиты документа. Для вашего удобства мы приводим в данной статье образец акта. Для того, чтобы лучше воспринять информацию о правильном составлении акта, будет полезнее посмотреть пример, чем читать длинное описание.
- Дата составления считается и датой акта. В случае проведения предварительных работ перед составлением акта (например, при инвентаризации или во время испытаний нового оборудования) в тексте документа должен быть указан этот период.
- Заголовок допустимо составить в одном из двух вариантов: с предлогом (о или об) или же без предлога. Например, заголовок может звучать как или же .
- В начале текста акта должно содержаться указание на основание для его составления. Основание может представлять собой ссылку на договор, приказ или определенный нормативный документ. Ссылка должна содержать дату и номер договора. Например, так. «Основание: приказ директора ЗАО «Солнечный зайчик» от 12.03.2014 №97 «О проведении…».
- В начале акта также необходимо перечислить членов комиссии и ее председателя. Следует указывать не только фамилии членов комиссии (в алфавитном порядке), но также и их должности.
- В тексте акта нужно отразить произошедшие факты, которые послужили основанием для составления акта. Текст можно завершить выводами и предложениями комиссии.
- Материал может быть изложен не только в текстовом виде с разбитием на абзацы или пункты, но и в форме таблицы. При оформлении акта не следует пользоваться устаревшими оборотами, как «мы, нижеподписавшиеся» и т.п.
- Акт составляется в стольких экземплярах, как это указано в нормативном документе или же в соответствии с количеством заинтересованных сторон. Если возникнет необходимость указания местонахождения каждого экземпляра, следует отметить это после основного текста. Это будет выглядеть так:
Составлен в 3 экземплярах:
1 экземпляр - в ЗАО «Колесница»
2 экземпляр - в ООО «Профиль»
3 экземпляр - в дело № 05/13
- Если акт предусматривает наличие приложения, то ставится отметка аналогично к деловому письму. Эта отметка указывается перед подписями и после указания на то, где находятся экземпляры акта.
- Акт должен быть подписан всеми членами комиссии или же лицами, которые принимали участие в составлении данного документа. Подписи должны находиться в той же последовательности, как и в начале акта, однако при их оформлении нет необходимости указывать должности. По правилам даже тот человек, который не согласен с содержанием акта, должен все же подписать данный документ. В случае несогласия такой человек может поставить рядом с подписью пометку о том, что имеются замечания. Замечания могут быть изложены в свободной форме на отдельном листе, а затем приложены к акту.
- С актом должны быть ознакомлены все, чью деятельность или интересы он затрагивает. Под подписями необходимо поставить отметку «С актом ознакомлены:», после чего должны стоять подписи этих заинтересованных лиц.
- Согласно действующим нормативным документам некоторые варианты актов также должны пройти процесс утверждения руководителем организации. Нормы делопроизводства требуют, чтобы гриф утверждения стоял в верхнем правом углу на первом листе акта. Это может выглядеть таким образом:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Производственное решение»
Е.С. Поликарпов
На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.
Образец акта
проведения проверки …
Основание: приказ ООО «Громада» от 02.11.2014 № 189 «О проведении проверки …».
Составлен комиссией:
С 03.11.2014 по 09.11.2014 комиссия провела проверку состояния ….
Теперь у вас есть все необходимое для составления необходимого акта. На нашем сайте вы также сможете найти и другие полезные примеры актов.
Ч тобы применить к работнику дисциплинарное взыскание любого вида, нужно подтвердить его вину документально (п. 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Подтверждающим документом, в большинстве случаев, как раз является акт. И неважно, какой из трех видов дисциплинарной ответственности будет выбран в итоге работодателем для наказания работника: в любом случае все начинается с акта, в котором фиксируется проступок. Рассмотрим акт с точки зрения делопроизводства: что это за документ и какие реквизиты оформляются при его составлении, приведем примеры.
Акт как документ
Согласно теории делопроизводства, акт является информационно-справочным документом, цель которого - документально подтвердить произошедшее событие.
В канцелярии и других отделах акты могут оформляться по самым разным случаям. Вряд ли представляется возможным перечислить их все, а значит, и виды актов. Так, например, только в архивном деле и только утвержденных официально форм актов набирается с десяток . Кроме правил архивов, есть множество других документов, регулирующих самые разные производственные и бизнес-процессы, которые содержат собственные формы актов.
Отдел кадров прибегает к составлению актов в основном, когда нужно подтвердить факт совершения дисциплинарного поступка работником.
Приведем фрагмент документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению», утвержденного Росархивом (далее - Методические рекомендации).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр - бухгалтерия;
2-й экземпляр - коммерческий отдел;
3-й экземпляр - покупатель.
Это общие правила составления актов, к которым следует прибегать в случае, если для составляемого документа нет утвержденной формы (как, например, форма акта о несчастном случае на производстве, которая утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73).
Комиссия
Собирать комиссию немедленно для актирования и расследования дисциплинарных проступков не совсем верно. Комиссия является совещательным коллегиальным органом при руководстве и создается специальным приказом.
