Создание электронного акта в госзакупках. Акты в госзакупках в РК: акты выполненных работ, акт приема передачи товара, акт оказанных услуг

(ЭЦП или ЭП) применяется для обеспечения аутентификации действий заказчика. Она сохраняет конфиденциальность и подтверждает целостность загружаемых данных. При работе с порталом государственных закупок установка электронной подписи обязательна.Наша инструкция позволит самостоятельно провести все необходимые операции по настройке ЭЦП и подготовке рабочего места.

Предварительная подготовка к инсталляции ЭЦП для госзаказа

Перед началом необходимо удостовериться о наличии прав локального администратора рабочего места, в противном случае установка будет невозможна.

После этого установите КриптоПРО CSP. Эта программа представляет собой пакет криптографический пакет для защиты информации. Программа платная, а покупная лицензия дает доступ на год или бессрочный период — это зависит от финансовых возможностей пользователя. Сам пакет программы распространяется бесплатно разработчиком, скачать его можно на одноименном сайте.

Для проверки лицензии Крипто ПРО CSP, выберите Пуск - Программы - Крипто-ПРО.

Также понадобится:

1. Сертифицированный USB-носитель для ключа подписи. Рекомендуется приобретать только в удостоверяющих центрах.
2. Последние обновления Windows и Internet Explorer.
3. При установке программного обеспечения желательно отключить антивирус до конца манипуляций.

Как настроить ЭЦП для Госзакупок

Важно отметить, что ЭЦП для ИП для госзакупок оформляется и устанавливается ровно в таком же порядке, что и для других целей.

После приобретения комплекта подписи и установки КриптоПРО CSP, необходимо поставить драйвер для токена (носителя ключа) — они поставляются вместе с ним, производитель может быть разный, наиболее распространены носители Рутокен или eToken.

Так выглядит панель управления Рутокен.

Каждый Удостоверяющий центр имеет свои сертификаты, как правило она размещены на официальном сайте или передаются на электронном (CD-диск или флеш-носитель) носителе при покупке. При этом с ними передается инструкция по инсталляции.

Установка личного сертификата подписи. Устанавливается с выданного USB-носителя по инструкциям Удостоверяющего центра. Если следовать верно всем инструкциям, то установка ЭЦП занимает совсем немного времени и не требует каких-либо специализированных знаний.

Важно! Для бюджетных организаций предусмотрена процедура бесплатного получения сертификата ключа подписи в Удостоверяющем центре Казначейства.

Генерация ключей ЭЦП для госзакупок, инструкция

Шаг 1. Установить ПО «АРМ генерация ключей». Рекомендуем скачивать дистрибутив только с официального сайта Казначейства.

Шаг 2. Выбрать необходимую операцию - запрос на новый сертификат или перевыпуск на основании существующего сертификата.

В случае запроса нового — выбрать соответствующий пункт и нажать «Далее».

В случае перевыпуска на основании существующего — необходимо выбрать файл существующего сертификата и нажать «Далее».

Шаг 3. Выбрать необходимые роли пользователя, нажать «Далее».

Шаг 4. Заполнить все поля с информацией о владельце, нажать «Далее».

Перед самой генерацией все ранее введенные данные можно сохранить в отдельном файле, нажать «Сгенерировать».

Шаг 5. Выбрать тип носителя и придумать пароль, можно оставить поле пустым и тогда при подписании он не будет запрашиваться.

Важно! Запомните пароль! В случае потери восстановить его нельзя!

Шаг 6. Ключ сгенерирован и записан на носитель, также система предложит сохранить его на рабочий стол.

После получения подписанных форм и утверждения данных Удостоверяющим центром сертификат можно использовать в работе.

Как заполнять и подписывать электронные акты в госзакупках? А именно: акты приема-передачи товара, оказанных услуг и выполненных работ. В какие сроки надо оформить акты в госзакупках?

Из этой статьи вы узнаете:

Процедура исполнения договора была изменена в январе 2017 года. Так, документы об о государственных закупках, в том числе счета-фактуры, оформляются исключительно в электронной форме.

