Правила оплаты командировки в выходной день (нюансы).
Командировка – это служебная поездка , предпринятая работником в интересах работодателя. На ее осуществление выделяется определенный срок, цель — исполнение отдельного задания.
Если работа связана с постоянным пребыванием в пути или разъездным характером, то такие поездки не считаются командировками согласно статье 166 Трудового кодекса РФ .
Для направления работника в командировку руководитель издает приказ , который подготавливает отдел кадров. Прежде чем отправить сотрудника в поездку, надо убедиться, что это возможно:
- Нельзя требовать от работника выполнения работ, отсутствующих в трудовом договоре.
- Запрещается командировать беременных женщин.
- Нельзя без письменного согласия отправить родителей-одиночек с детьми до 5 лет, матерей с детьми до 3 лет, сотрудников с детьми-инвалидами.
- Запрещено направлять сотрудника, если он не может ехать по состоянию здоровья.
В случае если отделу кадров надлежит получить согласие человека на командировку, нужно составить уведомление , в котором сотрудник может выразить свое согласие. Уведомление должно быть зарегистрировано в Журнале уведомлений и предложений.
До 2015 года отдел кадров заполнял командировочное удостоверение с приложением служебного задания по установленным формам Т-10 и Т-10а. С 2015 года использование командировочных удостоверений не является обязательным, и бухгалтерия не вправе требовать его наличия.
Организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, закрепив это право в локальном нормативном акте.
В случае отказа работодателя от использования унифицированных документов в приказе о направлении необходимо прописать цель приезда . Распоряжение в обязательном порядке регистрируется в журнале приказов по личному составу.
Изменения законодательства 2018 года
Перемены в законодательстве закрепляют упрощение документооборота , принятое с 2015 года. Командированный по новым правилам может не отчитываться в письменном виде по своей поездке.
Согласно законодательству, выезды в обособленное подразделение, находящееся в другом административном округе, приравнивается к служебным поездкам .
Наиболее значительные изменения коснулись размера страховых взносов, начисляемых на суточные. Ранее, согласно закону №212-ФЗ , суточные расходы не облагались страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на травматизм.
На 2018 год зафиксирована определенная сумма , которая не подлежит обложению:
- 700 рублей суточных при поездках по России;
- 2500 рублей за пределами России.
Так как организация внутренним нормативным актом может устанавливать любой размер суточных, то все суммы, превышающие лимит, подлежат налогообложению страховыми сборами, кроме сборов на травматизм.
После оформления приказа командированному сотруднику выдается денежный аванс для осуществления необходимых расходов . В оплачиваемые служебные расходы входят:
- оплата проезда;
- аренда жилого помещения;
- суточные;
- затраты на служебные цели по поручению руководства;
- прочие сопутствующие затраты.
Оплата издержек на проезд к месту командировки и обратно включает в себя затраты на общественный транспорт до вокзала, аэропорта, передвижения внутри пункта назначения от гостиницы до места работы при условии, что работник предоставит маршрутные квитанции, билеты.
При авиаперелетах сотрудник приносит распечатку электронного билета и посадочный талон. При использовании железнодорожного транспорта в перечень необходимых документов входят билеты, контрольные купоны, также оплачиваются страховые сборы и белье.
Если сотрудник к месту командировки отбывает на личном транспорте, то он должен написать служебную записку, приобщить путевой лист и квитанции с бензоколонок.
Расходы на проезд оплачиваются в полном размере согласно документам, но организация может закрепить ограничения локальным актом, например, установить оплату авиаперелета только в эконом-классе. Если работник вопреки нормативам покупает билет в бизнес-класс, то работодатель вправе отказать компенсировать разницу в стоимости билетов в случае отсутствия объективных причин.
Для подтверждения издержек на наем жилого помещения служащий сохраняет квитанцию, чек или счет-справку, полученные в гостинице. В стоимость входит проживание, дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.
Если сотрудник арендует квартиру, то он заключает договор, который послужит доказательством понесенных затрат. Если он не представляет документы, то работодателю разрешено по своему желанию определить размер компенсации.
Суточные – это расходы работника помимо проезда и проживания . Зачастую они служат для компенсации затрат на питание. Внутренними нормативными документами работодатель может самостоятельно регулировать размер суточных в зависимости от занимаемой должности и региона, но не меньше законодательного уровня. Если поездка укладывается в один день, то суточные могут не выплачиваться.
Затраты на служебные цели могут быть любыми . Виды таких затрат не регулируются законодательством и обговариваются внутри организации. В любом случае, человек обязан представить полный пакет документов.
В прочие сопутствующие расходы могут входить:
- сервисный или комиссионный сбор;
- страховой сбор;
- на оформление визы, паспорта;
- за возврат или обмен билетов;
- мобильная связь.
Расчеты заработка за дни поездки
Временной отрезок, проведенный служащим в командировке, считается рабочим , следовательно, кроме компенсации затрат, человеку необходимо начислить заработную плату . В табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются буквой «К» .
По среднему заработку
Расчет может быть произведен по среднему заработку . Чтобы исчислить средний заработок, нужно учесть все типы выплат, предустановленные системой оплаты труда за предшествующие командировке 12 месяцев.
То есть это будет фактически начисленный заработок со всеми премиями . Сумма начисленной за 12 месяцев заработной платы разделяется на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней поездки.
Пример : командировка длится с 1 по 7 октября 2017 года, рабочих дней – 5. Для расчета надо взять сумму выплат с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. Ежемесячная заработная плата составляет 11 500 рублей:
- за период с 1 октября 2016 года по 30 июня 2017 года сотруднику начислено 103 500 рублей;
- с 1 по 31 июля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 11 607 рублей;
- с 1 августа по 30 сентября он получил 23 000 рублей;
- итого сумма выплат за 12 месяцев составит 138 107 рублей.
Фактически полученная заработная плата:
138 107 – 11 607 = 126 500 руб.
Так как время отпуска в расчет не входит, то средний заработок будет исчислен следующим образом :
126 500 рублей / 225 рабочих дней = 562,22
562,22 * 5 рабочих дней командировки = 2811,11 руб.
В данном примере рассмотрен подсчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.
По окладу
Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени , то расчет среднего заработка надо делать не по дням, а по часам.
Пример : в организации принята 40-часовая рабочая неделя. Работник находился в командировке 3 рабочих дня в октябре 2017 года, то есть 24 часа. Расчетный период с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года в рабочих днях составляет 247, а в часах — 1973. За это время работнику начислено 138 000 рублей.
138 000 рублей / 1973 часа = 69,94 в час
69,94 * 24 часа = 1678,66 руб.
Бывает, что оплата труда за период командировки по среднему заработку ниже, чем если бы расчет производился исходя из оклада. Ранее руководство могло выбрать способ расчета и склониться в пользу расчета по окладу.
Однако по статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ №922 законодатель строго указывает, что необходимо рассчитывать командировочные исходя из среднего заработка. За расчет по окладу работодателя привлекут к административной ответственности .
Также разрешено в локальных нормативных документах организации установить выплату разницы до оклада, но оформляться она будет как разница между начисленным средним заработком и окладом.
При неполном годе
Если человек не отработал в организации полных 12 месяцев перед началом командировки , то расчет среднего заработка производится за фактически отработанное рабочее время. Если вернуться к предыдущему примеру, то получится следующее :
- Сотрудник устроился на работу 1 мая 2017 года.
- Количество рабочих дней с 1 мая 2017 года по 30 сентября 2017 года – 106.
Выплачено за период:
11 500 рублей * 5 месяцев = 57 500 руб.
Средний заработок:
57 500 рублей / 106 рабочих дней = 542,45
Оплата труда за период командировки:
542,45 * 5 дней = 2712,26 руб.
Исключенные дни
В период расчета рабочих дней для определения среднего заработка не входят :
- дни отпуска;
- дни больничного листа;
- выходные и праздничные дни;
- время отпуска по уходу за ребенком;
- время простоя по вине работодателя;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- время прошлых командировок;
- дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.
Соответственно, выплаты за эти периоды не входят в расчет среднего заработка. Расчет среднего заработка без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.
Отдельные условия возмещения
Время командировки для целей выплаты суточных считается по календарным дням . Дни отбытия и прибытия составляют период расчета.
Время, проведенное в дороге до аэропорта или до вокзала, суммируется к периоду служебной поездки. Человек может не выходить на постоянное место работы в день отбытия или прибытия по договоренности с руководителем.
Если выезд или приезд попадают на выходной день, то для человека он считается рабочим, если это произошло не по его инициативе.
Суточные за эти дни выплачиваются . Что касается среднедневного заработка, то по договоренности с работодателем человек получает дополнительный оплачиваемый выходной либо среднедневной заработок в двойном размере.
Пример : сотрудник выехал из дома 7 октября 2017 года (в субботу), чтобы рано утром в понедельник приступить к выполнению задания. 8 октября он прибыл в гостиницу, значит, два выходных дня провел в пути.
Командировка продлится до 12 октября. Организация должна оплатить средний заработок за 4 рабочих дня и двойной размер за 2 выходных. Среднедневной доход – 562,22 рубля.
562,22 рубля * 4 раб. дня = 2248,88 руб.
562,22 рубля * 2 раб. дня = 1124,44 руб.
1124,44 рубля * 2 = 2248,88 руб.
2248,88 + 2248,88 = 4497,76 рублей общего дохода
Оплата питания командированному сотруднику Положением о командировках не предусмотрена, но работодателю не запрещено отдельно компенсировать питание, если возмещение предусмотрено в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте по командировкам. Но в отличие от расходов на проезд, проживание, затраты на питание будут облагаться НДФЛ.
Как оплачивается рабочий день в командировке? Ответ на вопрос — на видео.
НДФЛ также будут облагаться суточные свыше 700 рублей по России и 2500 тысяч за рубежом. Помимо обложения НДФЛ и страховыми взносами, в налоговом учете все командировочные затраты входят в косвенные расходы по налогу на прибыль .
Если сотрудник не может подтвердить расходы документально, однако работодатель их компенсировал, то стоит подумать, включать ли их в расчет налога на прибыль. В большинстве случаев налоговая не принимает к учету сомнительные расходы, хотя встречается судебная практика, когда решение выносилось в пользу работодателя.
При расчете УСН принцип такой же. Командировочные затраты входят в список расходов для целей налогообложения, если они подтверждены документально и экономически целесообразны.
Отдельный нюанс касается ИП, который не имеет сотрудников. Ему нельзя компенсировать затраты на собственные поездки, так как он сам является работодателем.
В бухгалтерском учете командировочные затраты оформляются авансовым отчетом , так как сотрудник выступает как подотчетное лицо, получившее на руки денежные средства.
В авансовом отчете на основании предоставленных документов бухгалтер обязан рассчитать стоимость проезда, проживания, суточные и прочие расходы. Сотрудник должен отдать все документы, написать служебные записки.
Бухгалтер дополнительно прикладывает к авансовому отчету копию приказа о командировке, командировочное удостоверение и служебное задание в случае наличия . Все издержки относятся на соответствующие счета в зависимости от учетной политики компании.
В бухгалтерском учете принимаются все расходы, которые работодатель согласился компенсировать, даже без подтверждающих документов. Впоследствии документально подтвержденные расходы входят в форму №2 Отчета о финансовых результатах в строку «Управленческие расходы», не подтвержденные — в строку «Прочие расходы».
Размер суточных по России и за границей
Законодательство определяет минимальный размер суточных : на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей.
Соответственно, работодатель может регулировать размер суточных только в сторону их повышения . Размер суточных должен быть закреплен в локальном нормативном акте.
Разница по курсу, который мог измениться ко дню прибытия, должна быть компенсирована, если служащему пришлось понести дополнительные расходы во время пребывания за границей. Пока работник совершает путь по территории России, суточные рассчитываются по нормам пребывания в нашей стране, при пересечении границы начисления происходят по зарубежным лимитам.
Особенности оплаты трудового дня в командировке представлены ниже.
Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.
Состав командировочных расходов
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
Выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
Оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
Оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
Оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
Компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
По каким нормам возмещаются командировочные расходы
Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».
Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:
За каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
За каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.
Командировочные документы
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.
До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:
Служебное задание;
Приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
Командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:
Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
Командировочные расходы: подробности для бухгалтера
- Командировочные расходы в 2019 году: КВР и КОСГУ
Аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие...
- Командировочные расходы: учитываем последние изменения
В отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете? Командировочные расходы возникают почти... на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется... , подтверждающих произведенные расходы; 2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями... размеры возмещения командировочных расходов; 3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также...
- Возмещение командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений
КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... отношении выплат, связанных с возмещением командировочных расходов: Код ВР Вид расходов Код...
- Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
Уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки... признать командировочные расходы? В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату... признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» ... размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он... внимание: При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать...
- Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?
А также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... , а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... заключением. Нормы возмещения командировочных расходов. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой... следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление...
- Верховный Суд разъяснил нюансы привлечения работников к материальной ответственности
ТК РФ гарантирует возмещение работодателем командировочных расходов работникам, направляемым на профессиональное обучение... основан на том, что командировочные расходы, понесенные работодателем в связи... предоставленных ему работодателем компенсаций (командировочных расходов) в связи с направлением... .; требование общества о возмещении командировочных расходов (стоимость проезда к месту... работодатель не вправе требовать возмещения командировочных расходов, поскольку такое требование противоречит...
- Командировка на один день: как оформить и учесть?
Выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Фактический срок пребывания в командировке... (п. 3 Постановления № 729). Учет командировочных расходов. Согласно Указаниям № 65н возмещение... зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии... (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… …из кассы учреждения 1 208 ... сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… …в кассу учреждения 1 201 ...
- Гарантии и компенсации работникам, выполняющим государственные и общественные обязанности
Компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы. Все эти выплаты осуществляются за... Кроме того, таким заседателям возмещаются командировочные расходы при командировании в пределах РФ... компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы в порядке и размерах, ... что суд возмещает присяжному заседателю командировочные расходы, а также транспортные расходы на... работы, учебы) и обратно, и командировочные расходы; прохождения военных сборов – освобождение от...
- Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы... в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов... сведению: Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли... целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из... 8 175 Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из...
- Анализ судебной практики по кадровым вопросам учреждений
Договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Работник отозвал заявление об увольнении... договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Оспариваемая норма На учеников распространяется... не стал взыскивать с женщины командировочные расходы. Он отметил, что перечень затрат...
- К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде... задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие... , поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п...
- Расчет по страховым взносам: сдаем без ошибок
Не отражает в расчете командировочные расходы и компенсацию за использование личного... фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также вышеназванных компенсационных... в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, ... облагаемые страховыми взносами суммы оплаты командировочных расходов и компенсационных выплат необходимо... за вычетом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат. Такие...
- Разрабатываем положение о командировках
Производится расчет суточных; наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом... все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре... , организации, в которое он командирован. Командировочные расходы Работодателю необходимо определить и зафиксировать...
- Вычет НДС по электронным билетам. Примеры
Могут заменить счет-фактуру по командировочным расходам. При этом согласно п. 18 ... по НДС; - учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по... выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб... средств Выдан работнику аванс на командировочные расходы 71 «Расчеты с подотчетными лицами... утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в виде стоимости авиабилетов до...
- Суточные - 2017 в разрезе налогов
В командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках... иными нормативно-правовыми актами компании. Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают...
Оплата командировки в выходной день - одна из возможных статей расходов предприятия. О том, какими нормативными документами руководствоваться, как рассчитать и оплатить командировочные за выходной день, какими документами их оформить и как отразить в учете, узнайте из нашей статьи.
Как оплачивается командировка в выходной день: правовые нормы
Направляя работника в служебную командировку, работодатель должен руководствоваться главным законодательным актом в области трудовых отношений — Трудовым кодексом. В гл. 24 ТК РФ приведены основные понятия, а также гарантии работника и условия возмещения затрат, связанных с командировкой. Об этом сказано и в письме Минтруда России «Об оплате труда работников» от 25.12.2013 № 14-2-337.
Кроме того, направление работников в служебные командировки и их оплата регламентируются и другими нормативными документами:
- Постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749. Подробнее см. .
- Постановлением Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922.
О расчете среднего заработка для командировки узнайте в этой публикации .
Кроме того, в ст. 139 ТК РФ установлены некоторые правила расчета среднего заработка работника для различных целей, включая оплату командировки в выходной день. При этом ст. 167 ТК РФ гарантирует работнику при направлении в служебную командировку сохранение за ним должности, а также среднего заработка, о чем сказано в п. 9 положения № 749.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Средний заработок сохраняется за работником только в те дни, которые официально утверждены в графике командирующего предприятия, а также дни пребывания в пути (в том числе во время вынужденных остановок).
Командировка в выходной день: правила оплаты
В ст. 153 ТК РФ говорится о том, что работник, осуществляющий трудовую деятельность в выходные или нерабочие праздничные дни, получает оплату не меньше чем в двойном размере. Альтернативой двойной оплате может стать день отдыха взамен отработанного выходного по желанию самого работника. Эта норма распространяется и на сотрудников, находящихся в служебной командировке.
