Обязательна ли регистрация заявлений работников? Журнал регистрации справок, выданных работникам Журнал регистрации входящих заявлений образец.
Инструкция
При поступлении заявления от сотрудника проверьте, чтобы на нем стояла дата и подпись самого сотрудника, а также от его непосредственного начальника. Для регистрации на самом документе напишите «Получено», поставьте текущую дату приема заявления. Далее укажите должность того, кто регистрирует документ, напишите регистратора и поставьте подпись.
В соответствующих полях журнала внесите сведения о дате поступления, полном имени сотрудника, подавшего заявление. Для крупного предприятия необходимо также дополнительно указать структурное подразделение и табельный номер работника. Далее кратко укажите суть документа (увольнение, отпуск или другое). В отдельном поле запишите резолюцию руководителя, проставленную на заявлении.
При поступлении любого заявления по почте необходимо заполнить журнал входящей корреспонденции. Присвойте заявлению порядковый номер входящего документа. В журнале укажите дату его получения, полное наименование и адрес отправителя, а также сотрудника, расписавшегося в принятии письма. Таким же образом отметьте в журнале содержание документа и конечную резолюцию по нему руководителя. Входящий документ необходимо зарегистрировать сразу же по его прибытии.
Источники:
- как регистрируется документ
- Заявления, представляемые на государственную регистрацию
Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.
Вам понадобится
- - компьютер с доступом в интернет;
- - браузер.
Инструкция
Запустите программу «СБ Входящие документы», чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер . Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник. Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.
Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.
Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция». Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя. Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа. Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.
Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».
Видео по теме
Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.
Вам понадобится
- - журнал регистрации входящей корреспонденции;
- - штамп «Входящее письмо».
Инструкция
Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.
Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ. Журналы регистрации заявлений необходимы для фиксации письменных обращений. Как правило, такой документ применяется на предприятиях для учета заявлений работников.
Как оформить журнал регистрации заявлений: образец
В журнале регистрации заявлений отмечаются все заявления, поступающие от работников: на увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь.
Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно в документ вносятся такие данные:
- порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером);
- дата обращения;
- должность и фамилия автора;
- резолюция руководителя на данном заявлении или номер соответствующего приказа.
Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником, но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Срок хранения журнала составляет 5 лет (ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.).
Чтобы скачать журнал регистрации заявлений, заполните шаблон и выберите подходящий формат.
Здравствуйте.Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях , , 122, , , , , , . ТК РФ и другие.
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения - постоянно.
Здравствуйте!
Это зависит от того, как у вас поставлено делопроизводство.
Правильно регистрировать все входящие документы - это удобно как работодателю, так и работнику (может отслеживаться срок двухнедельной отработки)
Трудовое законодательство не содержит такого требования.
Но если работник хочет зарегистрировать свое заявление, Вы не можете ему в этом отказать. Обычно, это делается у секретаря в журнале входящей документации.
Вы можете завести отдельный журнал.
Для работодателя регистрация заявлений об увольнении по собственному желанию может быть очень удобной формой, особенно в случае спора соблюдения двухнедельного срока до подачи заявления.
Иногда в заявлении работник не указывает дату увольнения, но если Вы зарегистрируете заявление определенным числом, то это и будет считаться датой подачи заявления.
Если в заявлении об увольнении по собственному желанию не указаны дата составления и дата, с которой работник просит его уволить, можно ли его зарегистрировать в журнале учета входящей корреспонденции и по прошествии 14 дней уволить работника?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Отсутствие в заявлении об увольнении даты, с которой работник просит его уволить, даты составления самого заявления не является препятствием для прекращения трудовых отношений с работником, поскольку работодатель и при данных обстоятельствах не лишен возможности определить дату увольнения самостоятельно, с учетом положений ст. 14 и части первой ст. 80 ТК РФ. Получение заявления работодателем может удостоверяться датой регистрации такого заявления в журнале учета входящей корреспонденции.
Обоснование вывода:
В соответствии с частью первой ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
Частью второй той же статьи предусмотрено, что по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Отметим, что трудовое законодательство не устанавливает конкретного перечня информации, которая должна содержаться в заявлении работника об увольнении. По смыслу части первой ст. 80 ТК РФ для того, чтобы оформить расторжение трудового договора по этому основанию, работодателю достаточно установить, что волеизъявление на расторжение трудового договора должно исходить от работника и что оно выражено в письменной форме (смотрите постановление Московского городского суда от 26.12.2011 N 4а-2936/11).
Указывать в заявлении об увольнении дату расторжения трудового договора или дату такого заявления нормы ТК РФ не требуют. Как следует из части первой ст. 80 ТК РФ, для того чтобы определить дату увольнения работника (если соглашение между ним и работодателем о дате расторжения трудового договора отсутствует), достаточно установить день получения работодателем от работника заявления об увольнении. Получение заявления работодателем может удостоверяться датой регистрации такого заявления в журнале учета входящей корреспонденции, датой приема заявления уполномоченным на совершение таких действий сотрудником работодателя или иными обстоятельствами в зависимости от конкретной ситуации (смотрите, например, решение Ангарского городского суда Иркутской области от 12.05.2010). Работник должен быть уволен в последний день двухнедельного срока, исчисляемого со дня, следующего за днем получения заявления работодателем.
Отметим, что наличие в заявлении об увольнении конкретной даты, с которой работник просит его уволить, может иметь значение в ситуации, когда работник выражает намерение расторгнуть трудовой договор до истечения обычного срока предупреждения об увольнении или, наоборот, желает, чтобы трудовой договор был расторгнут после окончания общеустановленного двухнедельного срока. В первом случае соглашение между работником и работодателем о расторжении трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении может быть достигнуто путем оформления резолюции на заявлении, в которой работодатель даст согласие на увольнение работника с желаемой даты (определения Ленинградского областного суда от 26.07.2012 N 33а-3100/2012, СК по гражданским делам Московского городского суда от 05.10.2010 по делу N 33-31234). Однако в этих ситуациях речь идет об особом волеизъявлении работника, которое зависит от его усмотрения. В обязательном порядке выражать волеизъявление по поводу даты прекращения трудового договора от работника не требуется.
Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
ФАЙЛЫ
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Заявления
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.
На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.
Составные части журнала
Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.
Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.
Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:
- Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
- Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
- ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
- Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
- Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
- Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
- Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.
Разновидности журналов
Существуют три основные разновидности журналов:
- Документы по кадровому делопроизводству.
- Журналы по общему делопроизводству.
- Журналы по охране труда.
Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.
Хранение
При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.
После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).
Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.
Оборотная сторона
С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).
Ответственный за заполнение
Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.
В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.
Обязательна ли такая форма
Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:
- Регистрационном номере справки отдельно.
- ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
- Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.
Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.
Допустимы ли исправления
При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.
Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.
Нередко работники формируют разные обращения в письменном виде на имя руководителя компании. В них обычно содержатся намерения специалистов касательно будущих отношений с фирмой. Все эти заявления должны фиксироваться и сохраняться на предприятии. Для этого оптимальным считается формирование специального журнала учета.
Каждое заявление, которое составляется работником на имя руководства, является официальным документом, обладающим юридической силой, поэтому может оказывать значимое влияние на всю работу кадровой отрасли фирмы.
Важно! В таких заявлениях граждане обычно прописывают просьбы, отказы или согласие в отношении тех или иных мер, а также просят об отпуске, увольнении, переводе или о других действиях.
Все нюансы учета обращений от работников содержатся в ТК. Чтобы любое заявление обладало юридической силой и подлежало учету, в нем должны содержаться сведения:
- наименование компании или ее филиала, в котором работает специалист;
- должность самого заявителя и его работодателя;
- ФИО заявителя и лица, на имя которого формируется обращение;
- дата создания заявления;
- подпись заявителя.
Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.
После получения обращения, ему присваивается номер, а также устанавливается дата его передачи. Далее документ относится в приемную организации, где содержится журнал. В него вписываются основные сведения об обращении, а также подшивается его копия.
Как осуществляется регистрация в журнале заявления работника об увольнении по собственному желанию – смотрите тут:
Кто и когда ведет документ
Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение. К особенностям данного процесса относится:
- документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;
- отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;
- если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;
- если в компании работает достаточно много специалистов, то желательно оформлять отдельный журнал для всех обращений от них к руководству;
- занимается регистрацией всех поступающих заявлений секретарь, а также можно назначить ответственным за это какого-либо работника отдела кадров;
- исполнитель назначается специальным приказом, а также он должен ознакомиться со своими обязанностями в письменном виде и под роспись;
- требуется хранить личные дела всех трудоустроенных граждан в течение 5 лет, поэтому во время данного срока все копии приказов и сам журнал учета обращений должны находиться в архиве.
Составлением этой документации занимается назначенный для этого специалист, а записи вносятся по мере поступления обращений к руководителю фирмы.
Какие заявления регистрируются
Вносить в этот журнал надо все поступающие грамотно оформленные обращения. Они могут присылаться по почте, а в этом случае относятся к входящей корреспонденции. Также они могут передаваться секретарю лично.
Образец заполнения журнала регистрации.
Регистрации подлежат обращения:
- о приеме в компанию для работы;
- об увольнении;
- о необходимости выйти в отпуск или получить отгул (например, );
- о переводе на какую-либо должность;
- об иных вопросах, имеющих отношение к кадровой работе и трудовым отношениям, возникающим между заявителями и руководством организации (например, ).
Все данные об этих заявлениях и о датах их подачи должны содержаться в журнале.
Форма и структура журнала регистрации
Этот журнал не считается обязательным на предприятиях, поэтому отсутствует унифицированная форма, которая бы требовалась от государственных властей, поэтому каждая фирма имеет возможность самостоятельно разрабатывать внешний вид и особенности этого документа.
Важно! Обычно для оформления этого журнала используется стандартная таблица, причем в каждой строке содержатся данные об отдельно взятом обращении.
Во время заполнения вносятся сведения:
- номер обращения, который может быть порядковым или регистрационным;
- дата, когда оно было передано;
- ФИО и должность заявителя;
- резолюция, составленная руководством фирмы в отношении этого обращения, а также номер приказа, если он выпускался.
Все заявления оформляются в журнале одинаково, поэтому не должно быть расхождений в записях.
Пример заполнения регистрационного журнала.
Сколько надо хранить журнал
Этот документ относится к документации по личному составу, поэтому он должен храниться на протяжении 5 лет. По истечению данного времени можно уничтожать журнал или отправлять его в архив.
Хотя он не является обязательным и не проверяется работниками ФНС, он часто может понадобиться во время работы компании. Также сами граждане, трудоустроенные в организации, могут попросить выписку из этого документа.
Заключение
Таким образом, заявления к работодателю со стороны работников подаются достаточно часто. Важно хорошо разбираться в том, как правильно они регистрируются, а для этого учитывается внутренний регламент каждой компании.
Если в организации работает действительно много людей, то желательно все обращения регистрировать, для чего ведется специальный журнал. В него вносятся записи секретарем или специально назначенным для этого работником отдела кадров.
Желательно формировать его в форме таблицы и правильно заносить в него данные по каждому заявлению.
Как вести учет входящей и исходящей корреспонденции на предприятии вы узнаете в этом видео: