Формирование дел грбс. Дипломная работа: Формирование и хранение дел в делопроизводстве
В процессе деятельности фирмы получают и создают большое количество документов. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации, поэтому одним из основных вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Главным ее назначением является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении. Каждое дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.
Так же она может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатуру могут применять вместо описи при сдаче дел со сроками хранения до 10 лет. Составляя описи для дел постоянного и долгого срока хранения, также используют номенклатуру дел.
Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал. Для ее составления и оформления используется нормативно-методическая документация. Архивные учреждения разработали методические пособия по составлению номенклатуры дел учреждений.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Группировка в дела происходит по следующим признакам:
- · Номинальному;
- · Предметно-вопросному;
- · Авторскому;
- · Корреспондентскому;
- · Хронологическому
Номинальный признак - группировка в одно дело документов одного вида (приказы, протоколы и тд)
Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу (например, судебное дело или документы о строительстве нового учебного корпуса).
Корреспондентский признак - переписка с определенным корреспондентом (например, переписка с фабрикой «Новая заря»).
Хронологический признак (бухгалтерская документация) - применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов (отчеты об отгрузке товара за январь).
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные(для определенной фирмы, подразделения фирмы), примерные и типовые.
Типовые и примерные номенклатуры составляются для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Она составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения. Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводство в данном подразделении.
В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах - руководителем подразделения.
Составляется в четырех экземплярах:
- · Первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
- · Второй в государственном архиве;
- · Третий в ведомственном архиве;
- · Четвертый является рабочим экземпляром.
Сводная номенклатура дел составляется для крупных и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделения.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит изменению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
Формирование исполненных док-ов в дела организаций осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренные в основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГСОТ 17914-72 « Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования».
На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, срок хранения и статья по перечню. Сведения, внесенные на обложку дела в начале года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела может быть поставлено: «том 1», «том 2» и т.п.
Только в конце года можно проставить количество лисов и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование гос.архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архиве организации.
Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительной падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например: Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы). При изменении наименования организации либо структурного подразделения в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (подразделения) на обложке дописывается новое наименование организации или организации -приемника (подразделения), а прежнее заключается в скобки. Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.
Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполнительный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел:
- · Получение исполнительных документов;
- · Проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
- · Распределение исполнительных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основные требования, которое всегда должно соблюдаться - это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 20 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.
При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:
- · Распорядительные документы формируются в дела по с относящимися к ним приложениям;
- · Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
- · Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается пометка на документе;
- · Утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
- · При формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
- · Дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшиваются к данной группе документов.
- · Внутри документы располагаются в хронологическом порядке;
Формирование документов дела начинается с начала производственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Corona». В организациях дела, как правило. Формируются децентрализовано. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив. Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.
Правильное формирование дел - залог успешной работы любой компании. Рекомендуем освоить порядок и правила формирования дел для того, чтобы всегда иметь быстрый доступ к документам.
В этой статье вы узнаете:
- порядок формирования дел;
- процесс формирования дел;
- формирование номенклатуры дел.
Чтобы организовать правильный и быстрый доступ к организационным документам следует знать порядок оформления дел. Именно благодаря правильному оформлению можно избежать многих проблем. Рекомендуем ознакомиться с порядком и процессом формирования дел.
Порядок формирования дел
Порядок формирования дел состоит в следующем:
Формирование и хранение дел в организации может осуществляться различными способами. Эта процедура может осуществляться как секретарем организации, так и несколькими подразделениями. Во многих компаниях формирование дел осуществляется обоими методами одновременно. Так, секретарь руководителя производит формирование и оформление дел с организационными и распорядительными документами, а бухгалтерская, юридическая и прочая документация оформляется в соответствующих подразделениях.
Как правило, при оформлении дел в подразделениях назначается один ответственный сотрудник. При таком варианте осуществлять контроль над формированием дел организации значительно проще, как и осуществлять методическое единство в организации.
Очень важно правильное формирование и оформление дел, ведь при проверке контролирующих органов данному вопросу уделяется немалое внимание. Особенно это касается государственных организаций, для которых соблюдение правил оформления является обязательным.
Процесс формирования дел
В процессе формирования дел организации следует уделить особое внимание составу документов, входящих в одно дело. Так, при малом документообороте допускается группирование документов за один календарный год. Исключением в данном случае считаются судебная документация, личные дела сотрудников, и прочие деловые бумаги, группирующиеся в период их созыва.
Также при минимальном документообороте можно группировать документацию за последние несколько лет в одно дело. В этом случае необходимо добавлять в дело соответствующие отметки и следить за сроками хранения. Чтобы избежать путаницы со сроками хранения документов, рекомендуется раздельно формировать дела из документов временных и постоянных сроков хранения. Возможна временная группировка документации с разными сроками в одно дело в том случае, когда они относятся к одному вопросу. После решения данного вопроса дело следует расформировать в самостоятельные дела.
При формировании дела включается только один экземпляр документа. В дело не включаются черновики, проекты и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Неправильно оформленные документы также не подлежат формированию в дело.
Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.
Также документы допустимо располагать в деле в хронологическом порядке или по порядковым номерам. Если оформление документов велось своевременно и по всем правилам, то порядковые номера будут расположены от более старых к более новым документам.
Формирование номенклатуры дел
Формирование номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.
Типовая и примерная номенклатуры используются СДОУ при наличии подведомственной сети. В данном случае служба документации может конкретизировать типовой и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, что позволяет добиться единой методики в оформлении дел и классификации документов.