Однако для того, чтобы бухгалтерская служба предприятия могла начислить оплату за такие периоды в двойном размере, должны быть соответствующим образом оформлены документы, подтверждающие, что в указанные дни работник действительно трудился. Таким документом является табель учета рабочего времени, который в соответствии со ст. 91 ТК РФ обязан вести каждый работодатель. При этом он может использовать перечень кодов, приведенных в унифицированной форме, или разработать их сам, что разрешено п. 6 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Об обозначениях, используемых в табеле учета рабочего времени, расскажет эта публикация .
Одним из нюансов оплаты командировки в выходной день является то, что работодатель не может точно знать, сколько времени работник потратил на выполнение служебного задания, а отметка в табеле подтверждает только причину его отсутствия на постоянном рабочем месте.
Правильное оформление табеля и приказов поможет оплатить действительно отработанные выходные или нерабочие праздничные дни, если они не входят в рабочий график.
Подробнее о причинах отсутствия работника на рабочем месте см. в статье «Какие причины отсутствия на работе являются уважительными?» .
Если работник намеренно отправлен работодателем в командировку в выходной день или на это число куплен билет, то в приказе и служебном задании необходимо сделать соответствующую пометку. В этом случае в табеле вместо кода К (командировка) проставляется код РВ, специально предусмотренный для обозначения работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При использовании кода РВ в табеле становится возможным проставить и часы работы, если в приказе или ином документе предприятия содержится указание о продолжительности работы в выходной день. Применение этого правила разъясняется в письме Минтруда России «О направлении работников в командировки» от 14.02.2013 № 14-2-291.
Для бухгалтера код РВ является прямым основанием для начисления заработной платы (среднего заработка) в двойном размере согласно нормам трудового законодательства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как оплачивать время в пути в выходные дни в период командировки — еще один важный вопрос. В письме Минтруда России от 13.10.2017 № 14-2/В-921 говорится, что дни отъезда, приезда, а также фактическое время нахождения в пути, которое имело место в выходной или нерабочий праздничный день, согласно ст. 153 ТК РФ оплачивается в двойном размере. Указание на это содержится и в п. 5 постановления № 749.
Как рассчитать суточные в выходные дни в командировке
Суточные начисляются работнику за каждый день его нахождения в командировке, в том числе выходные дни и дни нахождения в пути. Количество дней, за которые нужно выплатить суточные, определяется на основании следующих документов:
- проездных билетов к месту выполнения служебного задания и обратно;
- служебной записки.
Служебная записка является первичным документом и составляется работником:
- При использовании им личного или служебного автомобиля для проезда к месту командировки с приложением к ней подтверждающих документов: путевого листа, маршрутного листа, кассовых чеков и квитанций с АЗС.
- При отсутствии документов, подтверждающих проезд (например, их утере). В этом случае в служебной записке должны быть проставлены отметки принимающей стороны о прибытии и убытии.
Стоит отметить, что служебная записка заменила собой другой первичный документ — командировочное удостоверение, которое ранее обязательно оформляли командированному сотруднику. Однако многие учреждения, пользуясь тем, что оформление командировочных удостоверений не запрещено, продолжают использовать их в работе, дополнив соответствующим пунктом устав предприятия. Во многом отказ от оформления служебных записок, составленных работниками, продиктован тем, что они вызывают много вопросов при проверках ФНС.
Подробнее о составлении служебной записки см. в статье «Как правильно написать служебную записку - образец?» .
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подтвердить срок нахождения в командировке без проездных документов можно с помощью квитанций о найме жилья. Однако это не всегда актуально, так как значительную часть времени командировки может занимать время в пути к месту выполнения служебного задания.
Размер суточных устанавливается нормативным актом командирующего предприятия, например приказом или положением о командировках.
Образец положения о командировках вы можете увидеть .
Кроме того, для привлечения работника к выполнению служебных обязанностей в выходной день необходимо его согласие (ст. 113 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме, или на приказе о командировке делается отметка: «Согласен на привлечение к работе в выходной день».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Предприятие может устанавливать больший размер суточных, чем указано в НК РФ, тогда сумма превышения будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Для целей исчисления НДФЛ и взносов действует необлагаемый лимит по командировочным расходам:
- для командировок на территории РФ — 700 руб.;
- заграничных командировок — 2 500 руб.
Суточные по заграничным командировкам рассчитываются следующим образом:
- день выезда за пределы РФ оплачивается по нормативам заграничной командировки;
- день въезда обратно — по нормам командировок внутри РФ.
Иногда для выполнения служебного задания работнику хватит 1 дня. Такая однодневная командировка не подразумевает выплату суточных, если задание выполняется в России (п. 11 положения № 749).
Для однодневной заграничной командировки оплата суточных составит 50% от норматива для полноценной заграничной командировки (п. 20 положения № 749).
Оплата выходных в командировке: учет командировочных расходов
Кроме среднего заработка и суточных, согласно ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение расходов на проезд к месту командировки, наем жилья и некоторых других расходов. Все эти расходы учитываются при расчете налога на прибыль. Датой их признания в учете является дата утверждения авансового отчета.
Также может быть принят к вычету НДС, если оплату произвел работодатель или работник и при этом получен счет-фактура. По отдельным документам НДС можно принять к вычету и без счета-фактуры. Это бланки строгой отчетности (при оплате за наем жилья и проездные билеты), где НДС выделен отдельной строкой (см., например, письмо Минфина РФ от 11.08.2016 № 03-07-11/47114).
Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с командировками, делаются следующие проводки:
- Дт 71 Кт 50 (51) — работнику выдан аванс на командировку.
- Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71 — учтены командировочные расходы.
- Дт 26 (08,20, 23, 44) Кт 70 — проводка на средний заработок за период командировки.
Подробнее о порядке учета командировочных расходов узнайте из этого материала .
Итоги
Оплата командировки в выходной день при условии правильного оформления документов производится не менее чем в двойном размере. Для возмещения командировочных расходов сотруднику необходимо собрать все документы об оплате: чеки, квитанции, платежные поручения, и тогда все его расходы будут компенсированы.
О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ
Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.
Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 " " (далее – Положение № 749).
Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.
Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от ; ; ), а также Министерства труда и социальной защиты РФ ( от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные , на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " " (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований ).
Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации ( , ), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные .
Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от , от , от и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).
Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от и от пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от , Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).
С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от , предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.
Список литературы
- Об особенностях направления работников в служебные командировки: Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
- Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
- Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
- О заполнении личной карточки работника: Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
- Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
- от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
Работники предприятий могут покидать пределы своего рабочего места, чтобы выполнить служебное поручение в другом городе или стране. Такого рода работа возможна только по письменному распоряжению руководства и называется служебной командировкой. Порядок оформления командировки закреплен в Трудовом кодексе РФ. Максимальный срок служебной командировки по ТК РФ в 2019 году устанавливает работодатель, исходя из соображений целесообразности, сложности, требуемой эффективности решения производственных задач.
Что такое командировка
Служебной командировкой называют отправку одного или нескольких работников на какое-то время для выполнения производственных задач в другое подразделение. Отправлять в командировку имеет право руководитель предприятия своим распоряжением, на основании которого убывающему выдаются необходимые документы и денежные средства.
Определение понятия служебной командировки дается в статье 166 Трудового кодекса РФ
Кто и по каким критериям устанавливает длительность командировки
Продолжительность служебной командировки может быть такой, какая нужна работодателю для эффективного выполнения производственной задачи.
Во времена СССР порядок отправления работающих в командировки устанавливали распоряжения соответствующих министерств. Существовала Инструкция Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС СССР №62 , которая регламентировала действия руководителей предприятий в части распоряжений по такому критерию, как срок командировки. В соответствии с этим документом, директора заводов и организаций имели право устанавливать срок для выполнения задания вне предприятия не более 40 дней, без учета времени в дороге туда и обратно.
Для работников, связанных с монтажными, наладочными и строительными работами срок командировки мог быть продлен до года.
Более длительные командировки утверждались министерствами. Данные правила действовали на территории страны до принятия Постановления РФ от 13.10.2008 №749 . Этим нормативным актом утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» . Согласно п.4 «Положения» , решение о длительности командировки принимает глава организации, руководствуясь соображениями производственной и иной надобности, сложностью предстоящей работы и др. Поэтому, максимальный срок нахождения в командировке может быть любым, то есть - неограниченным.
Положения Инструкции №62 работодатель вправе использовать и в настоящее время, если они не противоречат ТК РФ. Поскольку Трудовой Кодекс не регламентирует минимальный и максимальный сроки командировки, работодатель вправе придерживаться п.2 Инструкции, который устанавливает минимальную продолжительность командировки - 24 часа . Если работник выполнил задание и вернулся на основное место работы в тот же день, командировочное удостоверение не оформляется.
