Заявка на командировку образец скачать ворд. Командировочное удостоверение: необходимость и порядок оформления
Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.
Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.
Кто оформляет командировочное удостоверение
Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.
ФАЙЛЫ
Порядок оформления Т-10
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Часть 1
Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
Часть 2
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Часть 3
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
Во-первых, в качестве предисловия хотим объявить, что бланк командировочного удостоверения, которое действует в 2016 году, у нас можно скачать прямо сейчас, формат выставленного образца - Ворд
21.06.2016Теперь об изменениях и новшествах, которые произошли в отношении командировочного удостоверения в 2016 году.
Раньше работодатель был обязан перед отправкой работников в командировку по территории Российской Федерации и стран СНГ, составить служебное задание, которое в печатном виде оформлялось соответствующим приказом и удостоверением. Подсчет командировочных расходов как раз происходил с учетом этой документации, соответственно списывание опиралось как раз на этот перечень бумаг.
Но теперь бюрократическая волокита ушла в прошлое, работодатели полностью освобождены от этой участи. Подтверждает этот факт постановление Правительства Российской Федерации, вступившее в силу 29 декабря 2014 года, регистрация документа была проведена под номером 1595. Хотя для тех, кому было удобно пользоваться удостоверениями, не запрещается делать это по старинке и сейчас.
Что подразумевают обновленные требования по оформлению командировки?
- От руководства организации обязательно требуется подтвердить командировку составлением приказа, заверенного собственной подписью.
- В документе указывается сразу несколько важных компонентов: записывается задание для сотрудника, с которым он выезжает из города.
- Попросите сотрудника сохранить билеты и другие проездные, которые подтвердят налоговикам факт того, что командировка имела место быть.
- У работодателя может тотчас возникнуть вопрос - а что если коллега перемещается на собственном авто? Тогда к приказу подкалывается служебная записка, где есть путевые листы, чеки, квитанции.
Еще один немаловажный нюанс - как оформлять командировки за границу? Участь составления командировочного удостоверения никоим образом не касалась выезда за пределы России, и на сегодняшний день тоже ничего не изменилось. Достаточно пометки погранслужбы на соответствующем листе загранпаспорта работника.
Как правильно заполнить командировочное удостоверение, бланк
Если вы все же приняли решение составить командировочное удостоверение, следует придерживаться формы Т-10, которую предприятие может слегка дополнить и даже внести от себя добавочные строки.
Когда сотрудник явится в то место, где проходит его командировка, он должен указать когда приехал, а после когда уехал. Этот простой прием позволит предприятию списать затраты на командировочные.
Если целью работника является посещение сразу нескольких городов или других населенных пунктов, обозначить его передвижение становится сложнее, потому что в удостоверении по закону намечается всегда только 1 конечный пункт.
Как законно решить этот вопрос?
- Выпишите сразу несколько справок, где будут записаны разные города.
- Если эта процедура кажется вам слишком трудоемкой, можно при помощи компьютера добавить недостающие графы.
Чтобы скачать удостоверение по командировке, нажмите активную ссылку.
Скачать образец фиксации данных в командировочной справке можно .
Список документов, позволяющих подтвердить затраты по командировочным
Новые требования по тому, как можно подтвердить и объяснить командировку, указывают на самый основной документ - решение директора предприятия, о чем идет речь в пункте 3 Положения о командировочных выездах. Формат как правильно обозначить бумагу, выбирает сам работодатель. Чаще используют распоряжение или приказ. Приказ может выглядеть в формате № Т-9 от 2004 года. Разрешается самостоятельно разработать бланк, с учетом того, что сюда будут входить положенные графы для заполнения. Записывать упоминание о служебном задании нет необходимости.
А вот что нужно сделать в обязательном порядке - так это занести информацию в журнал, в котором ведется учет работников, отправившихся в командировку. Здесь должны находиться сведения по ФИО респондента, полное название предприятия, которое он представляет в поездке, а также окончательный, планируемый пункт назначения. Там, где указывается командировочная справка, в ее отсутствии поставьте ручкой прочерк. Конкретные даты, когда проходила командировка, фиксируются в табеле учета рабочего времени, формы носят названия Т-12 и Т-13. Во время пребывания сотрудника в командировке всегда проставляется значение К.
