Выписка из приказа о приеме на работу: образец. Как оформить выписку из приказа Выписка из приказа на отпуск образец
Пошаговая инструкция по заполнению документа, готовые образцы оформления, требования по срокам и советы экспертов - в статье.
В статье:
Действующий образец журнала для вашей компании:
Кому и в каких случаях необходима выписка из приказа, образец
Закон наделяет работника правом в любой момент обращаться за выписками, справками и копиями документов, связанных с его работой, к актуальному или бывшему работодателю. Запрос должен быть письменным, в форме заявления. Ситуации, в которых не обойтись без официальных документов, подтверждающих занятость, уровень дохода и другие особенности трудового статуса, возникают сплошь и рядом: оформление кредита в банке, получение социальных пособий, обращение в надзорные органы, пенсионный фонд или судебные инстанции.
Подсказка кадровика. Как работать с запросами сотрудников
Перечень документов, которые сотрудник вправе запросить, открыт. По сути, речь идет о любых документах, которые имеют непосредственное отношение к трудовой деятельности работника: трудовой книжке, , приказах по личному составу, справке по форме 2НДФЛ и т.д. Вид запрашиваемого документа обязательно указывается в заявлении. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как делать выписку из приказа (образец) , какие сведения может содержать справка с места работы и в какой срок оформляют документы на сотрудника по запросу государственных органов.
Внимание! Выписки и другие документы, связанные с работой, выдают бесплатно.
Как пишется выписка из приказа (образец)
Небольшие по объему распоряжения, в которых содержатся сведения только об одном работнике, можно копировать. Заверенная копия выдается работнику. Но если документ занимает несколько страниц, содержит конфиденциальные сведения или персональные данные других сотрудников предприятия, полностью копировать его для передачи третьим лицам - не лучшая идея. В таких случаях оформляют выписку. В отличие от полной копии документа, она не отражает все его содержание. Выписывают только ту часть сведений, которая касается конкретного работника и необходима ему для официального обращения в какую-либо инстанцию. Обратите внимание, с юридической точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны, если на них присутствуют все необходимые реквизиты и визы.
Образец выписки из приказа с комментариями эксперта
★ За нарушение правил обработки персональных данных и разглашение сведений личного характера о работниках третьим лицам предусмотрены крупные штрафы. Даже незначительные ошибки, выявленные Роскомнадзором во время очередной проверки или на основании поданных сотрудниками жалоб, могут иметь серьезные последствия. , вступившем в силу с 23 февраля 2019 года, и ужесточении требований к работодателям читайте в журнале «Кадровое дело».
Чем выписка из приказа по основной деятельности отличается от выписки из документа по личному составу
Выписка из приказа по личному составу - это документ, при оформлении которого копируется полностью или частично распорядительный раздел приказа (после слова «приказываю»). В то время как из распоряжений по основной деятельности выписывается лишь констатирующая часть.
Приказы по основной деятельности издают для решения стратегических и оперативных задач, стоящих перед организацией, а также с целью исполнения законодательных актов и решений надзорных органов.
К приказам по личному составу относятся все распоряжения, касающиеся трудовых отношений и кадровых процедур:
- приема на работу и увольнения;
- временных или постоянных переводов;
- предоставления отпуска;
- направления в командировку;
- поощрений и дисциплинарных взысканий.
Сроки выдачи выписка из приказа на отпуск
Недостаточно знать, как написать выписку из приказа, нужно еще и сделать это в срок, Выписку оформляют в трехдневный срок с момента получения письменного запроса (ст. 62 ТК РФ). Статус заявителя на срок не влияет: даже если за выпиской обращается бывший сотрудник компании, у работодателя есть всего три рабочих дня, чтобы выполнить его просьбу. Готовый документ выдайте заявителю лично или отправьте по почте с его согласия.
Памятка кадровику: какие справки и выписки выдавать сотрудникам
Существует ли унифицированный бланк выписки из приказа
Обязательного бланка документа нет, поэтому ориентироваться стоит на общие нормы кадрового делопроизводства и актуальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ можно заполнять от руки или на компьютере, главное - наличие «живых» подписей. Рекомендуем использовать фирменный бланк компании, поскольку на нем уже есть базовый набор реквизитов. Но подойдет и обычный лист формата А4.
Как правильно сделать выписку из приказа: пошаговая инструкция
Шаг 1. Укажите наименование организации. Запись должна соответствовать наименованию юридического лица, закрепленного учредительными документами.
Шаг 2. Укажите реквизиты приказа, из которого делается выписка. А именно: название и тип документа, номер, присвоенный при регистрации, и дату издания.
Шаг 3. Проставьте дату и место оформления выписки. Достаточно указать город, полный юридический адрес прописывать не нужно.
Шаг 4. Процитируйте часть приказа, содержащую все необходимые сведения. Например, из приказа о поощрении нескольких сотрудников выпишите мотив и вид поощрения, а затем - фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер работника, запросившего выписку. Текст должен совпадать с подлинником, даже незначительные изменения и корректировки недопустимы. Не забудьте указать основания кадрового решения, о котором идет речь: делая выписку из приказа об увольнении сотрудника по собственному желанию, укажите реквизиты заявления, о приеме на работу - реквизиты трудового договора, и т.д.
Шаг 5. Укажите, где хранится подлинник документа . Напишите название организации-работодателя, а также номер и год оформления дела, в которое подшит подлинник.
Шаг 6. Проставьте визы и печати . Обычно выписки из приказов заверяются подписью ответственного должностного лица, например, начальника отдела кадров, и руководителя организации. Рядом сделайте запись «Верно», подтверждающую, что содержание документа полностью совпадает с текстом исходника.
Выписка из приказа. Универсальный образец
★ Как оформить выписку из приказа (образец), если организация отказалась от использования печати? Ограничиться подписями ответственных должностных лиц: отсутствие печати не сделает бланк недействительным, если все остальные реквизиты оформлены правильно. Но если компания использует печать в работе, проштампуйте выписку, чтобы у принимающей инстанции не возникло сомнений в подлинности предоставленного документа.
Какие данные копируют из распоряжения об увольнении
Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника.
Укажите в документе:
- реквизиты трудового договора - регистрационный номер и дату оформления;
- точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
- сведения о работнике, с которым заключался договор - фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
- реквизиты документа-основания, в данном случае - написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.
Далее заверьте документ в стандартном порядке. По такой же схеме оформляют выписку из приказа о премировании (образец), приеме на работу, направлении в командировку, переводе на другую должность и других кадровых решениях, касающихся личного состава.
Памятка кадровика. Документы, которые выдают работнику при увольнении
Порядок регистрации выданных по запросу документов
Нужно ли регистрировать каждую выданную работодателем выписку из приказа о командировке, премировании, переводе, увольнении? Заведите внутренний журнал учета выданных копий, справок и выписок, используя типовой бланк или локально разработанный аналог.
Каждый раз, оформляя выписку по просьбе работника, отражайте в журнале:
- автора запроса с указанием его контактных данных;
- регистрационный номер заявления и дату его получения;
- название, дату и регистрационный номер выданного документа.
Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам
Получая выписку на руки, сотрудник должен расписаться в соответствующей графе журнала. Обратите внимание. Закон не обязывает вести строгий учет выданных выписок, но наличие журнала существенно облегчает работу с документами и подтверждает, что работодатель правильно и в срок реагирует на полученные от работников запросы.
Получив от работника заявление на выписку из приказа, имеющего непосредственное отношение к его трудовой деятельности, работодатель обязан удовлетворить запрос. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней.
Специальной формы для таких случаев не существует, можно использовать фирменный бланк компании или обычный лист бумаги, заполняя его от руки или на компьютере. Чтобы выписка считалась действительной, ее необходимо завизировать надписью «Верно», подписями начальника кадровой службы и руководителя организации, а также печатью, если работодатель ее применяет.
Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.
Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.
Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.
Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.
В каких случаях нужна?
Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).
Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.
Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.
Как сделать выписку?
Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.
Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).
Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:
- аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
- Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
- Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
- Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).
Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.
Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.
Сроки действия
Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.
У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.
Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.
Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.
Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.
К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.
Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.
Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.
То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.
Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.
ФАЙЛЫ
Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.
Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.
Назначение выписки
Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.
Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.
Чем отличается выписка от копии
Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника . С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.
Как получить выписку из приказа
Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).
Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.
Правила составления выписки из приказа
Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано
- название фирмы,
- дата и место составления выписки,
- подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.
Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).
Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.
Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.
Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.
Пример составления выписки
- Вверху документа пишется полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
- Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
- После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
- Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
- В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.
На практике, когда приказ имеет небольшой объем, потребность в том, чтобы делать выписку, не возникает, достаточно просто сделать копию. А вот если документ имеет значительное количество страниц, а необходимая информация занимает только его малую часть, необходимо делать выписку. Выписку также часто делают из соображений конфиденциальности.
Возьмите за основу образец, согласно которому обычно оформляется выписка из приказов:
- во-первых, полное воспроизведение реквизитов , вид документа при этом изменяется с «ПРИКАЗА» на «ВЫПИСКУ ИЗ ПРИКАЗА», дата и номер сохраняются;
- преамбулу приказа, то есть его начальную часть сохраняют неизменной, в случае ее отсутствия достаточно слова «ПРИКАЗЫВАЮ»;
- далее производят выписку только необходимых пунктов из распорядительной части приказа;
- далее следует указать инициалы и фамилию лица, которое подписало приказ, и его должность, при этом личной подписи данного лица не требуется;
- выписку из документа всегда нужно заверять аналогично , то есть с произведением записи «ВЕРНО», обозначением должности и подписью (с расшифровкой) заверяющего, датой и печатью для сторонней организации; более подробно вопросы этой темы рассматривает отдельная статья.
По схожему образцу оформляется выписка из приказов по личному составу. Принципиальное отличие состоит в отсутствии части текста, который объясняет причины издания приказа (преамбулы). В связи с этим выписка интересующего пункта производится из распорядительной части («Перевести…», «Принять…» и пр.), все остальное аналогично выписке из приказов, касающихся основной деятельности организации.
Более наглядно и понятно это будет выглядеть на конкретном примере:
Образец выписки из приказа
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЛИЗКО»
(ОАО «Близко»)
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
г. Новгород
О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда
В целях обеспечения положений Трудового кодекса РФ п р и к а з ы в а ю:
- Инженеру ОТ Кабинкиной А.Н. обеспечить аттестационную комиссию литературой методического содержания. В срок до 10.05.2014 г.
Директор | А.Д. Сметанина |
Секретарь | Подпись | Е.О. Корочкина |
Думаем, что теперь при необходимости составить выписку из приказа у вас не возникнет никаких трудностей.