День выезда командированного и день прибытия
Днем отъезда в служебную поездку считается дата отхода поезда, вылета самолета, отправления автобуса, такси. Если средство передвижения отправляется до 24.00 включительно дня отъезда, то днем отъезда считают текущие сутки. Если после - наступившие сутки. По такому же правилу определяется день прибытия к месту назначения.
Какие документы и зачем предоставляет командировочный по окончании поездки
Порядок возмещения расходов устанавливается локальными инструкциями или коллективным договором.
Вернувшись из служебной командировки, сотрудник обязан в течение трех дней предоставить:
- командировочное удостоверение, с отметками, удостоверяющими прибытие и отъезд с места, куда он направлялся;
- авансовый отчет;
- чеки и счета, подтверждающие расходы на транспорт, проживание, иные нужды, необходимые для выполнения производственных заданий.
Как оплачивается время командировки
Согласно ст.167 Трудового кодекса РФ, оплата в командировке производится по среднедневному заработку за каждый день отсутствия на рабочем месте. Среднедневной доход рассчитывается за календарный год, предшествующий наступлению времени командировки.
Расчет оплаты за дни командировки
Если работник отработал меньше года, определяется средний заработок за фактически отработанное до момента командировки время, даже если это время составляет несколько дней.
Определив расчетный период, бухгалтер убирает из него те выплаты, которые сотрудник получал, не работая: пособие по нетрудоспособности, отпускные, дни простоя по вине работодателя, отпускные по уходу за ребенком, и др.
Иными словами, для подсчета среднего заработка берется во внимание только доход, полученный за действительно проработанное время.
В результате, чтобы получить среднедневной заработок, выплаты, полученные в расчетном периоде за фактически отработанное время, делят на число отработанных дней расчетного периода.
Умножив полученную величину среднедневного заработка на число дней командировки, определяется заработок командированного в период выполнения служебного поручения вне основного места работы.
Если среднедневной заработок превышает обычный дневной, расчет оплаты командировочных дней ведется по среднедневному.
Если среднедневной заработок ниже, чем обычный дневной, вопрос выплаты по большему значению решается локальным распоряжениям руководства, как правило, в пользу работника.
Расчет суточных
Суточные - это денежные средства, выплачиваемые командированному из соображений достаточности их на удовлетворение им своих потребностей в течение суток. Документального подтверждения того, куда были потрачены суточные, не требуется. В РФ в 2019 году размер суточных для командировок по стране составляет 700 рублей, для зарубежных командировок - 2500 рублей .
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выплатить работнику суточные за каждый день командировки, включая выходные, праздничные, дни, потраченные на дорогу, время вынужденных задержек в пути.
Если командировка заграничная, суточные выдаются:
- в иностранной валюте по курсу на день выдачи;
- за последний день зарубежной командировки - по внутрироссийскому тарифу - 700 руб.
Последнее правило не является обязательным, но рекомендованным ИФНС, ссылающейся на то, что в последний день командировки работник пересекает границу РФ.
Направляя работника в зарубежную командировку, в числе иных расходов работодатель возмещает:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и др.;
- обязательные консульские сборы;
- сборы за право въезда автомобиля;
- расходы на оформление медицинской страховки;
- иные необходимые платежи и сборы.
Транспортные издержки, проживание . Оплачиваются по факту предоставленных проездных документов, гостиничных счетов, квитанций о комиссионных сборах за провоз багажа, и т.п.
Об особенностях оформления служебных командировок смотрите видеосюжет:
Немного о налогообложении
В командировочные расходы входят траты на дорогу, проживание, суточные. Также работник может совершать иные траты, заранее санкционированные работодателем.
Возмещение расходов производится в порядке, установленном трудовым договором или локальными НПА. При этом, если средняя зарплата облагается подоходным налогом, то командировочные расходы на проезд, проживание, связь, оформление виз, обмен валюты и пр., а также суточные, при соблюдении определенных правил, от НДФЛ освобождаются.
Облагаются налогом неподтвержденные документально командировочные расходы и суточные, если их размер превышает установленный нормативами. Если потерян билет, делается запрос перевозчику, и расходы возмещаются на основании выданной перевозчиком, подтверждающей факт поездки, справки.
Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье