Объяснительная записка в университет. Как грамотно пишется объяснительная по факту выявленных нарушений
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Что из этого следует?
- Объяснительную у вас может затребовать только работодатель, а не все кому не лень (например, руководитель отдела или ревизор не имеет права этого делать).
- Если работодатель затребовал объяснение от вас, то лучше все же написать его, и тут есть свои нюансы:
— не пишите неправду , т.к. существует большая вероятность того, что могут проверить информацию, и тогда, к вашему нарушению, вас еще уличат и во лжи…а это плохо.
— не обвиняйте во всем своих коллег – работодатель обязательно затребует объяснение еще и от них, в результате вы не только не оправдаетесь, но и дополнительно наживете врагов + могут всплыть еще какие-нибудь нарушения.
— не пишите «меня не научили…» — при приеме на работу вы подписывали должностную инструкцию (кстати, перед написанием любой объяснительной не поленитесь её перечитать), где, как правило, все учтено, в том числе самообучение и соблюдение всевозможных инструкций. Не знание, как известно, не освобождает… Работодатель и в этом случае затребует объяснительную уже у вашего руководителя (который не научил), и… — тут смотрите предыдущий абзац.
Объяснительную записку лучше писать со ссылками на должностные обязанности, оговоренные в вашей должностной, на инструктивные материалы (мол, вероятно, не верно трактовал). Если уж сильно хочется кого-нибудь обвинить, то можно написать, что, вероятно, со-стороны того-то и того-то сложилось предвзятое отношение и т.д. Существует так же хитрость в наименовании документа, то есть не «объяснительная», а «пояснительная записка».
Если нарушение очевидно, то лучше сослаться на плохое самочувствие, большой поток клиентов. Тогда в конце надо написать, что ошибку свою признаете, впредь обязуетесь не допускать подобных ситуаций.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- от кого
- наименование документа – «Объяснительная записка»;
- заголовок к тексту («Касательно…», «Относительно…»);
- текст пояснения;
- составитель, его подпись.
В зависимости от вида нарушения, письменное объяснение работодатель может затребовать:
— по факту нарушения трудовой дисциплины : опоздание, отсутствие на рабочем месте (более 4-х часов), появление на рабочем месте в нетрезвом виде (за последнее могут уволить сразу!).
Управляющему
АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО)
в г. Санкт-Петербург
В.В. Иванову
От контролера-кассира отдела
Офисных продаж
Сидоровой О.В.
Объяснительная По факту опоздания 11.03.13. на работу на 14 минут могу пояснить следующее: опоздание стало возможным по причине отсутствия наземного транспорта в это утро от станции метро «Сенная» очень долгое время, в результате чего ожидание на остановке составило 20 минут. Впредь обязуюсь на работу не опаздывать (либо сообщать по телефону о возможном опоздании в связи с задержкой транспорта или по причине других чрезвычайных обстоятельств), а так же отработать 14 минут сегодня в свое обеденное время. Сидорова О.В. (подпись) |
— по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!
Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы – Боги, они — такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам «предъявляют», не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.
Управляющему
АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО)
в г. Санкт-Петербург
В.В. Иванову
От начальника
Отдела офисных продаж
Сидоровой О.В.
Объяснительная По факту выявленных нарушений при проведении проверки организации кассовой работы в отделе офисных продаж, могу пояснить следующее: По п. 1 — проверка данных дополнительных офисов была запланирована на декабрь 2013 года, здесь нет нарушений. По п. 2 – акт ревизии находился на утверждении у Руководителя Филиала, поэтому отсутствовал в папке на момент проведения проверки. По п. 3 — В соответствии с п. 19.13. Положения 318-П — Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав указанной комиссии не должны привлекаться работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами. Начальник Отдела денежного обращения и зав/кассой Отдела денежного обращения – являются сотрудниками Отдела денежного обращения и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей в хранилище Филиала АКБ «ЦЫГАНБАНК»(ЗАО) в г.С-Петербург, и, соответственно, никак не могли выполнять операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами в Дополнительном Офисе № 1 т.к. они не являются, сотрудниками данного подразделения – ДО № 1 , как и все другие ДО Филиала, структурно входит в состав Отдела офисных продаж Филиала. Нарушения не было. По п. 4 — в чем замечание? Какой пункт инструкции нарушен? В акте отражены все необходимые сведения, в соответствии с п. 19.15. Положения 318-П. По п. 5 — просим пояснить, в нарушение какого пункта и какой инструкции данное замечание. В акте отражены все необходимые данные, в соответствии с п. 19.15 Положения 318-П. Сидорова О.В. (подпись) |
— на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает) , тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то «борзеть» не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.