Исполнение договоров о закупках товаров

Последовательность исполнения договоров закупок при поставке товаров регламентирована пунктом 426 (далее – Правила ), и осуществляется следующим образом:

1) поставщик доставляет товар по месту поставки с предоставлением оригинала накладной , электронная копия которой прикрепляется к акту приема-передачи товара на веб-портале;

2) поставщик в день поставки товара оформляет акт приема-передачи товара посредством веб-портала. Если обязательства по договору полностью исполнены , одновременно вместе с актами поставщик направляет заказчику посредством веб-портала утвержденный электронной цифровой подписью в товарах;

3) заказчик в свою очередь принимает товар. В случае отказа в принятии товара он заполняет в акте информацию с указанием аргументированных обоснований – не позднее 3 рабочих дней со дня получения на веб-портале уведомления об оформлении поставщиком акта госзакупок (п. 426-4 );

Исполнение публичных договоров о закупках

Согласно п. 1 ст. 43 Закона проекты договоров о государственных закупках составляются в соответствии с типовыми договорами о государственных закупках товаров, государственных закупках работ и государственных закупках услуг, утверждаемыми уполномоченным органом. Данное требование не распространяется на договоры о государственных закупках, относящиеся к , которые составляются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Согласно публичным договором признается договор, заключенный лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность, и устанавливающий его обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такое лицо по характеру своей деятельности должно осуществлять в отношении каждого, кто к нему обратится (розничная торговля, перевозка транспортом общего пользования, услуги связи, энергоснабжение, медицинское, гостиничное обслуживание и тому подобное ).

Таким образом, в рамках публичного договора исключено требование в части предоставления поставщиками актов в случае, если учет производится посредством сертифицированных систем (приборов) учета.

★Что делать, если заказчик не подписывает акт на портале госзакупок?★

Екатерина Клопова юрист, автор журнала «Государственный заказ. Вопросы и ответы», эксперт электронной системы «ACTUALIS» по ГЗ

Действия поставщика, если он своевременно исполнил обязательства по договору и оформил акт оказанных услуг, но заказчик не подписывает акт на веб-портале государственных закупок?

Следует отметить, что согласно изменениям, внесенным в статью 263 Налогового кодекса Законом РК от 30 ноября 2019 года № 26-VІ, предусмотрен перенос поэтапного перехода на обязательную выписку ЭСФ всеми плательщиками НДС с 1 января 2019 года на 1 января 2019 года. Однако обязательства по оформлению электронных счетов-фактур при исполнении договоров государственных закупок необходимо выполнять в соответствии с требованиями Закона о государственных закупках и Правилами осуществления государственных закупок досрочно.

Заказчик не позднее трех рабочих дней со дня получения на веб-портале уведомления об оформлении поставщиком акта приема-передачи товара, выполнения работ, оказания услуг, заполняет в акте информацию по договору и подписывает его электронно-цифровой подписью либо отказывает в принятии товаров, работ, услуг с указанием аргументированных обоснований.

Документы для госзакупок

Банковская гарантия — один из самых распространенных способов обеспечения исполнения обязательств, при котором банк или иное кредитное учреждение — гарант выдает по просьбе принципала письменное обязательство уплатить кредитору (бенефициару) денежную сумму при предоставлении им требования об её уплате.

1. Ссылка на закупку – номер извещения.
2. Реквизиты (эл.почта – обязательно)
3. Свидетельства ИНН/КПП, ОГРН
4. Решение/протокол о назначении руководителя
5. Приказ о вступлении в должность руководителя
6. Устав
7. Выписка ЕГРЮЛ
8. Паспорт руководителя
9. Бух. отчетность за три последние отчетных периода. (с отметкой)
10. Декларацию на прибыль три последние отчетных периода
11. Справка ИФНС об отсутствии задолженности (при наличии)

Подписание акта приема-передачи товара

Согласно вступившим в силу с 1 января 2019 года изменениям документы об исполнении договора о государственных закупках, в том числе счета-фактуры оформляются исключительно в электронной форме независимо от того, являются участники государственных закупок плательщиками налога на добавленную стоимость или нет. Таким образом, исполнение договора осуществляется в следующей последовательности:

Для заполнения общих сведений следует выбрать в форме акта действие «Сведения». В форме заполнения общих сведений необходимо заполнить обязательные поля (сумма авансовых платежей; сумма оплаты с начала действия Договора; ранее заактированные суммы; сумма неустойки (штраф, пеня) за просрочку сроков поставки или ненадлежащего исполнения (частичного неисполнения) обязательств; количество просроченных дней; сумма, требуемая к перечислению Поставщику) и нажать «Сохранить»:

С 1 января 2019 года поставщики товаров, работ, услуг по договорам государственных закупок обязаны предоставлять акты, накладные и счета-фактуры в электронном виде

С 1 января 2019 года действует новая редакция пункта 26 статьи 43 Закона РК «О государственных закупках», которой предусмотрена обязанность поставщика по представлению документов об исполнении договора (акт приема-передачи товара, акт выполненных работ, оказанных услуг, счет-фактура) в электронной форме .

Формы документов, подтверждающих выполнение работ, услуг, передачи товаров, утверждены приказом МФ РК от 11 декабря 2015 года № 648 «Об утверждении Правил осуществления государственных закупок» (с учетом изменений, внесенных Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 3 октября 2019 года № 521) :

• Акт приема-передачи товаров по форме, согласно приложению 22-1 к Правилам осуществления государственных закупок.
• Акт выполненных работ (применяется для приемки-передачи выполненных работ, за исключением строительно-монтажных работ) по форме,приведенной в приложении 22-2 .
• Акт выполненных работ при выполнении строительно-монтажных работ, по форме 2-В.
• Акт оказанных услуг по форме, указанной в Приложении 22-3 .

Если Заказчик несвоевременно подписывает акт на веб–портале как должен поступать Исполнитель с выставлением ЭСФ

Исполнителем выставлен ЭСФ 01.03.2019, с указанием даты оборота 28.02.2019 г. В связи с корректировкой суммы Исполнитель 12.04.2019 г., затем 14.04.2019 выписывает исправленную ЭСФ к ранее выписанной ЭСФ от 01.03.2019 г. Однако, Заказчик отклоняет выписанную счет фактуру с оговоркой: «неверно указана дата оборота, нужно указать 14.04.2019 г.» Согласно условиям Договора, Исполнитель оформляет и направляет Заказчику посредством веб-портала утвержденный электронно-цифровой подписью акт оказанных услуг. Исполнителем после фактического оказания услуг был выставлен акт выполненных работ на веб-портале 28.02.2019 г. Однако, Заказчик не соблюдает правила приема исполнения Договора, установленных в частности пунктом 426-4 Правил осуществления государственных закупок, утвержденного Приказом Министра финансов РК от 1112.2015 г. «Заказчик не позднее трех рабочих дней со дня получения на веб-портале уведомления об оформлении поставщиком акта приема-передачи товара, выполнения работ, оказания услуг, заполняет в акте информацию по договору и подписывает его электронно-цифровой подписью либо отказывает в принятии товаров, работ, услуг с указанием аргументированных обоснований». В нарушение указанной нормы, Заказчик на веб-портале подписывает выставленный 28.02.2019 г. акт выполненных работ, только 14.04.2019 г. без каких-либо дополнительных уведомлений об отказе в принятии оказанных услуг до даты подписания (14.04.2019).

1. Насколько правомерно требование Заказчика об указании в ЭСФ даты оборота 14.04.2019 г.?
2. Если Заказчик не своевременно подписывает акт на веб – портале как должен поступать Исполнитель с выставлением электронной счет фактуры?
3. Есть ли административное наказание на не своевременное подписание акта на портале заказчиком?

Что нужно для участия в госзакупках в форме электронных торгов

Электронная подпись (ЭП) может заменить привычную подпись на документах, но в электронном документообороте. Поскольку речь в нашем случае идет о торгах на онлайн-площадках, без этого атрибута не обойтись. Но ЭП имеет несколько разновидностей, не все из которых подойдут для участия в госзакупках.

Пройти аккредитацию на федеральной площадке может любое лицо, физическое или юридическое. Правила оформления на каждой имеют некоторые различия, однако всегда требуется ЭП, заявление, выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ (кроме физлиц), копия учредительных документов, ИНН, документы, удостоверяющие личность, а также подтверждающие полномочия (доверенности, решения руководящего органа, копия Устава и т.п.), контактные данные. Также необходимо указание максимальной суммы сделки для электронных аукционов. Все бумаги нужно отсканировать и предоставить в формате.jpeg или.pdf. Другие требования к предоставлению документов можно уточнить на сайтах площадок, однако расширять перечень, указанный статье 61 № 44-ФЗ администрация не вправе.

Что нужно, чтобы принять участие в гостендере

Аукцион – еще один способ проведения торгов, предоставляющих возможность заключения госконтракта заказчиком с лицом – компанией, предложившей самую низкую цену на выполнение госзаказа. Как и в случае с участием на торгах, аукцион может быть открытым либо закрытым. Про проведение аукциона претендент на участие может узнать через размещение уведомлений о начале аукциона в печатных изданиях. Принцип аукциона заключается в том, что участник должен предложить цену, ниже заявленной заказчиком. Снижение цены осуществляется с шагом в 5% и победителем на аукционе станет та компания, которая предложит самую низкую. Что касается процедуры подачи заявки на участие, их рассмотрения комиссией заказчика и отбора участников, все эти процедуры схожи со схемой участия на торгах в виде конкурса.

Проведение торгов в качестве электронных аукционов является более современной формой определения поставщика для осуществления госзакупки, так как связь между сторонами (госзаказчики и претендующие на участие в электронных аукционах компании) осуществляется посредством сети Интернет. Такой вид торгов проводится на специальных торговых площадках, где взаимоотношения и соответствие требованиям регулируется администратором сайта. Чтобы участвовать в электронных аукционах, компания должна пройти аккредитацию на сайте госзаказчика в установленные ним сроки. Заявки в таком случае подаются в качестве электронных писем и состоят их двух частей: первая рассматривается комиссией на предмет соответствия поставщика; вторая обеспечивает непосредственное участие, так как в ней указывается ценовое предложение. При проведении электронных аукционов, компании делают ставки с шагом в 0,5-1%. Дважды одну и ту же цену ИП или другой участник предлагать не может. Однако, если предложение с одинаковой стоимостью контракта поступило от двух разных участников, это не значит, что они обе выиграли. В подобных ситуациях выбирается физическое (ИП) или юридическое, выдвинувшее предложение первым.

Госзакупки что это такое и как в них участвовать

Начинающие участники госзакупок допускают множество элементарных ошибок. Часто это приводит к потерям времени, денег и разочарованию. Участие в госзакупках требует слаженных, четких и уверенных действий, где нельзя полагаться на авось. Это не только конкуренция с другими компаниями или индивидуальными предпринимателями.

• Механизмы госзакупок определены в законодательстве, постановлениях Правительства
• Само понятие тендер официально в системе государственных закупок не используется
• Применяется термин «закупки», их совокупность называется контрактной системой
• Госзакупки осуществляются на конкурентной основе и призваны экономить средства госзаказчиков

Как пройти регистрацию на сайте Госзакупки

• Обновляем версии установленных утилит, если они не соответствуют вышеуказанным требованиям, и перезагружаем ПК.
• В IE активируем протокол TLS 1.0. Для этого в меню браузера проходим по пути «Инструменты» – «Свойства обозревателя» – закладка «Дополнительно». В появившемся окне отмечаем флажком поле «TLS 1.0».
• Устанавливаем CryptoPro.
• Устанавливаем необходимые сертификаты. Для этого скачиваем серверные сертификаты с официального сайта Госзакупки (всего их четыре) и выбираем для каждого из них «Установить сертификат». Нажимаем «Далее», отмечаем галочкой «Поместить сертификаты в выбранное хранилище», кликаем по «Обзор», отмечаем «Доверенные корневые центры сертификации» и нажимаем «Готово».
• Добавляем сайт Госзакупки в IE в перечень доверенных узлов. При этом проходим по пути «Сервис» – «Свойства обозревателя» – «Безопасность» – «Надёжные узлы» – «Узлы». Снимаем флажок возле «Для всех узлов требуется проверка серверов https» и в графе «Добавить в зону узел» вводим: http://zakupki.gov.ru/ и https://zakupki.gov.ru/.
• Инсталлируем компонент Sign.cab и перезагружаем браузер.
• Настраиваем считыватели. Из «Панели инструментов» запускаем КриптоПро, открываем вкладку «Оборудование» и кликаем по «Настроить считыватели».

