Накладная на прием передачу материальных ценностей. Как осуществляется передача материальных ценностей при поступлении на работу
Акт приема-передачи материальных ценностей — это распространенный документ официального характера, который фиксирует передачу материальных или других ценностей от одного лица к другому. В современном мире это неотъемлемая часть сделки между двумя людьми. Простой акт приема-передачи материальных ценностей имеет полную юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо ознакомиться с основными правилами заполнения указанной бумаги.
Форма документа
Акт приема-передачи материальных ценностей – это официальный документ, на который в случае возникновения конфликта может опереться суд. К информации, которая содержится в данной бумаге, может прилагаться полный пакет документации, в том числе и на товарно-материальные ценности.
Образец акта приема-передачи ценностей в обязательном порядке должен содержать информацию следующего характера:
- наименование передаточного документа;
- место и дата составления указанной бумаги;
- полное описание состава материальных ценностей;
- участники сделки и полная информация о них, в том числе и паспортные данные;
- подтверждение отсутствия претензий как с одной, так и с другой стороны;
- основания для оформления акта приема-передачи;
- подписи двух сторон сделки.
Товарно-материальные ценности, согласно законодательной базе РФ, могут подразделяться на несколько видов, в том числе:
- готовая продукция;
- сырье;
- незавершенная продукция.
Передаточный акт ТМЦ — документ, который имеет двухстороннюю структуру. Перед тем как передавать вышеуказанные ТМЦ от одной компании в другую, необходимо предоставить письменное подтверждение, в котором указана возможность осмотреть товар или сырье. В качестве следующего подтверждения могут быть:
- доверенность, выданная руководителем компании материально ответственному лицу;
- нотариально заверенное подтверждение руководителя компании с правом подписи.
Необходимо помнить, что акт приема-передачи не должен содержать ошибок или помарок. В случае возникновения неточностей документ следует переделать.
В случае, если составляется акт приема-передачи товара/готовой продукции или любого другого вида производственного сырья, документ обязан быть составлен в двух экземплярах. При осуществлении сделки аренды ТМЦ необходимы подписи как владельца материальных ценностей, так и арендатора. Нотариального заверения документ не требует.
Многие организации практикуют оформление актов, связанных с материальной ответственностью сотрудников за определённые предметы. Особенно, если таких предметов достаточно много на балансе предприятия.
Грамотное оформление документов поможет избежать конфликтных ситуаций, даже если причинение ущерба уже доказано.
Акт приёмки и передачи материальных ценностей другим лицам относится к документам, подтверждающим факт того, что те или иные товары были переданы лицу, которое стало материально ответственным.
1 год – максимальный срок их эффективного использования.
Групп материальных ценностей выделяют несколько:
- Тара.
- Инвентарь хозяйственного назначения.
- Полезные остатки с возвратными отходами.
- Топливо, смазки.
- Материалы для строительства.
- Продукция в готовом, покупном виде.
- Полуфабрикаты собственного производства, которые хранятся на складах.
- Запасные части.
- Сырьё с материалами.
Есть следующие данные, которые должны присутствовать в любом акте, связанном с передачей материальных ценностей:
- Подпись и адрес обеих сторон, дата составления.
- Условия, на которых возмещается ущерб
- Обязанности и права, которыми обладают подчинённый и руководитель.
- Предмет, по которому заключали контракт.
- Общие положения, касающиеся сотрудничества.
Дата подписания – время, начиная с которого сотрудник несёт полную материальную ответственность за ценности, которые получил.
Для типовых договоров характерно и наличие различных уточнений.
Например, пишут о сроках добровольного возмещения ущерба каждой из сторон. Можно регламентировать требования, в соответствии с которыми составляют сам акт передачи ценностей. И описать обстоятельства, при которых эти требования соблюдаются: увольнение, уход в отпуск и так далее.
Как заполнить форму?