Управляющему Филиалом
АКБ «ЦЫГАНБАНК» (ЗАО)
в г. Санкт-Петербург
В.В. Иванову
От Начальника отдела
Офисных продаж
Сидоровой О.В
Пояснительная записка Относительно служебной записки, написанной Заместителем начальника Службы Безопасности (СБ) Банка Козловым Е.В., могу пояснить следующее:
|
Каждый работник — это, прежде всего, живой человек, которому свойственно ошибаться. Если в работе допущена ошибка, не стоит опускать руки и ждать увольнения, нужно попытаться оправдать себя перед начальством, объяснив причины ошибки и своей невнимательности в письменном виде посредством объяснительной записки.
В любом случае, работодатель не сможет применить к работнику дисциплинарное взыскание (уволить его, объявить выговор или замечание) без письменного объяснения работника. Хорошо, если причина ошибки не связана с преднамеренными действиями работника, в противном случае оправдать свое поведение будет сложно.
Объяснительную записку должен написать сам виновный работник. Оформить ее можно на любом чистом листе бумаги, особых требований к документу ну предъявляется, составляется текст в свободной форме. Объяснительная об ошибке в работе прикладывается к прочим документам, направляемым руководителю на рассмотрение. В числе этих документов докладная записка начальника подразделения, прочие документы, подтверждающие ошибку — акты и иная документация.
На основании полученных документов и объяснения работника руководитель принимает решение о необходимости наказания и степени этого наказания. Если такое решение было все-таки принято, то составляется приказ о дисциплинарном взыскании.
Пример текста объяснительной об ошибке в работе
Правильно оформленный текст должен содержать сведения о лице, которому адресуются объяснения работника (руководитель организации), а также сведения об авторе записки.
После заголовка, который располагают по центру или с левого края листа пишется сам текст объяснительной.
Строгих требований к тексту не предъявляется, однако нужно понимать, что документ будет читать руководство компании, а потому нужно придерживаться делового стиля написания, избегать неуместных шуток и вольных выражений.
Писать лучше кратко, слишком подробная история может вызвать много дополнительных вопросов, чем больше текст, тем больше шансов написать в нем что-то не то, что может расположить руководителя против автора объяснительной записки.
Обычно сначала в тексте пишется описание ситуации, последствия, которые она имела, после чего указываются причины случившегося и слова раскаяния, если это уместно.
В описание нужно включить дату, когда произошло событие, название подразделения, суть ошибки — что именно сделал или не сделал работник.
Если ситуация имела последствия для других работников, организации, клиентов, имущества компании, то это нужно указать. Лучше писать честно, не уменьшая последствий. Руководитель, конечно, узнает масштабы случившегося, но версия работника очень важна для того, чтобы понять степень его вины.
Основная и самая важная часть объяснительной записки — это описание причины ошибки в работе. Самый главный совет — не обманывать, не сваливать свою вину на других, не обвинять в ошибке других работников (если в том нет их вины). Если работник действительно не виноват, то можно просто написать правду. Что делать, если работник действительно допустил ошибку по своей вине?
Как правило, причиной ошибки выступает невнимательность работника. Если это действительно так, то можно немного снизить степень своей вины, признав свою невнимательность и объяснив ее. Например, напарник болеет и приходится выполнять двойную работу за себя и напарника. Конечно, усталость накопилась и допущена ошибка. Причиной ошибки по невнимательности можно назвать большую загруженность на работе, большой поток клиентов, болезнь, неприятности на работе или личной жизни.
Конечно, все эти причины не снимают вины с работника, но располагают руководство к этому работнику более лояльно.
Если работник в объяснительной записке признает вину в допущенной ошибке, то в конце нужно высказать слова раскаяния и обещания избегать таких ошибок в будущем.