В отношении первого требования все относительно просто: обращаемся в Федеральное Казначейство со сведениями о создаваемой компании и получаем сертификат для регистрации нового пользователя на Госзакупках. С выполнением же второго пункта дела обстоят немного сложнее.

Как заработать на госзакупках: пошаговая инструкция

Электронные торговые площадки позволяют получать крайне выгодные предложения от организаций в самых различных отраслях. Они работают по принципу аукционов – заказ получает компания с самым заманчивым предложением. Принять участие в них может любая организация, однако для того, чтобы одержать победу, необходимо знать правила и алгоритмы работы.

Если рассматривать государство с точки зрения коммерческой структуры, то, как и любая организация, оно нуждается в оказании определенного рода услуг. Поскольку масштаб работы государства огромен и затрагивает абсолютно все сферы жизни, то и перечень необходимых услуг практически неограничен.

ЭЦП для госзакупок: сущность

Для организации оборота документов в сфере госзакупок необходимо оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭЦП) (п. 3 ч. 1 ст. 4, ч. 1 ст. 5 закона № 44-ФЗ). Она представляет собой зашифрованную информацию об ответственности конкретного лица за сведения, содержащиеся в документе, и заменяет простую подпись и печати.

Возникает вопрос: получить ЭЦП для госзакупок можно только на конкретного сотрудника как представителя организации или допускается выдача электронной подписи на организацию без указания сотрудника? Ч. 3 ст. 14 ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — закон № 63-ФЗ) допускает обе возможности: первую как общее правило, вторую — как исключение в случаях оказания госуслуг или выполнения государственных функций. Регламент получения сертификатов ключей подписи и использования электронной подписи, являющийся приложением к соглашению с операторами действующих в данной сфере электронных площадок, возможности получать подпись «на организацию» без указания уполномоченного лица не предусматривает. Соответственно, ЭЦП должна выдаваться организации с указанием конкретного представителя.

ВАЖНО! Ключ ЭЦП, используемый для торгов при госзакупках, можно получить только в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством связи и массовых коммуникаций (на сайте этого госоргана предусмотрена возможность скачать электронную таблицу-список действующих центров).

Оформление ЭЦП

Перечень документов для изготовления ключа ЭЦП для госзакупок определен ст. 18 закона № 63-ФЗ.

Для изготовления ключа ЭЦП юридическому лицу необходимо представить в удостоверяющий центр:

• свидетельство о регистрации в качестве юридического лица;
• документы об избрании и назначении руководителя;
• доверенность на право подписи, если ЭЦП выпускается не на руководителя организации.
• удостоверение личности будущего владельца ключа ЭЦП (паспорт);
• его СНИЛС;
• свидетельство о присвоении ИНН.

После подачи пакета документов удостоверяющий центр обязан выдать ключ электронной подписи. Конкретный удостоверяющий центр самостоятельно регламентирует сроки и порядок изготовления сертификата ключа ЭЦП. На практике оформление может занять от 3 до 5 дней.

Владелец электронной подписи получает:

• ключ для создания подписи;
• сертификат для проверки ключа электронной подписи.

Сертификат является документом (бумажным или электронным), подтверждающим принадлежность ключа владельцу сертификата (п. 2 ст. 2 Закона № 63-ФЗ). Образец сертификата, к примеру, можно найти на сайте Налоговой службы России.

Для работы с ЭЦП на компьютере устанавливается специальное программное обеспечение — криптопровайдер. Им оснащают компьютеры, на которых планируется в дальнейшем использование ЭЦП.

Таким образом, для подтверждения легальности электронных документов и гарантии законности действий должностных лиц при осуществлении госзакупок необходима ЭЦП. Для ее получения нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр с требуемым пакетом документов.

В ЕИС (Единая информационная система) и на пяти основных электронных площадках для совершения таких действий как изменение полномочий пользователя, внесение изменений в регистрационные данные организации, публикация различных сведений, направление проекта и подписание контракта, требуется .

