Кто должен восстановить трудовую книжку. Какие штрафы грозят? Что такое трудовая книжка
Многими людьми трудовая книжка воспринимается в наше время, как пережиток прошлого, когда практически весь документооборот и учет велись не централизованно и только на бумажных носителях.
Этот персональный документ тогда был единственным основанием для правильного расчета трудовой пенсии, и значение его было сложно переоценить.
Сейчас действует система персонифицированного учета пенсионных отчислений каждого работника, и, казалось бы, трудовая книжка потеряла свое решающее значение. Большая доля истины в этом есть, однако, говорить о ненужности документа пока рано.
Значение трудовой книжки
Случаются ситуации, когда работникам ПФ требуется уточнение данных о рабочем стаже человека до внесения его в общую базу данных.
Особенно это актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до старта программы персонифицированного учета (до 1997 года).
Трудовая книжка, кроме того, это своеобразная рабочая биография каждого человека, подтверждающая его квалификацию, трудовые достижения, карьерный рост. Очевидно, насколько это важно при устройстве в новую организацию.
Закон не предусматривает права отказа в приеме на работу по причине отсутствия ТК, но работодатель скорее поверит этому документу, нежели собственноручно составленному резюме. А вот отсутствие трудовой может навести его на подозрения, и вполне законную причину отказа сформулировать несложно.
Трудовая книжка служит в бухгалтерии основанием для подсчета страхового стажа, что влияет на выплату пособий по «больничному»
В ряде случаев можно попасть в ситуацию, когда трудовую книжку могут потребовать при оформлении загранпаспорта.
Некоторые финансовые организации включают копию трудовой книжки в пакет документов, требуемый для рассмотрения заявления о предоставлении кредита.
Таким образом, и сейчас, и в ближайшей перспективе значение ТК пока достаточно велико. Если случилась досадная утеря трудовой книжки, лучше предпринять шаги к ее восстановлению.
Восстановление трудовой книжки
Все вопросы регламентируются положениями Трудового кодекса и специальным постановлением Правительства № 225-2003 г., касающиеся:
- выписки,
- ведения,
- учета,
- хранения
- восстановления трудовой книжки.
Порядок восстановления (выдачи дубликата) трудовой книжки имеет особенности, в зависимости от сложившихся при ее утрате обстоятельств.
Утеря по вине владельца книжки
Самая распространенная ситуация – человек уволился с работы и получил трудовую книжку на руки.
Спустя какое-то время собирается устраиваться в другую организацию, но вдруг обнаруживает, что потерял трудовую книжку.
Согласно действующим положениям, обязанность на выписку дубликата возлагается на его последнего работодателя.
Практика показывает, что не все кадровые службы с пониманием относятся к этому вопросу, считая, что после полного расчета они не имеют к бывшему сотруднику никакого отношения.
Здесь необходимо проявить настойчивость, сослаться на законодательство, обязательно написать письменное заявление и потребовать его регистрации в делопроизводстве.
Заявление на выдачу новой ТК не должно остаться без рассмотрения, и книжка должна быть выдана в течение не более 15 дней
Однако в этом случае необходимо знать, что в дубликат будут внесены записи только документально подтвержденные сведения. Понятно, что не представит труда внести все записи по последнему месту работы.
А что делать с предыдущими? Не надо надеяться на оставшиеся в архиве организации формы кадрового учета – это не является основанием. Даже заверенная копия утерянной трудовой книжки в этом случае будет лишь вспомогательным документом, способным лишь упростить сбор необходимых справок и выписок.
Все записи в трудовой вносятся исключительно на основании определенных документов:
- Заверенные выписки из кадровых приказов.
- Экземпляры трудовых договоров, хранящиеся у работника.
- Справки с места работы или выписки из личных дел военнослужащих.
- Финансовые документы – копии платежных ведомостей, расчетные листки, лицевые счета.
- Архивные справки, если организация прекратила свою деятельность.
- Решения об установлении трудового стажа, принятые в установленном судебном порядке.
Все документы должны быть только оригиналами (ксерокопий не допускается), приложены к заявлению и перечислены в нем.
Кадровый работник после проверки снимет с документов копии, заверит их установленным порядком, а оригиналы вернет заявителю. В установленный срок нужно заверить копию и трудовая книжка должна быть выдана.
Писать об этом просто, однако процесс сбора всех требуемых документов может превратиться в долгое и утомительное хождение по прежним местам работы.
Еще хуже, если этих организаций уже не существует. Придется обращаться в региональные или даже федеральные архивы. Сложность может быть и в том, что организации находились на территории бывших союзных республик – остается надеяться, что архивное дело там поставлено должным образом.
Хуже всего, если архивы вообще не сохранились (а в начале 90-х годов это были отнюдь не единичные случаи). Тогда восстановить утраченный стаж можно будет лишь в судебном порядке, предъявив имеющиеся документы и заручившись свидетельскими показаниями как минимум двух бывших сослуживцев, которые могут подтвердить своими документами факт совместной работы.
Не надо надеяться на выписку из лицевого счета ПФ (СЗВК-4). Этот документ может послужить основанием лишь для проставления суммарного трудового стажа. В вопросах разбивки его по конкретным периодам и работодателям он имеет лишь информативный характер, не дающий права внесения соответствующих записей в ТК.
Если в процессе сбора документов не удалось найти подтверждения отдельных мест работы, то выдающий дубликат кадровый орган так и впишет данные в книжку, невзирая возможные на хронологические разрывы.
Вполне вероятно, новый работодатель примет работника и без трудовой книжки, опираясь на документы об образовании или положительных рекомендаций
В этом случае в течение 5 дней сотруднику будет заведена новая ТК, но записан в ней будет лишь прием на работу.
Для получения дубликата с восстановлением всех записей придется все же обращаться по предыдущему месту. Во вновь заводимую книжку подобные записи вносить нельзя.
Книжка утрачена по вине работодателя
Такая ситуация может случиться как по причине небрежного хранения кадровой документации, так и в случае чрезвычайных обстоятельств (пожар, наводнение, действия злоумышленников и т.п.)
В этом случае работник вправе потребовать (подать письменное заявление) от работодателя полного восстановления данных о своей трудовой деятельности и выдачи полноценного дубликата ТК.
Для выполнения этих требований работодатель обязан обратиться в местные органы исполнительной власти. Во многих регионах существуют постояннодействующие комиссии по установлению трудового стажа.
Если таковой нет, она в обязательном порядке будет создана. В ее состав будут включены:
- уполномоченные работники органов власти, занимающиеся вопросами труда и занятости,
- профсоюзные работники,
- представители работодателей,
- возможно – специалисты в области юриспруденции.
Комиссия принимает меры по запросу и получению необходимых документов, рассматривает их, производит необходимый опрос свидетелей, способных подтвердить факты о том или ином периоде работы.
В качестве подтверждения комиссия может принять все указанные выше справки и выписки, расчетные книжки, профсоюзные или иные документы, которые, по мнению ее членов, достоверно удостоверяют рабочий стаж.
По итогам работы составляется акт, в котором персонально по каждому человеку подробно расписывается его восстановленный стаж.
Составленный акт является основанием для выписки дубликатов утраченных трудовых книжек
Никаких сборов с работников в данном случае не взимается.
Хотя обязанность по запросу подтверждающих документов в такой ситуации возлагается в большей мере на виновника утраты и на комиссию, пассивно ожидать решения своего вопроса не стоит.
Только проявление личной настойчивости и активности в подготовке всей необходимой информации позволит восстановить трудовую книжку со всеми необходимыми записями.
2018-09-06T10:05:50+00:00
https://сайт/kak-vosstanovit-trudovuyu-knizhku/Потеря трудовой книжки- неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Как восстановить трудовую книжку при утере, порче. Что делать, если работодателя уже не существует. К кому обратиться, и в какой срок? Как восстановить трудовую книжку при содействии государственных органов?
Потеря некоторых вещей нас огорчает, расстраивает и приводит в уныние. Но вот потеря трудовой книжки способна любого ввергнуть в панику. Ведь это не просто документ, в нем отражена вся трудовая деятельность, продвижение по службе, производственные награды и так далее.
И ничего особенно страшного, если человек всю жизнь проработал на одном месте, но что делать, если таких мест были десятки. Как восстановить трудовую книжку при утере, и в каких случаях это возможно.
Ответы на эти и другие вопросы представлены ниже.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 - 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.
Значение книжки
Этот документ представляет собой строго установленную форму книжки. В настоящее время действительными признаются несколько ее образцов, так как раньше они выпускались Советским союзом, а теперь Российской Федерацией. Последнее изменение было произведено в 2003 году. Книжка отражает следующие сведения о человеке:
- Его образование, оно указывается на первой странице документа.
- Количество отработанных лет. Каждый рабочий период записан в книжке. Согласно этим сведениям работодатель производит подсчет общего стажа человека. От этой суммы зависит расчет отпускных и больничных дней.
- Должности, занимаемые человеком. При оформлении человека на работу, в книжке обязательно прописывается назначенная должность. Если впоследствии она изменяется, об этом также делается соответствующая запись.
- Причины увольнения. Сотрудника нельзя уволить просто так, потому что его права защищены Трудовым законодательством. По этому причине существует несколько основных причин, которыми могут стать основаниями для увольнения. Они обязательно указываются в этом документе.
- Название работодателя. Обязательно указывается полное наименование организации, в которой был устроен на работу ее владелец.
- Поощрения и взыскания. В случае присуждения каких-либо наград, делается запись в этом документе. Все выговоры также обязательно записываются, так как при нарушении дисциплины и прочих нарушениях работодатель имеет право расторгнуть трудовой контракт с сотрудником.
Все эти сведения могут потребоваться в различных жизненных ситуациях. Трудовую книжку запрашивают при обращении в банк за кредитом, при оформлении различных пособий, льгот, пенсий. А также она обязательно пригодится при новом трудоустройстве. Зачастую на собеседованиях руководители принимают решение по поводу выбора кандидата, исходя из его опыта. А его подтверждает в большинстве случаев этот документ.
Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь
Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.
К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.
Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:
- Документ удостоверяющий личность (паспорт);
- Пустая трудовая книжка;
- Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
- Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
- Сведения о переводах и новых назначениях;
- Данные от ПФР о трудовом стаже.
Как восстановить трудовую книжку самостоятельно
Восстановление утерянной трудовой книжки зависит от многих факторов. Важно кто утерял документ, если это был работодатель, то не стоит волноваться, все заботы по ее восстановлению и выдаче дубликата, лягут на него. Но если утеря произошла по вине работника, то придется побегать для восстановления данных.
Большое значение имеет также возраст работника, утерявшего документ. Если это человек молодой, а работа была не слишком важной для него в плане нарабатывания стажа, то можно просто заводить новую книжку. При этом в общем трудовом стаже данные будут все равно присутствовать, так как информация об отчислениях занесена в персонифицированный учет. Более взрослым людям все равно придется восстанавливать трудовую книжку, путем получения дубликата.
При утере документа следует обращаться с заявлением о выдаче дубликата по последнему месту трудоустройства. В 15-дневный срок предприятие обязано выдать дубликат трудовой книжки. Кстати это возможно и при замене книжки, которая подлежала порче или стала слишком старой.
Следует понимать, что работодатель не сможет обеспечить заполнение данных о работе на других предприятиях самостоятельно просто по памяти. Для этого нужно представить справки о времени и месте работы в других местах.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий
- Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
- Далее пишем заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний наниматель в срок до 15 дней с момента предъявления такого заявления должен выдать дубликат трудовой книжки.Важно: чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.
- Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.
Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки
С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
- потеря ее самим работником;
- утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
- ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
- массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).
Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.
Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.
В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.
Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?
Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:
- заявление работника;
- документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, по ксерокопии? Несмотря на то, что ксерокопия, казалось бы, является документом, который может значительно облегчить восстановление книжки, необходимо знать, что ксерокопии не признаются законодательством документами, подтверждающими трудовые отношения. Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия? В данной ситуации ксерокопия может использоваться только как источник информации: она содержит полный список компаний в хронологической последовательности, его должности.
Какие документы потребуются
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
- Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
- Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
- Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
- Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
- Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
- Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.
Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность. Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.
Порча трудовой книжки
Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями. В данный документ переносится информация, которую можно прочитать без проблем (не поврежденная внешними факторами). Надписи, которые невозможно прочесть, необходимо подтвердить указанными документами. Рабочая книжка (испорченная) при этом будет являться документом, указывающим на подтверждение законности сделанного дубликата. Ее сохраняют, предварительно сделав запись на титульнике о том, что была произведена выдача нового документа (с указанием номера и серии). Испорченную книжку необходимо заменить в обязательном порядке, так как впоследствии Пенсионный фонд или другие организации, где нужно предъявлять трудовую, не примут документ ненадлежащего вида.
Восстановление через многофункциональный центр
В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно предварительно записаться на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность - паспорт.
Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить бланк заполнения заявления о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.
Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.
Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.
Восстановление через Пенсионный фонд России
Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.
Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.
Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.
Восстановление через портал Госуслуг
Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.
Восстановление через суд
Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.
Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.
Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.
При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.
Как восстановить трудовую через архив
Та часть данных, которая отсутствует в пенсионном фонде, может оказаться доступной в государственном архиве по месту регистрации организаций, в который вы раньше работали. Это более трудоемкий процесс, однако на ваш письменный запрос, который подается по таким же правилам, как и обращения во все государственные инстанции, вам также выдадут справку с искомой информацией о месте и сроке работы заявителя.
Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №223 «О трудовых книжках», в ситуации, когда трудовая книжка была утеряна работодателем (к примеру, при переезде компании или пожаре) , восстановлением документа будет заниматься организация.
Для того чтобы процесс был официальным, работнику необходимо составить заявление об утере документа (находится в открытых источниках) и передать его в отдел кадров по последнему месту работылично или по почте с уведомлением о вручении.
Если у сотрудника имеется копия трудовой книжки (или сам документ, в случае если он испорчен) , ее также необходимо приложить к заявлению.
Время получения дубликата составляет 15 дней с момента обращения (31 статья постановления «О трудовых книжках») , поэтому рекомендуется составить 2 экземпляра заявления, на одном из которых впоследствии ставится отметка о вручении (при отправке почтой первым будет считаться день получения письма) .
Важно : финансовые затраты при восстановлении трудовой книжки ложатся на плечи работодателя.
В случае отказа, сотрудник может подать на предприятие в суд.
Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку?
Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет.
Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:
- обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
- обращение за восстановлением в Государственный архив;
- обращение за восстановлением в суд.
Восстановление трудовой книжки при утере, порче, если сотрудник ранее работал в нескольких организациях
Нередко сотрудники приносят испорченный документ и спрашивают, как восстановить трудовую книжку. Если из-за разрыва отсутствуют части страниц, записи неполные, их трудно прочесть, книжка недействительна. В нее нельзя вносить новые записи. Если продолжите вести такую трудовую книжку, инспектор ГИТ может вас оштрафовать. А у работника возможны трудности при назначении пенсии.
В этом случае дубликат оформляет последний работодатель. Раздел «Сведения о работе» заполняйте следующим образом. Сначала вносите информацию об общем стаже за период, предшествующий поступлению в вашу организацию, если имеются подтверждающие бумаги. Наименование компании не вносите.
После сделайте записи о работе в компании. Вносите и информацию о переводах, увольнении на основании имеющихся документов: трудового договора, соглашений, личной карточки и прочих. Сведения о награждениях вписывайте в соответствующий раздел.
Обратите внимание! Просите сотрудника принести документы, на основании которых внесете сведения в дубликат.
Учитывайте, что они должны быть заверены, так как восстановить трудовую книжку иначе не получится. Учитывайте особенности восстановления трудовой книжки при утере, если работник трудился в другой фирме, которую ликвидировали. Процесс не сильно отличается, но могут возникнуть сложности с поиском архивов, в которых хранятся документы. Вы должны оказать содействие, что следует из пункта 32 Правил №225, пункта 11 Правил № 1015, пункта 7.2 Инструкции № 69.
Потеря или порча документов, к сожалению, не редкое явление. Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, какие документы понадобятся для полного ее восстановления, что делать, если организация, в которой трудился работник, прекратила свою деятельность – все эти вопросы рассмотрим в статье.
Можно ли восстановить трудовую книжку?
Причины для выдачи дубликата трудовой книжки могут быть разными:
- документ может быть потерян работником;
- трудовая книжка может быть испорчена до состояния, которое препятствует дальнейшей работе с ней;
- восстановление трудовой книжки может понадобится по вине самого работодателя (например, трудовая книжки пострадала по причине пожара или украдена).
Бывают ситуации, когда с книжкой все в порядке – она не утеряна и не пострадала в пожаре, но работник все равно имеет право попросить выдать ему дубликат книжки:
- Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник отстранен от выполнения работы по причине привлечения к уголовной ответственности, но в процессе разбирательств оказалось, что обвинение является ложным – работник вправе обратиться к работодателю и попросить его выдать ему дубликат книжки, но без указанной записи.
- Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник уволился или переведен на другую работу, но данная запись в последствии была признана незаконной – работник вправе попросить выдать дубликат книжки без данной записи.
Восстановление трудовой книжки, в зависимости от причин, по которым книжка была утеряна или испорчена, и действия работодателя по его восстановлению могут отличаться.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Потеря документа является, пожалуй, одной из самых частых причин, при которой работнику приходится восстанавливать книжку.
Где восстановить трудовую книжку при утере? По последнему места работы. Книжка может быть утеряна как работником, так и самим работодателем, например, в случае кражи. Восстановление трудовой книжки при утере работодателем имеет свои особенности: до начала оформления дубликата трудовой книжки работодателю нужно зафиксировать факт утраты трудовой книжки работника. Составить при свидетелях акт о краже (что будет являться подтверждением факта кражи). Восстановление трудовой книжки после утери в таком случае ляжет на плечи работодателя. При помощи уведомления работодатель попросит сотрудников сообщить все предыдущие места работы, а затем с помощью запросов в организации восстановит всю потерянную информацию.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. В РФ, если работник потерял книжку, собирать документы, которые смогут подтвердить периоды его труда в предыдущих компаниях, придется самостоятельно.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? Подтвердить работу у предыдущих работодателей можно с помощью документов. Это могут быть приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, справки с прежних мест работы и др.
Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?
Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.
Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы прекратившей существование компании. Если документы находятся в архиве, то справка для восстановления трудовой книжки (образец ее должен содержать необходимую информацию о должности, названии организации, сроках работы на ликвидированном предприятии и номера приказов о приеме на работу и увольнении) будет получена работником. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, за сведениями необходимо обратиться туда.
А если архив утверждает, что данная информация отсутствует, и справка не может быть выдана? Как можно восстановить трудовую книжку в таком случае? Если восстановить информацию через архив или правопреемника не получается, то для установления факта работы у работодателя работник вправе обратиться в суд. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки в суде: работнику понадобятся доказательства, по которым суд решит дело в его пользу: свидетели (например, бывшие коллеги, не менее 2 человек) и документы.
Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?
Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:
- заявление работника;
- документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, по ксерокопии? Несмотря на то, что ксерокопия, казалось бы, является документом, который может значительно облегчить восстановление книжки, необходимо знать, что ксерокопии не признаются законодательством документами, подтверждающими трудовые отношения. Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия? В данной ситуации ксерокопия может использоваться только как источник информации: она содержит полный список компаний в хронологической последовательности, его должности.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Есть еще один популярный путь восстановления содержания трудовой книжки. Можно обратиться в Пенсионный фонд, где хранятся сведения об уплате страховых взносов и о периодах работы граждан в организациях.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд? Сам Пенсионный фонд трудовую книжку восстановить вам не сможет, однако может выдать документ со сведениями об уплате страховых взносов и времени работы в той или иной компании. Справка для восстановления трудовой книжки (образец ПФР) не содержит все сведения, необходимые для заполнения дубликата книжки, но может послужить для восстановления стажа, восстановления последовательности опыта работы. Запрос в фонд может сделать сам работник или его работодатель.
Как восстановить трудовую книжку?
После того, как будут собраны все документы для восстановления записей в трудовой книжке, работодателю стоит оформить дубликат в следующем порядке.
Работник должен составить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, передать его работодателю вместе со всеми документами для восстановления списка мест работы. Если работодатель осуществляет восстановление трудовой книжки при утере работником (образец заявления представлен в конце статьи), то для выдачи дубликата предусмотрен строгий срок – 15 дней со дня обращения работника. Для других ситуаций, при которых требуется выдача дубликата книжки, срок оформления строго не прописан.
В случаях, когда работник просит выдать ему дубликат книжки по причине нахождения там недействительной записи, то необходимо сделать пометку на действующей трудовой книжке. Восстановление трудовой книжки (образец записи) будет выглядеть следующим образом: «Взамен выдан дубликат (серия и номер дубликата)». В правом верхнем углу первой страницы дубликата делается пометка «Дубликат».
Затем работодатель заполняет титульный лист дубликата в общем порядке, основываясь на документах, предоставленных работником.
В графу 3 следует внести запись об общем трудовом стаже. Общий стаж работы следует записать суммарно: общее количество лет, месяцев, дней. При этом не нужно детально расписывать названия компаний, периоды работы у них, должности сотрудника.
Затем в хронологическом порядке необходимо расписать детально всю информацию. В графе 2 – поставить день приема на работу, в графе 3 – записать наименование прежней компании - работодателя, подразделение и должность с указанием квалификации. Например, за основу можно принять следующий образец восстановления трудовой книжки: «Принят в общество с ограниченной ответственностью "Людмила" (ООО "Людмила") на должность старшего кладовщика склада № 5». Записи о переводах делаются таким же образом.
Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.
Процедура восстановления трудовой книжки (ТК) регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Сам документ восстановлению не подлежит, но его владелец может получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.
Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 . Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить свой стаж. Трудовой кодекс, как таковой, в этом случае никаких рекомендаций не дает.
Неприятности, которые могут произойти с книжкой
Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК может быть только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Также, хранить дома ТК может человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе, или даже регионе.
Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:
- потерять сам работник;
- потерять отдел кадров организации;
- потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
- привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.
Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая, как восстановить которую он не знает. Работодателю может быть не сильно важно иметь достоверные сведения о его предыдущих местах работы, поэтому он может не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Однако восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат, а также обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. Также такого человека можно просто направить по прошлому месту работы, для восстановления ТК там.
Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и не может вестись дальше, работодатель может самостоятельно завести дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе, которые можно достоверно узнать из старой книжки.
Кстати, именно такие ситуации наиболее часты, ведь у гражданина может произойти утеря документа о прошлых местах работы после уво-льнения, когда он имеет его на руках. В остальное время до-ку-мент о тру-до-вой био-гра-фии хранится в отделе кадров и доступа к нему его владелец фактически не имеет. Однако, бывают и исключения.
Трудовая книжка утеряна работником
Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ
он имеет право попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю. Кроме того, ТК может сгореть, намокнуть или быть украдена.
Если такая неприятность произошла, человек должен незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Далее он должен написать за-яв-ле-ни-е о восстановлении данных и вы-да-че дуб-ли-ка-та. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. В принципе, никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Его текст может выглядеть примерно так:
Генеральному директору
ООО "Пример"
И.И.Иванову
от машиниста 2-го разряда
Антропова Владислва Константиновича
Заявление
Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,
утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки
Подпись /В.К.Антропов/
Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае, ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки после утери будет происходить по следующему алгоритму:
Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).
Шаг 2 . Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово "дубликат" в пра-вом верх-нем углу пер-вой стра-ни-цы. При этом данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится. Правильно оформленный первый лист выглядит примерно так:
Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему све-де-ния о ра-бо-те, вклю-чая по-сто-ян-ные пе-ре-во-ды, а также об уволь-не-нии гражданина. Эти записи делают на ос-но-ва-нии тру-до-во-го до-го-во-ра и до-п-олнительных со-гла-ше-ний к нему, а также информации, вписанной в лич-ную кар-точ-ку формы Т-2.
Шаг 4.
Специалист-кардровик заполняет раздел о на-граж-де-ни-ях и по-ощ-ре-ни-ях. Запись также делают только на основании документов, хра-ня-щим-ся в организации (при-ка-зам, рас-по-ря-же-ни-ям и др.).
Шаг 5.
Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.
Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Ведь сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не был утерян, а только получил повреждения, но кадровик все же может прочесть сделанные в нем записи, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делает общая запись такого вида:"Общий стаж ра-бо-ты со-став-ля-ет 10 лет 7 ме-ся-цев 14 дней". После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин и далее делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.
Кадровик должен помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже, поэтому он должен формировать запросы в организации, которые являлись преды-ду-щими ме-стами ра-бо-ты такого граж-да-ни-на с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не должен писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку ис-кать пра-во-пре-ем-ни-ка лик-ви-ди-ро-ван-но-го юри-ди-че-ско-го лица и хо-дить по раз-лич-ным ар-хи-вам в по-ис-ке до-ку-мен-тов придется самостоятельно. Ведь Пенсионный фонд России непосредственно в вос-ста-нов-ле-нии утра-чен-ных сведений уча-стия не при-ни-ма-ет, он может только под-твер-дить упла-ту пен-си-он-ных взно-сов и стра-хо-вой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.