Записка подписывается, ставится текущая дата, после чего документ передается по назначению.
Бесплатный образец
Объяснительная записка об ошибке в работе по невнимательности образец — .
Как правильно писать объяснительную – актуальный вопрос при опоздании, отсутствии на рабочем месте или невыполнении плана.
Для этого документа характерен строгий деловой стиль, последовательность изложения, отсутствие эмоциональной окраски, достоверность фактов.
В случае опоздания или другого неблагоприятного обстоятельства на рабочем месте, встает вопрос: как правильно писать объяснительную?
Оформить такую записку можно как от руки, так и распечатать на принтере и подписать.
Составляется в деловом стиле. Чтобы документ выглядел весомо, он должен содержать несколько обязательных пунктов.
Цель написания объяснительной
Сама объяснительная представляет собой документ, находящийся во внутреннем обороте предприятия.
В тексте содержится пояснение произошедшего случая, как правило, с негативным оттенком.
Чтобы подтвердить причины, прикладывают соответствующие документы: справки от врача, в том числе и .
Написание пояснительной зафиксировано в статье 193 Трудового кодекса . Там указываются следующие пункты:
- при совершении дисциплинарного проступка, руководитель предприятия может затребовать у работника написание объяснительной директору;
- сотрудник вправе отклонить это требование;
- при отсутствии объяснительной записки, руководитель вправе наложить на работника .
Писать пояснительную приходится в следующих ситуациях:
- отсутствие на месте в рабочее время;
- опоздание;
- невыполнение поручения;
- неисполнение сроков задания.
Важно: объяснительная записка не содержит требований или заявлений; она просто отражает полную картину случившегося.
Что включает в себя объяснительная
Единого шаблона, как правильно писать объяснительную на работе, не существует.
Хотя она составляется в произвольной форме, рекомендуется включить в нее следующие пункты:
- Название организации.
- ФИО и должность лица, на имя которого пишется записка.
- Название, а именно объяснительная записка.
- Заголовок, где отражен повод для написания пояснительной.
- Основное содержание.
- Дата составления документа.
- ФИО составителя и его подпись.
Полезно рассмотреть образец, записки для разных ситуаций представлены ниже.
Важно: на некоторых предприятиях устанавливают собственный алгоритм, как правильно писать объяснительную записку на работе. В таком случае нужно воспользоваться установленным образцом.
Составить объяснительную записку нужно в духе деловой переписки. Для нее действуют следующие правила:
- лаконичность изложенных мыслей;
- правдивость информации;
- отсутствие просторечных оборотов и ненормативной лексики;
- составление от первого лица;
- перечисление событий в хронологическом порядке;
- логичность построения;
- наличие даты и личной подписи сотрудника.
Предпочтительно писать объяснительную записку предельно простым языком.
Важно избегать витиеватых фраз и слов, которые можно истолковать по-разному (и не обязательно в пользу работника).
Если своей вины сотрудник в случившемся не видит, это стоит подчеркнуть. Такой смысл вносится фразами «был вынужден…» и тому подобное.
Важно указывать в пояснительной только достоверную информацию и делать упор на факты.
При этом нужно достаточно внимания уделить выбору слов. В некоторых случаях вместо «опоздал» синоним «задержался» может смягчить ситуацию.
Если участниками событий стали другие сотрудники, это можно упомянуть, не перекладывая свою долю ответственности на других.
Важно: при написании объяснительной записки, факты нужно передавать сдержанно, как будто события описываются со стороны.
Стоит заметить, что перед тем как правильно написать объяснительную на работе, нужно определиться с форматом.
Не стоит расписывать все подробности так, чтобы текст занял лист формата А4.
Достаточно всего нескольких предложений, передающих суть произошедшего. В противном случае, текст будет трудным для восприятия.
Кому следует представить документ
Когда пояснительная написана, ее следует передать на рассмотрение уполномоченному на это должностному лицу. Чаще всего таковым является руководитель.
Ознакомившись с текстом объяснительной, начальник ставит там свою резолюцию по дальнейшим действиям.
Когда принимается решение о дисциплинарных мерах, документ прикладывается в виде подтверждения.