К сведению
Свернуть Показать
Если постоянно действующей комиссии в компании нет, то ее придется создать стихийно. Нарушения в этом не будет. Но создавать комиссию под конкретный дисциплинарный проступок часто просто нет времени. Пока вы создаете комиссию, опаздывающий работник придет, и его опоздание не будет зафиксировано. Исключение - комиссия по расследованию несчастного случая или если нарушение массовое, например, когда провинилась целая группа работников. Но и тогда комиссия, получается, создается постфактум: сначала они провинились (что надо заактировать сразу, иначе потом не доказать их проступок) и только потом создается комиссия по расследованию. Иногда слово «комиссия» используется для обозначения людей, которые составляют акт, но на самом деле совещательным органом не являются.
Имейте в виду, что случайные свидетели того, как работник явился на работу пьяным, - это не комиссия. Акт составляется теми сотрудниками организации, которые присутствовали при нарушении, а так как нарушение редко происходит «в моменте», то время на то, чтобы собрать для составления акта нужных коллег, обычно есть. Таким образом, для составления акта о дисциплинарном проступке целесообразно пригласить:
- начальника отдела кадров, который проследит за тем, чтобы документ был составлен правильно;
- непосредственного начальника «виновника торжества», который обязан следить за тем, чтобы его подчиненные соблюдали трудовую дисциплину;
- кого-то из работников - непосредственных свидетелей происшествия.
В этом случае акт начинается с речевого клише «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются с указанием должностей, профессий), составили настоящий акт о том, что…».
Если все-таки акт составляется специально созданной комиссией, действующей на основании приказа , то данный акт начинается со слов «Комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…». Если комиссия выполняет приказ руководства, то фраза расширяется: «Во исполнение приказа от… №… комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…».
Реквизиты акта
То, что акт составляется в отделе кадров, не означает, что можно пренебрегать правильным оформлением его реквизитов. Именно они, в конечном счете, придают документу юридическую силу.
В условиях офиса акт оформляется на общем бланке компании для документов. На нем расположены реквизиты:
- наименование организации: полное, как в уставе, и сокращенное, если оно внесено в устав;
- дата документа (дата составления акта в нашем случае), а при необходимости - и время (см. Пример 3);
- регистрационный номер документа;
- место составления документа (допускается не указывать, если наименование населенного пункта входит в наименование организации).
К сведению
Свернуть Показать
Требований об указании в акте точного адреса события в методических документах не содержится. Обычно точное место указывают, если это имеет принципиальное значение или актируемое событие происходит вне офиса. Даже при фиксации отсутствия на рабочем месте указывать точный адрес имеет смысл, если есть документ, где закреплен точный адрес рабочего места работника вплоть до кабинета. А если рабочее место работника - ООО «АБВ», отдел продаж, то и в акте достаточно указать место составления документа по ГОСТу. Однако если вы укажете полный адрес - ошибкой это не будет (см. Примеры 3 и 4, где указан полный адрес, и Пример 5, где указан лишь город).
В «полевых» условиях, когда акты пишутся, часто в буквальном смысле, «на коленке», все перечисленные реквизиты общего бланка придется воспроизвести на бумаге вручную или запастись несколькими чистыми бланками заранее.
Кроме указанных, оформляются следующие реквизиты:
- наименование вида документа: АКТ;
- заголовок к тексту документа: это информация, о чем составляется акт: о дисциплинарном проступке, о появлении на работе в состоянии опьянения, об опоздании на работу (см. Примеры 3 и 5, где заголовок к тексту акта указан по-разному, оба варианта допустимы);
- текст документа. Текст акта должен последовательно изложить событие. Никаких оценочных суждений в акте быть не должно, исключительно факты. Так, коллеги не могут судить, насколько «сильным» было алкогольное опьянение работника, такие оценки дает только врач и только после проведения соответствующих анализов. Второй негативный пример: в отсутствие работника на рабочем месте писать фразу «без уважительной причины». Если человек не позвонил начальнику с сообщением, что задержится, это не означает, что он злостно и цинично нарушает трудовую дисциплину. Поэтому осторожно с прилагательными, указывайте только факты. Текст пишется от третьего лица («работник появился», «время не установлено»), официально-деловым стилем речи, то есть четко, коротко и внятно;
- подписи членов комиссии с указанием должностей (профессий), расшифровок подписей и даты подписания.
Наконец, если к акту прилагаются какие-либо подтверждающие документы, может быть оформлен и реквизит «Приложение», как в Примере 4. Тогда в тексте после наименования прилагаемого документа в скобках пишется слово «прилагается», а ниже текста после слова «Приложение» (или «Приложения») указываются количество экземпляров приложенных документов и количество листов в каждом из них.
Акт и работник
Работника, в отношении которого составлен акт, нужно обязательно ознакомить с документом, «героем» которого он стал. При условии, конечно, что работник присутствует при его составлении и в состоянии прочесть и написать несколько слов.
Ознакомление производится с уже готовым актом, который подписали все составители.
Отметку об ознакомлении с актом проштрафившийся работник пишет собственноручно (см. также Примеры 3-5).
Пример 1
Свернуть Показать
Если работник отказывается знакомиться с актом, то соответствующую отметку ставят составители акта или члены комиссии (см. также Пример 4).