Ее можно приобрести как в специализированных организациях (), так и на самих площадках (как правило, они предлагают такую услугу). Оформление ЭЦП для ИП для госзакупок ничем кардинально не отличается от оформления для юридических лиц.

Пошаговая инструкция настройки ЭЦП

Чтобы участвовать в электронных торгах, вам нужно знать, как настроить ЭЦП для госзакупок. Для этого:

1. Получите в удостоверяющем центре электронную подпись и специальную программу для работы с ней.
2. Установите подпись и средство электронной подписи на компьютер.
3. Настройте Internet Explorer для работы.

Для использования сертификата ЭЦП вам нужны токен и средство электронной подписи.

Токен с разъемом USB по внешнему виду напоминает обычную флешку. Он может записать и хранить несколько подписей. В России чаще всего предлагают токены следующих брендов: Рутокен, eToken и JaCarta.

Средство электронной подписи — это специальное программное обеспечение (криптопрограмма), функции которого позволяют создавать и проверять электронную подпись, шифровать и дешифровать информацию. Самое распространенное средство электронной подписи — КриптоПро CSP. Его можно приобрести либо в той же организации, что выдала ЭЦП, или же в компаниях реализующих программное обеспечение.

Настройка рабочего места

Настройка ЭЦП для госзаказа состоит из пяти этапов:

Этап 1. Убедитесь, что КриптоПро CSP установлен и работает правильно. Для этого в Панели управления компьютера перейдите в раздел Все элементы панели управления, найдите криптопрограмму и, щелкнув по ней правой кнопкой мыши, выберите в меню пункт Свойства. Откроется новое окно. Нужная информация на вкладке Общие.

Этап 2. Проверка настройки вашего токена в зависимости от бренда: Рутокен, eToken и JaCarta. Должен быть установлен драйвер нужного токена. Скачать их можно на официальном сайте производителя.

Чтобы проверить, откройте приложение Токена и выберите О программе.

Этап 3. Установка сертификатов электронных подписей. Не забывайте что у сертификатов существует срок действия.

Этап 4. Установка сертификатов удостоверяющего центра, в котором вы получили ключ. Для этого в криптопрограмме выберите Сертификаты.

Этап 5. Проверка настроек браузера:

1. Чаще всего электронные торговые площадки и ЕИС гарантируют корректную работу только через браузер Internet Explorer.
2. Проверка настроек браузера.
3. Проверка дополнений браузера. Самое распространенное дополнение — CAPICOM. Установите его.

Чтобы получить ЭЦП для заказчика в ЕИС по 44-ФЗ, необходимо выполнить генерацию ключей ЭЦП для госзакупок, инструкция и программа для которой находятся на сайте казначейства.

Настройка ЭЦП для Заказчика

Настройка браузера

Шаг 1. Проверьте настройки безопасности браузера. Для этого нажмите на кнопку Сервис и в меню выберите пункт Свойства браузера.

Шаг 2. Перейдите на вкладку Безопасность. Выберите Надежные сайты, затем нажмите кнопку Сайты.

Шаг 3. В открывшемся окне в поле «Добавить в зону следующий узел» введите адрес сайта ЕИС — zakupki.gov.ru. После этого нажмите Добавить.

Шаг 4. Проверьте параметры безопасности. Для этого на той же вкладке Безопасность нажмите на кнопку Другой.

Шаг 5. Откроется новое окно. Убедитесь, что установлены такие параметры, как на скриншотах ниже. Когда все готово, жмите ОК.

Шаг 6. Включите блокировку всплывающих окон. Для этого перейдите на вкладку Конфиденциальность и выберите соответствующий пункт меню.

Установка личного сертификата

Шаг 1. Зайдите на вкладку Сервис в криптопрограмме, например, КриптоПро CSP, и нажмите на кнопку Установить личный сертификат.

Шаг 2. В Мастере установки выберите нужный файл сертификата с расширением.cer.

Шаг 3. В следующем окне проверьте данные сертификата и нажмите Далее.

Шаг 4. Нажмите Обзор и выберите необходимый ключевой контейнер.

Шаг 5. Выберите хранилище и нажмите ОК.

Шаг 6. В последнем окне еще раз проверьте, что указана верная информация, и нажмите на кнопку Готово, чтобы завершить установку.