Правила составления объяснительной при опоздании
Опоздать на работу можно по разным причинам.
Правильно составленная объяснительная записка в таком случае будет очень кстати.
- В правом верхнем углу указаны данные руководителя или другого лица, на имя которого пишется документ. Вписаны ФИО и должность, а также наименование предприятия.
- Далее прописывается, от кого представлена пояснительная: ФИО и должность.
- Затем посередине строки указывается название документа. В данном случае «объяснительная записка об опоздании».
- Теперь идет основная часть документа. Нужно достоверно и сдержанно перечислить факты, приведшие к опозданию. Полезно приложить справки, фиксирующие указанные причины задержки.
- В конце прописывается дата и ставится личная подпись.
Подготовить единый образец для пояснительной в случае опоздания практически невозможно.
Выйти на работу позднее установленного времени можно по самым разным причинам.
При этом общие принципы оформления остаются неизменными.
Если есть вероятность, что опоздание понесет за собой неприятные последствия и их придется оспаривать, нужно заготовить два экземпляра.
Один остается в канцелярии, а на втором, который будет на руках у сотрудника, ставится отметка о принятии.
Важно: после изложения причин опоздания, можно добавить вставочку «учитывая вышеописанные обстоятельства, причину опоздания считаю уважительной».
Образец пояснительной при опоздании
Как пример, основная часть объяснительной при опоздании может выглядеть так.
«31.10.2016 года я вышел на работу после 5-часовой задержки. В моей квартире случился прорыв трубы. Чтобы минимизировать ущерб, сразу, в 9 часов 30 минут, вызвал аварийную службу. Ожидание специалистов заняло один час. Затем они приступили к работам, которые продлились полтора часа и были завершены к 12 часам. Так как я проживаю один, сразу по окончании ремонтных работ нужно было сделать уборку. Как только навел порядок, отправился на рабочее место. О сложившейся ситуации и вызове аварийной службы по телефону уведомил начальника отдела. К пояснительной прилагаю документ, подтверждающий проведение ремонтный работ в моей квартире».
Или такой вариант.
«Касательно опоздания 11 августа 2016 года. 11 августа 2016 года я опоздала на работу на два часа. Причиной этому стал инцидент, произошедший рядом со мной. Идя на остановку общественного транспорта, увидела, как на девочку школьного возраста передо мной напала бездомная собака и поранила ее. Девочка была очень испугана. Я остановилась, оказала первую помощь и доставила девочку в травмпункт. После этого я сразу же отправилась в офис. Ввиду вышеизложенного, причину опоздания считаю уважительной».
Написание записки при получении травмы
В некоторых случаях отсутствие на рабочем месте или невыполнение плана вызваны обстоятельствами, которые никак не зависят от сотрудника.
Среди таковых выделяются бытовые травмы. В таких случаях в тексте объяснительной нужно описать произошедшее и приложить к документу больничный лист.
Это подтверждение требуется для оплаты по листку временной нетрудоспособности.
Объяснительную записку касательно получения травмы нужно представить в комиссию по социальному страхованию предприятия.
У председателя этой комиссии должен быть образец ее заполнения.
Обязательно прописываются подробности произошедшего и указывается наименование медицинского учреждения, представившего больничный лист. Если же в медучреждении отказываются вам выдать документ, вы можете написать на них .
Образец пояснительной в случае невыполнения плана
Один из случаев, когда приходится писать объяснительную записку на работе – невыполнение трудового плана.
Порядок оформления остается тем же – вверху в правом углу прописывается, кому адресован документ и кем он составлен. Указывается название. Отличаться будет только основной текст.
При невыполнении плана записка может выглядеть так.
«Касательно невыполнения плана за февраль 2016 года. Анализ сложившихся обстоятельств привел меня к выводу, что невыполнение плана провоцируется банкротством КПК «Луч». В результате этого пострадало немало вкладчиков. Теперь через СМИ они распространяют негативные отзывы, которые сказываются и на деятельности кооператива «Надежда». Приток новых клиентов за последнее время заметно снизился, а постоянные посетители стали беспокоиться за сохранность своих вкладов. Если обратить больше внимания на рекламу услуг, ситуация может наладиться».