Основные сведения о каждом из участников заполняются в строках, расположенных вверху. Полное указание ФИО требуется в случае участия физических лиц. Номер договора с его датой так же отображаются в верхней части.
Как открыть интернет-магазин с нуля и преуспеть…узнаете
После этого пишут о том, где именно хранятся материальные ценности у одной из сторон. Нужно написать, под каким номером полка, стеллаж, место и другие подобные объекты хранения. Срок хранения при необходимости берётся из основного договора.
Для полученных ценностей указываются все особенности, включающие:
- Оценку в рублях.
- Основные характеристики.
- Состояние.
- Количество.
- Наименование.
- Дефекты.
- Поломки.
- Износ.
Вся эта информация позволит избежать необоснованных претензий со стороны того, кто передаёт груз. Обязательно полное описание условий, в которых хранится товар, вплоть до температурного режима, уровня влажности и других подобных параметров.
Другие важные особенности
Применение формы MX-1 актуально не только в быту, но и в случаях осуществления профессиональной деятельности, связанной с хранением.
Гостиницы, ломбарды, банки и склады – вот кто может профессионально предлагать услуги в этой сфере. Договоры с ними заключаются до востребования, либо на строго определённый срок.
В сам акт допускается вносить изменения, если это необходимо, вместе с дополнительными строками. Запрещается только менять реквизиты, которые утверждены на высшем уровне российским Госкомстатом. Обычно составляют два экземпляра акта, но не запрещено оформлять и большее количество документов, в зависимости от условий каждой конкретной операции.
Право требовать возмещения ущерба появляется у принимающей стороны, если недостатки обнаружены уже после того, как товар был принят. Для этого отправителю направляют письмо-претензию с перечислением дефектов, которые были обнаружены.
Акты по приёму-передаче составляются не только по целым партиям, но и для конкретных единиц.
Обе стороны могут заключить дополнительное соглашение по поводу того, с какой периодичностью должен оформляться акт.
Когда товары передаются на ответственное хранение, это оформляется не только актом, но и обычной товарной накладной. Главное – не забыть о пункте, согласно которому товар передаётся именно на временное хранение. Чем быстрее будут оформлены документы – тем лучше.
Хотите узнать, как оформить поступление ТМЦ на склад, смотрите это видео:
Материальные ценности - основной актив компании. Контроль за их движением осуществляется с помощью акта приема-передачи материальных ценностей. В статье рассматривается, когда и при каких обстоятельствах должен составлять данный документ.
Из статьи вы узнаете:
В деятельности любого предприятия часто возникает необходимость принять и передать материальные ценности.
Скачайте документы по теме:
Прием и передача ценностей происходит как в рамках одной компании, так и между двумя организациями.
К материальными ценностями относятся:
- товары;
- сырье и материалы;
- вспомогательные материалы (например, красители или добавки);
- полуфабрикаты;
- топливо;
- запасные части;
- тара.
Как самостоятельно разработать и составить акты, читайте в .
В чем суть акта приема-передачи материальных ценностей
Акт приема-передачи материальных ценностей относится к первичной бухгалтерской документации. Документ содержит характеристику и полное описание предметов (товаров или иных ценностей), которые участвуют в сделке.
Примеры таких сделок:
- поставка товара;
- сделка купли-продажи;
- сдача недвижимости или имущества в аренду;
- передача материальных ценностей на хранение.
Как составить акт приема-передачи ценностей
Законодательством не утверждена единая стандартная форма бланка акта приема-передачи материальных ценностей. Организации разрабатывают такой бланк самостоятельно. Отсутствие стандартной формы не отменяет обязательных реквизитов, присущих любым первичным документам:
- название документа (акт);
- дата заполнения;
- название организации, составившей бумагу;
- суть хозяйственной операции (прием-передача);
- величину, которой измеряется операция (в натуральном или денежном измерении);
- должности лиц, участвовавших в процедуре;
- должность лица, ответственного за оформление сделки;
- личные подписи должностных лиц и обязательная расшифровка каждой подписи.
В качестве образца для составления акта используйте форму №МХ-1 (рис. 1).
Рис. 1. Образец акта приема-передачи материальных ценностей
Взяв за основу форму №МХ-1, дополните ее необходимыми реквизитами или удалите ненужные.
Например, при поставке товара необходимо добавить следующие реквизиты :
- данные о договоре, по которому происходит поставка;
- определение качества товара;
- точное количество единиц товара, подлежащего передаче;
- сведения о дефектах, если они были обнаружены принимающей стороной;
- информация о претензиях, если у принимающей стороны они есть.
Обратите внимание!
Разработанную форму акта следует утвердить в локальной нормативной документации фирмы и в дальнейшем использовать только утвержденный вариант. Ссылки на законодательные нормы и комментарии юриста по вопросу оформления документов о приемке и передачи материальных ценностей находятся .
Акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении
Сотрудники, несущие материальную ответственность, меняются или могут отсутствовать на рабочем месте. Сам термин «материальная ответственность сотрудника» означает обязанность возместить предприятию причиненный ущерб. Привлечь к полной ответственности сотрудника можно только в исключительных случаях. Чаще всего сотрудники несут ограниченную ответственность (в пределах средней месячной заработной платы).
Перед передачей имущества одним сотрудником другому обязательно проводится инвентаризация. Он нужна, чтобы определить текущее состояние и количество ценностей.
Все описанные выше действия совершаются в двух случаях - при увольнении сотрудника или перед его уходом в отпуск. Передача ценностей происходит в присутствии «старого» ответственного лица и «нового».
Вопросы из практики
Имущество, выданное по акту приема-передачи материальных ценностей, было утеряно. Можно ли удержать с сотрудника полную стоимость имущества?
Если возраст сотрудника выше 18 лет, то с него можно удержать полную стоимость имущества.
Рассмотрим эту ситуацию подробнее. Работник получает материальные ценности. Процедура оформляется актом передачи (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). Далее ценности по какой-то причине были утрачены. За утрату имущества сотрудник несет полную материальную ответственность.
Во-первых, это исключит возникновение спорных ситуаций в случае недостачи, пропажи или других неприятностей.
Во-вторых, сотрудник будет лучше понимать степень своей ответственности за халатное отношение к вверенному ему имуществу.
Если сотрудник не достиг 18 лет, привлекать его к полной ответственности можно только в исключительных случаях. Ситуация, описанная в вопросе, не является таким случаем. Если несовершеннолетний сотрудник виновен в пропаже имущества, которое он получил по акту и расписался за него, то согласно статьям 241 и 242 Трудового кодекса, его можно привлечь только к ограниченной ответственности. Как уже говорилось выше, она равняется средней месячной заработной плате этого работника.
Материально ответственный сотрудник уволился. Новый работник еще не вступил в должность. Кому передать материальные ценности?
Законодательство не дает однозначного сценария решения данной проблемы. Прежде чем расторгнуть трудовое соглашение с бывшим сотрудником, компания должна провести инвентаризацию.
В ходе этой процедуры «старый» сотрудник передает ценности «новому». Таковы общие принципы трудового права. В рассматриваемом случае новых сотрудник не назначен. Из этой ситуации может быть два выхода.
- Приказом руководителя назначается временный сотрудник, несущий ответственность за ценности. Составляется акт о временной передачи ценностей.
- Если кандидатов даже на временное исполнение обязанностей нет, руководитель должен оформить акт передачи на себя (ст. 273 Трудового кодекса РФ).
Руководство организации может составить и утвердить локальным нормативным актом список должностных лиц, которым будут переданы ценности в случае увольнения материально ответственного лица. Этим же актом регламентируется порядок этой передачи.
