Составляем график отпусков который будет работать. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать
Это один из самых важных документов в кадровом делопроизводстве, но путаются в нем как новички, так и профессионалы. Читайте о том, как составить и заполнить график отпусков, скачайте бланк и образец заполнения в Word и "умный" интерактивный график в Excel.
Читайте в нашей статье:
График отпусков на 2019 год
В то время как большинство из сотрудников занимаются подведением итогов за прошедший год, службы персонала готовят график отпусков для коллектива уже на новый период. Такая работа, как правило, должна начинаться задолго до даты, установленной в ТК РФ.
Уже за две недели до начала нового года график отпусков должен быть не только составлен, но и утвержден. А его разработка начинается еще раньше.
При планировании отдыха персонала стоит учесть множество факторов, чтобы рабочая сила была использована максимально эффективно и с минимальными рисками трудовых споров .
Обращайте внимание на последовательность предоставления отдыха. Не стоит отправлять одновременно весь отдел, иначе работать будет попросту некому. Учитывайте также загруженность производства и сезонность, если она имеется.
Трудовое законодательство не обязывает компании советоваться с мнением персонала. Однако, если учитывать только производственные факторы, на выходе можно получить внутриколлективные противоречия и обиды. Поэтому важно принять во внимание интересы всех сторон и выбрать оптимальный вариант.
Шаг 8. Сделайте выписки для структурных подразделений и .
Образец заполнения графика отпусков по новым правилам
Проще всего заполнять график отпусков по образцу. Использовать свой шаблон наниматель может, однако он должен содержать все предусмотренные законом реквизиты. Лучше взять готовый бланк (унифицированную форму) и доработать до той формы, которая будет отражать потребности предприятия.
1. В шапке документа указываются название компании и реквизиты документа. Обязательным является реквизит “УТВЕРЖДАЮ”. Проставляется дата и подпись руководителя. В зависимости от того, как удобнее вести планы для организации возможно составление не одного, а нескольких документов. Для каждой структурной единицы - свой.
Это удобно, когда численность компании составляет сотни, а то и тысячи человек. Если же компания относится к малому бизнесу, такие действия нецелесообразны.
2. При наличии профсоюза, его одобрение тоже нужно получить, а реквизиты занести в шапку документа.
3. Далее идет табличная часть документа. Заполнение ее интуитивно понятно. Сотрудники группируются, как правило, по структурным подразделениям. Если отдых работника будет разделен на несколько частей, то и в таблице этот сотрудник будет упоминаться не один раз.
4. Подписывает график руководитель кадрового подразделения.
“Умный график отпусков” представляет собой таблицу Excel с несколькими вкладками. Он позволяет не только заполнить стандартную форму, но и оценить ближайшие отпуска, а также увидеть картину распределения отдыха по датам в виде схемы.
Кем утверждается график отпусков
В первую очередь, при наличии первичной профсоюзной ячейки, требуется согласование с ней. Профсоюз оценивает, прежде всего, учтены ли права сотрудников, для которых отдых предоставляется в те даты, когда им удобно (несовершеннолетние, одинокие родители с 2-мя и более детьми и др.). После получения одобрения, реквизиты письма или иного обосновывающего это документа, вносятся в шапку документа. Одобрение руководителя предприятия может быть оформлено приказом либо подписью, в зависимости от используемой формы. Как оформить .
Надо ли сотруднику писать заявление на отпуск, если есть график
Когда работник идет отдыхать по плану, писать заявление не требуется. Но оно может понадобиться в том случае, если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику.
Стоит отметить, что согласовывать отдых человеку нужно не менее чем за 3 дня до его начала, учитывая дату получения отпускных. Несоблюдение сроков выплат влечет за собой административную ответственность.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Так как график является обязательным документом в компании (ст. 123 ТК РФ), за его отсутствие предусмотрены штрафы, установленные ст. 5.27 КоАП РФ.
Градация размеров наказания зависит, в первую очередь, от виновного. Максимальное наказание предусмотрено для юридических лиц: от 30 до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности до 90 суток. Для должностных лиц и ИП штраф: от одной до пяти тысяч. Для ИП также предусмотрена приостановка деятельности (до 90 суток).
Дата отпуска – вопрос, волнующий любого работника. И если в частных компаниях зачастую начальство решает, кто, когда и как долго будет отдыхать, то в фирмах, чтущих Трудовой Кодекс РФ, план составляют иначе. О том, как составить график отпусков на 2018 год, когда его утвердить и что обязательно нужно учитывать, вы узнаете прямо сейчас.
При разработке плана необходимо учитывать интересы не только руководства, но и сотрудников фирмы. Именно поэтому в первую очередь создают приказ о составлении графика отпусков, который обязывает руководителей узнать у подчиненных о планах на отдых. Опираясь на полученные данные, HR-менеджер составляет график.
Чтобы облегчить работу кадровикам, была разработана и утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 форма №T-7 для составления графика отпусков на 2018 год, найти и бесплатно скачать ее можно в Сети.
Важная информация: график отпусков 2018, согласно статье 123 ТК РФ, должен быть составлен и утвержден приказом руководства фирмы минимум за 14 дней до наступления календарного года. Таким образом, уже 17 декабря все сотрудники знают, на какое число заказывать билеты в путешествие.
Несмотря на то, что график утверждается заранее, могут возникнуть обстоятельства, которые вынудят пересмотреть его. К таким относят:
- Важное поручение, справиться с которым может только конкретный сотрудник.
- Переструктурирование предприятия.
- Внеплановую проверку контролирующими госорганами.
- Командировку, вызванную производственной необходимостью.
- Болезнь начальника, обязанности коего может выполнить только определенный специалист.
Изменения согласовываются с работником и фиксируются в соответствующем приказе или отдельном документе.
Вправе попросить изменить дату отпуска и работник. Уважительными на то причинами являются:
- Финансовые сложности;
- Семейные проблемы;
- личные обстоятельства.
Тем не менее одобрить или отказать в просьбе решает руководитель.
Стоит учитывать, что есть категории работников, которые вправе выбрать любую удобную именно для них дату. К таким счастливчикам причисляют:
- сотрудников моложе 18 лет;
- планирующих уйти в декрет;
- мужей, чьи жены находятся в декрете;
- почетных доноров;
- работников, у которых двое и более детей младше 12 лет;
- все те лица, которые перечислены в статье 322 ТК РФ.
Права работников
Права работников закреплены в Трудовом Кодексе РФ, согласно которому каждый работник, который проработал непрерывно на одном месте не менее 6 месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. Нужно учитывать, что рабочий год зачастую не совпадает с календарным, поскольку исчисляется со дня начала выполнения трудовых обязанностей. При этом вовсе не важно, занят сотрудник на трудовом месте полный рабочий день или лишь несколько часов. Рассчитывать на оплачиваемый отдых можно и до истечения полугода работы, но только лишь некоторым лицам, в том числе:
- женщинам до декрета и сразу после него;
- сотрудникам, не достигшим 18 лет;
- работникам, усыновившим малыша в возрасте до 3 месяцев.
Важные составляющие отпуска – сохранение средней заработной платы сотрудника и его места работы.
Минимальная продолжительность отпуска, закрепленная в Трудовом Кодексе, – 28 календарных дней. Для работников, чья трудовая деятельность зависит от сезона, время на отдых рассчитывают по формуле:
количество месяцев работы*2 дня отпуска
- сотрудники младше 18 лет отдыхают 31 календарный день;
- спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований – 30-40 к. д. (зависит от стажа);
- судьи – 30 к. д. (работающие в условиях Крайнего Севера – 51 рабочий день);
- инвалиды – не менее 30 к. д., столько же длятся выходные и у муниципальных и прокурорских служащих;
- занятые на работах с химическим оружием имеют право отдохнуть 56 или 49 к. д.
Уточнить или представителя той или иной профессии можно в статье 115 ТК РФ. Зачастую продолжительность устанавливается Постановлениями Правительства РФ. Выплата отпускных производится не позднее 3 дней до ухода на отдых, несвоевременная выплата является поводом для переноса даты ухода в отпуск.
Если на время отдыха выпадают нерабочие праздники, они не включаются в число календарных дней.
Видео : как ездить в отпуск за счет предприятия
График отпусков - обязательный документ для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.
Кто обязан составить график отпусков
График отпусков - это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.
Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.
Форма графика отпусков на 2018 год
У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:
- По унифицированной форме Т-7;
- По самостоятельно разработанной форме, бланк которой утвержден в учетной политики организации.
Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:
- графа 1 - наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- графа 2 - должность согласно штатному расписанию;
- графа 3 и 4 - фамилия, имя, отчество сотрудника;
- графа 4 – табельный номер сотрудника;
- графы 5–9 - данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха - запланированная и фактическая, основание для изменения запланированных отпускных сроков, дата предполагаемого отпуска)
- графа 10 - примечание (например, может быть указана причина переноса отпуска)
Срок составления графика отпусков на 2018 год
Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.
Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.
Этапы составления и утверждения графика отпусков на 2018 год
Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:
- Собрать пожелания сотрудников
- Заполнить график отпусков на 2018 год
- Согласовать с профсоюзом (при наличии)
- Подписать у руководителя кадровой службы
- Утвердить у руководителя компании
- Ознакомить сотрудников с графиком отпусков на 2018 год.
Рассмотрим более подробно каждый этап.
Сбор пожеланий сотрудников
В большинстве случаев по законодательству этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.
Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.
Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:
- женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
- супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
- совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
- сотрудники возрастом до 18 лет;
- жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.
Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.
Составить график отпусков на 2018 год
После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.
Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:
- работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3 лет), даже если они работают в режиме неполного рабочего времени (недопустимо использовать 2 и более отпусков одновременно);
- лица, с которыми заключены договора ГПХ.
Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.
Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.
Согласование с профсоюзом
Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.
Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.
Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.
Подписание у руководителя кадровой службы
После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.
Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.
Утверждение руководителем компании
Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.
Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график. Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.
Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.
Ознакомление сотрудников с графиком отпусков
Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.
Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:
- Составить отдельный документ (приложение) к графику отпусков;
- Дополнить таблицу графами для подписи сотрудников.
Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.
Что делать с новичками
График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.
В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:
- Предоставить отпуск на основании заявления сотрудника и оформить это приказом руководителя;
- Сделать приложение к графику отпусков, дополнив его информацией об отпуске нового сотрудника.
Что будет если не составить график отпусков
За несоставление или несвоевременное составление графика отпусков на очередной календарный год предусмотрены следующие штрафы (ст. 5.27 КоАП):
- для директора фирмы – от 1 000 до 5 000 руб.;
- для компании – от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушение будет совершено повторно, то наступает следующая ответственность:
- для директора – дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет или штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
- для компании – штраф от 50 000 руб. до 70 000 руб.
Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.
В статье:
Скачайте полезный документ:
График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда
График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.
График отпусков нужен, чтобы:
- Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
- Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
- Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
- Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.
Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.
Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.
Сведения, которые должны быть в образце:
- Реквизиты работодателя.
- Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
- Даты начала отпуска.
- Количество календарных дней отпуска.
- Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.
2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы
Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.
Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм
Шаг 1. Узнайте желания работников
Кого внести в новый график
Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.
Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.
Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.
Какие работники вправе взять отпуск вне графика
Документ-основание |
Норма |
|
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам |
Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам |
Часть 4 ст. 123 ТК |
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него |
Листок нетрудоспособности по беременности и родам |
Статьи 122, 260 ТК |
Работники в возрасте до 18 лет |
Статьи 122, 267 ТК |
|
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев |
Свидетельство о рождении |
Статья 122 ТК |
Совместители |
Справка с основного места работы |
Статья 286 ТК |
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности |
Свидетельство о рождении |
Статья 322 ТК |
Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).
Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.
Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.
Совет от редакции журнала «Кадровое дело»
Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:
Шаг 2. Составьте предварительные графики
Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.
Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:
- Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
- Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.
Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.
Шаг 3. Проверьте предварительные графики
Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.
Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.
Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.
Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков
Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.
Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.
Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков
График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.
Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.
- График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
- График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.
Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.
Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.
Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков
Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.
Экспертный ответ из «Системы Кадры»
Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России
Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.
Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.
Позиция вторая. Есть мнение, что…
Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.
Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.
Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.
По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.
Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год
Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.
Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.
Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.
Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.
В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.
В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.
В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.
В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.
Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.
Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.
Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.
Порядок утверждения
Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:
- Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
- Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
- Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
- График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
- Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
- Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
- Оформляется отдельный . Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.
В каком случае вносятся изменения
Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.
В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:
- При нахождении на отдыхе работник заболел;
- У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.
Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.
Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.
Порядок внесения изменений
Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.
Если это нужно сделать по желанию самого работника:
- Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
- Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
- Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют ;
- В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.
Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:
- Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
- Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
- Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
- В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.