В конце указывается дата составления и ставится подпись работника.
Образец документа при невыполнении поручения
Если в силу каких-то обстоятельств не были выполнены служебные поручения, записка составляется все в том же деловом стиле.
«Касательно повреждения рекламного стенда. 1.11.2016 на улице Первомайской был поврежден рекламный стенд ООО «Свет». По случаю вандализма в тот же день было заявлено в полицию. Прошу принять во внимание целесообразность монтажа антивандальных установок».
Что учесть в нестандартных ситуациях
Встречаются случаи, когда писать пояснительную приходится после того, как один из коллег подал директору служебную записку. Причины этого могут отличаться.
Если в результате появились претензии со стороны начальства, следует хорошо подготовить объяснительную записку.
В такой ситуации важно учесть ряд моментов.
- Стоит выяснить, почему была написана служебная записка.
- Предложить директору ознакомиться со своей версией происходящего, чтобы его взгляд был более объективным.
- Написать записку так, чтобы не обострять отношения в коллективе.
Нередко на рабочих местах проводятся ревизии и проверки.
Если в процессе такой проверки были выявлены несоответствия, может потребоваться пояснительная.
Важно: если после проверки был составлен акт о нарушении или несоответствии, он должен содержать ссылку на конкретный пункт должностной инструкции .
Перед написанием объяснительной записки нужно:
- сверить предъявленные требования с требованиями должностной инструкции;
- если нарушения как такового не было, это следует указать в пояснительной записке.
Во всех этих случаях, думая, как правильно написать объяснительную записку директору, следует соблюсти те же нормы.
Вначале указать, на чье имя и от кого пишется бумага, затем лаконично изложить причины произошедшего.
Чтобы правильно написать объяснительную записку на работе, нужно усвоить основные правила составления деловых документов.
Она выдерживается в строгом стиле, мысли излагаются лаконично и последовательно, предоставляется только достоверная информация.
Стоит указать причины произошедшего в хронологическом порядке. В конце документа проставляется дата и подпись.
Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование
Как правильно писать объяснительную: Образец и базовые принципы составления
В некоторых жизненных ситуациях вам может понадобиться образец объяснительной записки, поэтому лучше заранее иметь представление, как правильно оформить бумагу.
Если вы хотите знать, какие обязательные пункты должны содержаться в данной форме деловой переписки, то в этой статье вы получите все ответы на интересующие вопросы, а именно, как написать объяснительную записку на работу и в школу.
Как писать объяснительную записку?
Давайте разберемся, что собой представляет объяснительная записка. Это особая форма делового документа, которая используется в том случае, когда требуется оценка сложившейся ситуации со всех сторон, и по этой причине берутся объяснения с участников инцидента.
Важно иметь представление, что объяснительная – это не одно и то же, что или докладная. Человек, пишущий объяснительную записку, не делает никаких заявлений, не просит директора разобраться в какой-то спорной ситуации, не делает выводов, а всего лишь отражает в письменной форме происшедший случай.
От работника могут потребовать написать объяснительную записку в таких случаях:
- Прогул.
- Опоздание на работу.
- Нарушение сроков выполнение поставленного задания.
- Невыполнение поставленной задачи и т.п
Объяснительная записка пишется с использованием типовых правил деловой переписки:
- Вся излагаемая информация должна быть достоверной.
- Деловой стиль изложения ситуации.
- Отсутствие ненормативной и просторечной лексики.
- Краткость изложения.
- Предложения выстраиваются последовательно, логично, в хронологическом порядке.
- Объяснительная пишется от первого лица.
- В конце документа обязательно ставится дата составления и личная подпись.
Объяснительная записка на работу. Образец при опоздании
Правила составления объяснительной записки вы уже знаете, давайте конкретно разберемся, как написать объяснительную записку на работу . Образец составления документа будет выглядеть так:
- Имя руководителя (или другого лица, имеющего соответствующие должностные полномочия), кому вы пишете объяснительную записку. Его следует прописать в правом верхнем углу. К примеру: «Директору ООО «Северный мост» Егоркину Анатолию Ивановичу».
- Под адресатом, строчкой ниже, необходимо указать свои имя и должность: «от специалиста по договорной работе Ильченко Василия Петровича».
- В центральной части бумаги пишется название документа: «Объяснительная».
- Основная часть объяснительной записки содержит описание конкретных фактов, вызвавших ситуацию, которая потребовала объяснений. К примеру:
15.10.2015 года я приехал на работу с опозданием на 5 часов в связи с тем, что у меня дома прорвало батарею. Я вызвал аварийную службу и занимался тем, чтобы сократить до минимума нанесенный моему имуществу ущерб. Аварийная служба приехала спустя час после вызова и приступила к работе только в 10.00. Работа заняла у них 2 часа, поэтому закончили они лишь к 12.00. Во время ремонтных работ я никак не мог покинуть свою квартиру, так как проживаю один. После окончания работ, я сразу отправился на работу и прибыл в офис к 13.00. О создавшейся ситуации я предварительно оповестил по телефону начальнику отделения. К объяснительной записки я прилагаю документ, который зафиксировал факт случившегося прорыва отопительного прибора, вызова аварийной службы и ликвидации поломки батареи.
- В конце документа следует проставить дату составления и подписаться лично. На примере это выглядит так: «15.10.2015 года Ильченко В. П.
Теперь вы знаете, что представляет собой образец объяснительной записки.
После подачи документа, она будет рассматриваться руководителем или должностным лицом, уполномоченным на это. После рассмотрения руководитель проставляет резолюцию относительно дальнейших действий в отношении сотрудника.
Если директор принял решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, то объяснительная записка, поданная сотрудником, будет в качестве доказательства приложена к делу.
Объяснительная записка в школу. Образец в случае пропуска
Если вам необходимо составить объяснительную записку в школу, то у нее не будет существенных отличий от образца, приведенного в качестве примера ранее.
Отличие будет лишь в адресате, и в его качестве могут выступить следующие лица:
- Директор школы.
- Классный руководитель.
- Завуч.
В верхней части листа справа следует написать, к примеру: «Завучу школы № 15 Пимкину Юрию Васильевичу». От кого: «от ученика 11-«Б» класса Васечкина Петра Геннадьевича или «от гр. Васечкиной Юлии Владимировны» - в том случае, когда объяснительная записка подается кем-то из родителей учащегося.
Основная часть объяснительной записки должна содержать разъяснение обстоятельств, которые требуют объяснений. Заостряем внимание, что если документ подается родителем, то в основной части бумаги должно быть соответствующее пояснение.
К примеру:
Я, Соколова Нина Михайловна, мама ученика 11-Б класса Соколова Ивана Петровича, могу предоставить следующее пояснение относительно пропуска занятий 10.10.2015. Во время утренних сборов у сына заболел живот, он почувствовал недомогание и сказал мне об этом. Измерив температуру, я отметила, что она повышена и поэтому вызвала участкового врача. По этой причине я приняла решение оставить его дома и продолжить лечение, согласно рекомендациям врача. Отметка в карточке сына (ксерокопия) и справка с медицинского учреждения в подтверждении моих слов, прилагаются.
Отсюда видно, что существенных отличий при написании объяснительных записок для работы и школы не имеется. Главное уточнить, на чье имя составляется документ. Как правило, общение между школой и родителями при незначительных нарушениях внутреннего распорядка, идет через классного руководителя. В отдельных случаях в объяснительной может указываться ученика, являющийся документом для осуществления контроля доступа в учебное заведение.
В жизни любого работника может случиться ситуация, из-за которой он опаздывает на работу, не может выйти на службу или выполнить обязанности надлежащим образом.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Причины, повлёкшие такие нарушения, могут быть уважительными либо неуважительными. Решение будет приниматься на основе представленных объяснений работника.
Ситуацию, повлекшую возникновение подобных нарушений, работник должен изложить в письменном виде.
Для этого он оформляет объяснительную записку. Данный документ может быть оправдательным или пояснительным.
Обратите внимание, что объяснительная записка – официальный документ, который оформляется определённым образом. В нем указывается информация, которая объясняет причины допущенного нарушения.
Ее основное значение – дать возможность работнику представить ситуацию его глазами, рассказать о случившемся и по возможности оправдать себя.
Общие аспекты
Объяснительная записка – это официальный документ. Ее оформление – задача сотрудника, допустившего нарушения. Именно он заинтересован в том, чтобы документ был составлен правильно.
На основании записки будет принято решение, стоит ли накладывать меры взыскания на работника. Грамотное изложение позволит объяснить руководителю причины совершенного нарушения.
По результатам рассмотрения записки работника принимается решение о его вине или невиновности. В первом случае к нему будут применены меры дисциплинарного взыскания.
Именно поэтому надо серьезно отнестись к процессу оформления записки. Передача данного документа может носить обязательный характер в случаях, предусмотренных в законодательстве.
В иных ситуациях работодатель дает возможность работнику объяснить ситуацию, изложив ее в письменном виде, не в силу предписания норм права, а по собственной инициативе.
Если сотрудника при этом волнует вопрос: «Обязан ли я писать объяснительную?» — ему следует знать, что данные действия – это его право.
Что это такое
Понятие «объяснительная записка» в законодательстве отсутствует. В соответствии с действующим ТК РФ речь идет о «затребовании объяснений в письменном виде».
В частности, работник предоставляет их при совершении неправомерных поступков, нарушении трудовой дисциплины, неисполнении обязанностей и пр.
При этом объяснения не могут быть представлены в устном виде. Данную записку оформляют не только при совершении дисциплинарного проступка, но и в некоторых иных случаях.
Всех их объединяет «необходимости оправдаться». Так, объяснительная записка потребуется при расследовании причинения ущерба имуществу работодателя.
Важно понять отличительную особенность данного документа. В нем просто излагается произошедший случай в письменном виде.
Работник не делает каких-либо заявлений и не просит разобраться в спорной ситуации. В этом и есть отличие объяснительной записки от прочих служебных документов, например, докладной или заявления.
Какие могут быть основания
Мы уже упоминали о том, что работник предоставляет объяснительную при проведении расследования дисциплинарного проступка.
Она позволяет взглянуть на ситуацию глазами работниками и вынести объективное решение по его виновности или невиновности в совершении деяния.
Обратите внимание, что работник не обязан писать записку. Однако именно он заинтересован в том, чтобы оправдать себя.
Если сотрудника заставляют писать объяснительную на работе, то он может пожаловаться в надзорные инстанции.
Данный документ формируется, например, при опоздании на работу, прогуле, невыполнении своих обязанностей или их ненадлежащей реализации, повреждении имущества работодателя и пр.
Правовая база
В данной норме определено, что истребование от работника письменного объяснения для выявления причины образования ущерба является обязательным.
Если же сотрудник отказывается писать или уклоняется от передачи этого документа работодателю, то составляется соответствующий акт. Сама форма объяснительной записки не была утверждена на государственном уровне.
Как грамотно написать объяснительную на работе
Объяснительная записка – это специфичная форма делового документа. На нее распространяются правила формирования данного вида актов.
Их соблюдение не является обязанностью для самого работника, но таким образом выше вероятность того, что документ будет подготовлен грамотно и принесет ожидаемую пользу.
Объяснительная записка оформляется на листе формата А4. Работник должен использовать деловой стиль изложения.
В «шапке» документа указывается его получатель (обычно гендиректор фирмы), а также данные самого работника, в том числе ФИО, структурное подразделение и пр.
После этого надо обязательно указать название документа, а затем писать текст записки. Изложение ситуации должно производиться корректно, грамотно, без ошибок.
Нужно ли писать в тексте объяснительной об оценке своих действий? Если работник признает наличие вины, то ему необходимо указать это, а также уточнить, что в будущем нарушений с его стороны допущено не будет.
Обычно объяснительная записка пишется от руки. Можно представлять вариант, набранный на компьютере, но к таким документам недоверчиво относятся сами работодатели.
В каких случаях пишут
Ранее мы уже упоминали о тех случаях, когда с работника может быть затребована объяснительная записка — дисциплинарный проступок, причинение материального ущерба работодателю и пр.
Нами были рассмотрены случаи, когда данный документ требуется в соответствии с предписаниями законодателя.
Но обратите внимание, что иные ситуации могут быть закреплены в локальных документах конкретного предприятия.
Данное обстоятельство должно быть оформлено документально. В противном случае, у работодателя будет отсутствовать доказательство исполнения требований закона.
Документ под названием «Требование» оформляется на фирменном бланке, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и предоставляет работнику под роспись.
В нем обязательно указывается дата передачи акт сотруднику фирмы. Именно она позволяет сориентироваться в сроках представления объяснения.
Что делать если работник отказывается получать требования? В данной ситуации необходимо составить акт.
За невыполнение задания
Объяснительная может быть затребована у работника по причине невыполнения задания. В такой ситуации сотруднику необходимо подробно изложить ситуацию, указать причины совершения проступка, а также предпосылки и иные факты.
Невыполнение задания может быть связано с самыми разнообразными обстоятельствами.
Если вина работника в совершении проступка отсутствует, то необходимо привести убедительные доказательства этого.
Например, можно написать, что задание не было выполнено по причине переутомления. В то же время, не следует писать, что проступок совершен из-за того, что начальник не дает .
Обязательно надо указать в объяснительной, что работник осознает последствия своего проступка, приложит усилия для исправления ситуации и впредь не допустит ее возникновение.
За ошибку
Ошибку может допустить любой работник в процессе своей трудовой деятельности. Причем от нее не застрахованы и опытные сотрудники и новоиспеченные трудящиеся.
Обычно ошибка – это последствие, которое возникает из-за определённых причин объективных и субъективных.
Видео: как написать объяснительную
Именно их должен указать работник в своей объяснительной записке. Следует раскрыть те предпосылки и обстоятельства, которые привели к возникновению ошибки.
Не стоит перекладывать ответственность на своих коллег, но и признавать свою вину, при отсутствии таковой, тоже не рекомендуем.
Следует изложить обстоятельства, которые реально имели место быть на практике.
За опоздание
Опоздание на работу – проступок. Работник должен объяснить причины его совершения. В зависимости от данных обстоятельств будет принято решение о применении мер воздействия.
Объяснительная – кадровый документ, который передается в кадровую службу или непосредственно руководителю.
В нем работник подтверждает факт опоздания, а также указывает причины. Помните о том, что систематическое опоздание может стать основанием для увольнения из-за нарушения дисциплины труда.
Итак, записку об опоздании можно разделить на 2 части:
О прогуле
Понятие «прогул» закреплено в . В соответствии с данной нормой под ним подразумевается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всей смены или 4 часов подряд в течение одной смены.
Данный проступок может стать причиной расторжения между работником и работодателем.
Именно поэтому работник заинтересован в том, что объяснить факты, которые способствовали его совершению.
Уважительными признаются следующие причины :
- болезнь работника или его близких родственников;
- смерть члена семьи;
- авария;
- стихийное бедствие или несчастный случай.
Уважительная причина должна быть подтверждена не на словах, а реальными доказательствами.
Можно ли не писать
Обязательно ли писать работнику объяснительную записку? Нет, но мы уже упоминали, что именно он должен быть заинтересован в ее оформлении.
Работник не сможет избежать наказания по той лишь причине, что не предоставил свое объяснение. Напротив, он лишается шанса оправдаться.
Чем грозит отказ
Отказ не имеет каких-либо конкретных последствий. Другое дело, что свое мнение и видение ситуации работник не представляет.
Соответственно он сам лишает себя шанса защититься, представить собственные аргументы. Как правило, это негативным образом сказывается на решение по делу о дисциплинарном взыскании.
Отказ будет расценен, как нежелание признавать ошибку или нарушение, что не всегда будет полезно. Особенно, когда речь идет о тех ситуациях, когда вина работника абсолютно очевидна.
Пример документа
Объяснительная записка – документ, который не имеет утвержденного образца. Отсутствуют единые требования к его заполнению, содержанию и пр.
Однако для правильного формирования документа следует придерживаться правил, как писать объяснительную на работе после проверки.
Так, в ней должны содержаться следующие реквизиты:
- кому и кем адресована (сведения о руководителе и работнике);
- название акта;
- сам текст (с изложением ситуации, причин, фактов и пр.);
- приложения (необязательно), которые могут подтвердить сведения, указанные работником;
- подпись и дата.