Такой вывод сделан из совокупного анализа текста ст. 8, 60.2 ТК РФ, ст. 11 Закона от 6.12.21011 № 402-ФЗ и пункта 258 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Вывод
Контроль за движением материальных ценностей компании происходит с помощью специального акта - акта о приеме-передаче материальных ценностей. Стандартной формы документа нет. При разработке бланка акта возьмите за основу форму №МХ-1 или форму №ОП-18. Разработанная форма утверждается отдельным локальным нормативным актом компании.
Акт приема-передачи ТМЦ заполняют по форме МХ-1. Используется при регистрации факта хранения различных ценностей (соответствует договору хранения). Классификатор ОКУД содержит следующий код формы: 0335001.
Образец заполнения формы МХ-1
Это двусторонний документ, который заполняется двумя сторонами. Первая – хранитель, физическое или юридическое лицо, принимающее ценности на хранение. Вторая – поклажедатель, физическое или юридическое лицо, передающее ценности.
Образец заполнения унифицированной формы мх-1
Хранители могут быть профессиональными и непрофессиональными. Профессиональные:
- склады;
- банки;
- ломбарды и другие, осуществляющие хранение за определенную плату.
Непрофессиональные:
- библиотеки;
- учреждения образования;
- поликлиники;
- театры и прочие, осуществляющие хранение на безвозмездной основе.
В акте приема-передчи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) содержится характеристика и стоимость передаваемой ценности. После подписания этого документа, организация, осуществляющая хранение, несет полную ответственность за сохранность полученной ценности. В случае ухудшения качества, потери или недостачи организация-хранитель возмещает поклажедателю убыток. В финансовом отношении возмещение равно стоимости отдельной части или всего товара. В договоре дынный пункт должен присутствовать в обязательном порядке.
Форма MX-1 унифицирована, подтверждена Постановлением Госкомстата РФ.
Стоит отметить, что любая организация может разработать индивидуальный акт. В этом случае форму МХ-1 берут за образец. Графы, строки и листы сужают или добавляют новые. Запрещается удалять лишь те реквизиты, которые строго установлены Госкомстатом РФ.
Для правильного учета матценностей, переданных на хранение, важно знать нюансы и особенности соответствующего акта. При непонимании различных моментов работы с ним могут возникнуть существенные проблемы. В статье расскажем, как заполняется унифицированная форма МХ-1 (Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение ), какие ошибки могут возникнуть при оформлении документа.
Понятие акта приема-передачи ТМЦ и законодательство
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение представляет собой документ первичного учета. Он оформляется лицом, представляющим интересы одной из сторон сделки – хранителя либо поклажедателя. За основу при этом принимается договор о принятии на хранение. В законодательстве для рассматриваемого документа предусмотрено сокращенное наименование – Форма МХ-1.
Можно выделить несколько нормативных актов, которые регулируют все аспекты работы с ней. Для простоты восприятия все они представлены в таблице.
Наименование нормативного акта | Дата принятия, а также номер | Описание |
Постановление Госкомстата РФ | 66 от 09.08.1999 | Утверждает Альбом унифицированных форм первичного учета, а также указания по их применению и заполнению |
Положение по ведению БУ и отчетности | 34н от 29.07.1998 | Регламентирует порядок применения формы |
ГК РФ | 2 часть 47 глава | Регулирует правоотношения, возникающие в ходе приема-передачи ценностей на хранение |
Область применения документа
Основываясь на Указаниях, регламентирующих использование различных форм для первичного учета, выделяют две сферы применения бланка МХ-1:
- принятие ТМЦ на хранение профессионалами;
- бытовое хранение.
Профессиональными хранителями ценностей могут выступать любые организации, одним из направлений деятельности которых выступает хранение матценностей . Естественно, такие услуги компании предоставляют за определенную плату. Чаще всего профессиональными хранителями выступают кредитные организации, складские компании, гостиницы и ломбарды.
Порядок оформления формы акта МХ-1
Организация, принимающая на хранение ценности, несет полную ответственность за их сохранность. Она начинается с момента подписания акта МХ-1. Поэтому важно правильно оформить эту форму. В процессе заполнения акта по форме МХ-1 участвуют две стороны:
- хранитель – организация либо гражданин, которые принимают на хранение определенные материальные ценности;
- поклажедатель – физлицо или фирма, передающие принадлежащие им ценности на хранение.
Количество заполняемых экземпляров законодательно не установлено. Его можно определять в соответствии с необходимостью, определяемой конкретной ситуацией.
С целью более полного понимания правильности заполнения формы опишем в таблице данные, включаемые в каждую ее часть.
Часть формы | Включаемые данные |
Шапка | Реквизиты хранителя:
|
Основная часть | Наименование, а также номер места хранения Период хранения |
Таблица | Номер по порядку Название ТМЦ, тип упаковки Характеристика ТМЦ Наименование единицы измерения Количество Цена за единицу Общая стоимость ценностей |
Завершающая часть | Требуемые условия хранения Особые отметки Подписи сторон – сдавшего и принявшего ТМЦ |
Акт по форме МХ-1 может быть оформлен на бумажном носителе, а также в электронном виде. Если требования законодательства подразумевают необходимость представить кому-либо экземпляр акта на бумажном носителе, фирма обязана оформить независимо от используемого типа документооборота. Если оригиналы документов подлежат изъятию, в организации должны сохраниться их копии.
Типичные ошибки при оформлении акта по форме МХ-1
В ходе оформления и использования акта передачи на хранение нередко допускается огромное количество ошибок. Важно знать, какие из них наиболее распространены, чтобы не допустить появления в учете.
Ошибка №1. Неверное оформление исправлений
Ошибка №2. Игнорирование полей формы
При неверном и неполном заполнении Акта МХ-1 у организаций могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. В этой связи не стоит игнорировать такие поля, как единица измерения, количество и стоимость ценностей. Последняя также важна для поклажедателя в случае необходимости возмещения убытков, возникших вследствие неправильного хранения.
Ошибка №3. Несвоевременное заполнение формы МХ-1
Ответы на часто задаваемые вопросы
В ходе ведения первичного учета неизбежно возникает огромное количество вопросов, связанных с отдельными нюансами составления документации. Поиск ответов на них в интернете нередко требует огромных временных затрат. Поэтому в представленной публикации далее приведены ответы на часто возникающие вопросы.
Вопрос №1. Каким образом в форме МХ-1 отражаются брак и недостача, выявленные при принятии на хранение?
В ходе принятия ценностей на хранение в обязательном порядке проверяется их целостность. Если при этом будут обнаружены какие-либо дефекты или брак, в интересах принимающей стороны отразить подобные факты при заполнении формы МХ-1. Для этого можно воспользоваться графой «особые отметки».
Указывать в рассматриваемом документе наличие недостачи нецелесообразно. В акт требуется заносить фактическое количество ТМЦ, принимаемых на хранение.
Вопрос №2. Можно ли внести изменения в форму МХ-1 для более удобного отображения информации?
Тем, кто использует в своей деятельности акт приема-передачи ценностей на хранение, следует иметь в виду, что эта форма является рекомендуемой. Поэтому с целью более удобного внесения в нее информации, а также дальнейшего ее использования, можно трансформировать бланк. С этой целью в форму можно вносить следующие изменения:
- вносить дополнительные столбцы и строки;
- самостоятельно установить ширину столбцов и строк;
- добавить листы.
Несмотря на то, что дополнять документ отдельными реквизитами можно, изменять и удалять те данные, которые имеются в утвержденном бланке запрещено. Таким образом, для ведения первичного учета важно своевременно и в необходимом объеме заполнять форму МХ-1. Это поможет избежать проблем при принятии или передаче на хранение различных ценностей.