Не забудьте по возвращении коллеги из командировки на протяжении первых 3 дней запросить у работника авансовый отчет, где указано, на какие нужды были израсходованы денежные средства. Безусловно одних только слов недостаточно, поэтому заранее предупредите трудящегося о том, что ему придется откладывать чеки, договора и наконец квитанции на оплату жилья, питания, заправки личного транспорта, они понадобятся бухгалтерам.
После того как должным образом оформлен авансовый отчет, его нужно показать в бухгалтерию, с учетом этого документа и создается отчетность относительно бухгалтерского и налогового учета.
Особенности подсчета зарплатных налоговых отчислений с командировочных затрат*
Вид расхода |
Страховые взносы и взносы на травматизм |
|
Суточные, в том числе при однодневных командировках |
Налогом не облагаются суммы выданных суточных в пределах: — 700 руб. за каждый день командировки по России; — 2500 руб. — при командировках за границу за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916). С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и 2500 руб.), удержите НДФЛ. Сумму превышения отразите в справке 2-НДФЛ с кодом дохода 4800 (письмо Минфина России от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256). Если суточные работнику выданы в валюте, то для расчета сверхнормативной выплаты пересчет суточных в рубли сделайте на дату утверждения авансового отчета. Напомним, что авансовый отчет работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (письмо Минфина России от 29.12.2014 № 03-04-06/68074) |
Затраты на суточные не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации (п. 2 ст. 9Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). На нормативы, установленные в целях расчета НДФЛ, ориентироваться при расчете взносов не нужно. Принимайте во внимание именно те нормы, которые установлены внутренним приказом по организации |
Расходы на проживание |
Расходы на проживание не облагаются НДФЛ в полной сумме, если подтверждены документами (счетами из гостиницы). Если же подтверждения расходов нет, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах: — 700 руб.— за день нахождения в командировке в РФ; — 2500 руб. — за день нахождения в загранкомандировке. С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и 2500 руб.), удержите НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) |
Затраты на проживание и проезд не облагаются страховыми взносами, если документально подтверждены билетами, счетами гостиницы (п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и ст. 20.2Закона № 125-ФЗ) Если же расходы не подтверждены, начислите страховые взносы на всю сумму компенсации (письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 № 3416-19) |
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно |
Не облагаются НДФЛ в полном объеме, если подтверждены документально — билетами, путевыми листами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же билетов нет, НДФЛ с суммы документально не подтвержденных расходов на проезд удержите после утверждения авансового отчета |
* Если рассчитываются отчисления по единому налогу УСН, выданные командировочные суммы входят в полное значение, но только тогда, когда прилагаются обуславливающие бумаги - приказы руководства, проездные билеты на железнодорожном транспорте, счета, выставленные и оплаченные отелю, где проживал сотрудник, служебные записки. Желание включить в налоговую базу взносы по суточным оформляется путем заполнения нормативного акта, где фиксируются нормы суточных, которые действуют и приняты в определенном пределе для разных стран. Но не нужно ограничиваться одной только принятой величиной суточных, в правах предпринимателя утвердить собственную цифру, главное - подтвердить ее документацией и чеками с поездки.
Иногда предприятие может отправлять своих работников в служебные поездки с целью выполнения поставленной производственной задачи. Среди документов, которые часто оформляют для такой поездки, встречается также командировочное удостоверение. Последние изменения в законодательстве разрешают не использовать его, но многие компании все же продолжают применять этот бланк.
До 2015 года командировочное удостоверение было обязательным документом, если оформлялась . Оно служило для определения сроков пребывания в поездке, а также подтверждало период начисления суточных.
С 2015 года его, а также несколько других бланков, признали необязательными к использованию.
Теперь заполнять удостоверение нужно только в том случае, если это прямо указано в учетной политике, в , либо в прочих компании. При его отсутствии, сроки поездки можно подтверждать билетами, чеками из гостиницы, служебной запиской и прочими бумагами.
Теперь основывается на составлении приказа на командировку, на основании которого уже заполняется командировочное удостоверение. Для него существует унифицированная форма Т-10, подготовленная Госкомстатом. Она может заполняться вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере при помощи специальных программ.
После проставления всех подписей и печатей, документ передается работнику. Он действителен при предъявлении его вместе с паспортом либо другим документом, подтверждающим личность и указанным в бланке.
Вместе с удостоверением может оформляться (оно также теперь не является обязательным). В нем проставляются указания, которые сотрудник должен решить во время поездки, а также работнику в нем нужно отразить отчеты об их исполнении. Организация может разработать свой бланк и объединить командировочное удостоверение и служебное задание в один документ.
Внимание! После возврата из поездки, работник должен заполнить авансовый отчет, приложить к нему проштампованное за время поездки удостоверение, и передать их в бухгалтерию вместе с подтверждающими расходы документами.
Может ли принимающая сторона отказаться ставить отметки?
Поскольку командировочное удостоверение больше не являются обязательным документом, принимающее предприятие может отказаться ставить в нем печати. И это не будет считаться нарушением правил его оформления.
Если печати отсутствуют, срок командировки определяют с помощью:
- Дат в проездных документах;
- Таможенных печатей в загранпаспорте, они же определяют дату пересечения границы;
- Служебной записки.
Внимание! Последний способ также применяется, если работник совершает поездку на собственном либо рабочем автомобиле. Однако даты поездки и маршрут нужно подтвердить при помощи путевого листа, кассовых чеков с заправочных станций и прочих документов.
Скачать образец и бланк формы Т-10
Скачать в формате Word.
Скачать в формате Word.
Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10
Рассмотрим, как правильно заполняется форма командировочного удостоверения.
Лицевая сторона
Оформление бланка начинается с указания полного либо сокращенного названия компании, и в графе справа - кода в справочнике ОКПО.
Далее в следующие графы записывается очередной номер удостоверения, а также дата его заполнения. Под этим номером документ необходимо также зарегистрировать в журнале, если его ведение предусмотрено действующими локальными актами.
Следующем этапом записываются полные Ф.И.О. сотрудника, его номер согласно табелю, занимаемая должность и наименование подразделения, где он работает.
После этого следуют графы, в которые записывается информация о принимающей стороне. Обычно, здесь записываются название страны, города, а также компании, в которую едет работник. Если наименование фирмы на момент поездки неизвестно (к примеру, поездка производится с целью поиска новых клиентов), то можно указать только страну и город.
На основании данных, которые внесены в приказ на командировку, либо в служебное задание, в документе указывается цель поездки, количество дней, отводящихся на поездку, а также даты ее начала и завершения.
Форма Т-10 обязательно должна содержать сведения о документе, подтверждающем личность - его серию, номер, место выдачи.
Полностью оформленный документ подписывает руководитель компании, а также здесь ставится фирменная печать, если она используется.
Оборотная сторона
Ниже, либо на оборотной стороне бланка, располагаются графы, где принимающая организация должна проставить отметки о прибытии и выбытии командируемого. При этом должны быть указаны город, дата приезда либо отъезда, а также должность и личные сведения о сотруднике, который проставил отметку. Если компания использует печать, то на документе также нужно проставить ее оттиск. Оттиск должен быть четким и хорошо читаемым.
Если у работника несколько мест командировки, то при проставлении отметок принимающих компаний необходимо соблюдать последовательность записей, чтобы в дальнейшем можно было проследить цепочку прибытий и отправлений.
Внимание! В командировочное удостоверение можно вносить исправления, например, при продлении командировки. Но это необходимо делать аккуратно. Предыдущая запись прочеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ее, а сверху указывается новая информация. После этого исправления заверяются подписью лица и печатью.
Сопутствующие документы
Помимо командировочного удостоверения может применяться следующие документы:
- Служебное задание - этот документ не обязателен к оформлению. Но многие компании до сих пользуются им - в бланке записывается задание, которое должен выполнить сотрудник в поездке, а он сам там же отчитывается о его выполнении;
- Отчет о проделанной работе - применяется, если не используется служебное задание. В нем работник описывает процесс выполнения данных поручений;
- Авансовый отчет АО-1 - служит для отчета работником о произведенных им расходах, путем приложения подтверждающих документов. Суточные при командировках не подлежат отчету - их просто необходимо вписать, в зависимости от суточной нормы и количества дней поездки;
- Документы, которыми можно подтвердить найм помещения для проживания во время командировки - квитанция либо счет из гостиницы с указанием всех необходимых сведений, либо договор найма квартиры либо дома;
- Документы, которые подтвердят затраченные суммы на проезд - бумажные и электронные билеты, посадочные талоны, квитанция за белье в поезде и т. д.;
- Чеки либо квитанции за услуги такси;
- Документы по прочим расходам - чек из камеры хранения, квитанция за услуги связи и т. д.;
- Служебная записка с чеками на ГСМ, если работник ездил на собственном либо служебном транспорте;
- Служебная записка, если у работника отсутствуют документы на подтверждение проживания, либо проезда, или же и те, и те.
Командировочное удостоверение подтверждает событие нахождения служащего в деловой поездке. Бланк и образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Данный письменный акт выдается работодателем сотруднику для сопровождения командировки. Лицевая часть командировочного удостоверения заполняется компанией, а оборотная - самим специалистом. Командировочное удостоверение подтверждает событие нахождения служащего в командировке. При возвращении сотрудника командировочное удостоверение сдается в бухгалтерию учреждения. Образец рассматриваемого документа можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Обсуждаемая бумага содержит сведения о работнике, должности, поездке, месте назначения, сроках деловой поездки и возвращения. Данный пакт не является обязательным, но практикуется предприятиями повсеместно. Удобство данной справки заключается в краткой и понятной для всех информации о личности командируемого и действиях, связанных со служебным заданием. В настоящее время, учитывая современную информатизацию общества, нет необходимости в командировочных удостоверениях, поскольку любые данные подтверждаются с помощью удаленных ресурсов.
Обязательные пункты командировочного удостоверения
:- Сверху пишем название компании;
- Наименование бумаги, ФИО служащего, номер, дата оформления;
- Отдел, направляющий лицо на вахту, специализация служащего, место назначения;
- Виза руководства: подпись, расшифровка, печать.
Командировочное удостоверение - это документ, который сопровождает сотрудника в командировке и является свидетельством законного его отсутствия на рабочем месте.
Образец командировочного удостоверения – форма Т-10
Посмотреть образец заполнения командировочного удостоверения: стр. 1 ; стр. 2
Бланк командировочного удостоверения унифицирован и имеет форму Т-10.
Отметки в командировочном удостоверении подтверждают факт прибытия сотрудника в назначенное место и убытия из него; на основе заполненного удостоверения списываются суточные и командировочные расходы.
Форму Т-10 заполняет работник бухгалтерии или секретариата в одном экземпляре.
Командировочное удостоверение в 2016 году отменили
Внимание! С 29.12.2014 Правительство РФ своим постановлением отменило обязательное заполнение командировочного удостоверения , равно как и оформление служебного задания. С 2015 года все расходы в командировке учитываются по проездным билетам и другим оправдательным документам - чекам, квитанциям и прочему - и сдаются в бухгалтерию в течение 3х дней после командировки вместе с авансовым отчетом .
Правила заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10
Форма Т-10 состоит из двух частей.
Лицевая часть бланка заполняется до отъезда работника в командировку. В ней указываются:
На оборотной стороне отмечают:
- слева вверху - город и наименование организации, которая направила работника в командировку, дата его отбытия и данные должностного лица, делающего эту запись, заверенные печатью;
- после того, как сотрудник прибудет в место назначения, ответственное лицо принимающей организации сделает пометку справа вверху - город, наименование организации, в которую сотрудник направлялся, дату прибытия, должность и ФИО, подпись ответственного лица, фиксирующего факт прибытия работника, и печать;
- в день отбытия в следующем ряду слева это же лицо отметит дату отбытия сотрудника домой, а по приезду сотрудник сдаст командировочное удостоверение должностному лицу своей организации, где последний аналогично отметит дату прибытия работника.
Если за время командировки сотрудник посещает несколько организаций, должностные лица каждой из них должны отметить время прибытия и отбытия работника, расписаться и удостоверить подписи печатью.