Использование типовой и примерной номенклатур позволяет значительно оптимизировать и сократить состав документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ. Например, при поступлении в госархив документации от подчиненной и вышестоящей организаций, дублирование будет обнаружено при составлении их номенклатур дел. В этом случае в номенклатуре сделается отметка о том, документация какой организации будет принята на хранение.
Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер и устанавливает рекомендуемый состав и индексацию дел в делах организаций, на которые она распространяется.
В качестве оказания методической помощи типовая и примерная номенклатуры могут быть разработаны Федеральным архивным агентством на договорных началах.
Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с экспертной комиссией конкретной компании, рассмотрены и согласованы в комиссией соответствующего архивного органа и утверждены руководством компании отраслевого, административно-территориального органа управления.
Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно - для организаций районного звена и ниже. Переутверждение примерной номенклатуры проводят раз в 10 лет.
Каждая организация должна разработать собственную номенклатуру независимо от наличия типовой или примерной номенклатур. Как правило, разработкой занимается СДОУ организации, а архив оказывает методическую помощь и осуществляет контроль над правильностью формирования дел.
Вложенные файлы
- Номенклатура дел фрагмент (бланк).doc
- Положение об архиве (бланк).doc
- Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
Доступно только подписчикам
- Номенклатура дел фрагмент (образец).doc
- Положение об архиве (образец).doc
- Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
На этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. Как правило, внимание обращается также на правильность оформления дел в текущем делопроизводстве.
Формирование дел – это процесс группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов внутри дела. Обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Исключение составляют небольшие организации, где формирование дел может происходить централизованно. В этом случае ответственность за процесс формирования может быть возложена на одно должностное лицо, ответственное за делопроизводство (к примеру, секретаря). Соблюдение правил оформления дел поможет в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ и обеспечить сохранность дел в будущем.
Формирование нового дела (за исключением специфичных сфер деятельности, где дела могут носить преходящих характер – судебно-следственного производства, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и проч. происходит в начале делопроизводственного года.
«?» Вспомните, то такое делопроизводственный год. Чем он может отличаться от календарного?
«Основными правилами работы архива организаций» предусмотрено частичное и полное оформление дел. Частичному оформлению дел подлежат дела со сроком хранения до 10 лет, а также дела, находящиеся в текущем делопроизводстве. Частичное оформление дела предполагает соблюдение неполного состава требований: документы помещаются в одну папку согласно требованиям формирования дела, на обложке дела заполняются основные графы (за исключением сведений о государственном архиве), документы располагают в обратной хронологической последовательности (см. ниже), дело не сшивают, не указывают в нем заверительной надписи, оно может содержать металлические скобки, листы не нумеруют.
Состав требований, предъявляемых к полному оформлению архивного дела, расширен: после надлежащего оформления дело будет храниться долгое время или постоянно. Его формируют по результатам экспертизы ценности при последующей передаче его в архив предприятия или на государственное хранение. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
«Правилами…» предусмотрены следующие требования по полному оформлению архивного дела:
В дело группируют только исполненные документы;
В дело, как правило, помещают один экземпляр (оригинал) документа;
Документы, относящиеся к одному и тому же вопросу, располагают вместе (например, если идет о подготовке одного расширенного совещаний, проведения конференции, подготовки и реализации одного проекта и т.п.);
Документ помещают в дело вместе с его приложениями; приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;
В дело, как правило, помещают документы с одним сроком хранения. Иначе говоря, нельзя помещать под одну обложку документы временного и постоянного сроков хранения. Переписку группируют, как правило, за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности. Если переписка продолжается по вопросу, который начался в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности предприятия переписка может группироваться также за один учебный год, театральный сезон и проч. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см
В процессе формирования дела важно также соблюдать соответствующий порядок расположения документов:
По хронологическому принципу: дата принимаемого документа определяется по дате поступления в организацию, отправляемого исходящего – по дате отправки в другую организацию; личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов);
В алфавитном порядке (по алфавиту получателя или автора письма);
По вопросно-логическому принципу: внутри каждого дела могут располагаться документы, относящиеся к одному вопросу, в прямом хронологическом порядке: например, конкурсные заявки располагаются в одном деле по алфавиту (фамилиям участников конкурса), внутри каждой заявки документы формируются по заранее утвержденному списку, или по хронологии).
! Важно помнить,что при формировании дел документы располагаются либов обратной (от документа самого «позднего» по дате к самому раннему), либо прямой (от самого «раннего» к самому «позднему») хронологической последовательности. Документы дела в текущем делопроизводстве, или дел с небольшим сроком хранения формируют в обратной хронологической последовательности, в остальных же случаях - в прямой последовательности.
Ряд требований, связанных с оформлением дела, соблюдается еще на стадии текущего (делопроизводственного) хранения, например, если речь идет об оформлении обложки дела. В отличие от дела с частичным оформлением (до 10 лет хранения), в архивном деле заполняют все графы обложки: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывают новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключают в скобки.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома или части выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. В случае, если архивные дела будут передаваться на государственное хранение, необходимо заполнить соответствующие графы обложки, в том числе, наименование государственного архива, в который дела организации будут приняты, коды архива и организации.
«!»Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они уже отражены в заголовках дел .
В процессе оформления обложки дела важно верно определить крайние даты дела. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – годы его заведения и окончания. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... годы».
Крайние даты дел будут разными для каждого вида документов:
Для дел, содержащих организационно-распорядительную, и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.) – даты регистрации или составления самого раннего и самого позднего документов;
Для дел, состоящих из нескольких томов (частей) – крайние даты документов дела;
Для журналов регистрации распорядительных документов – точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
При оформлении архивного дела в самом его начале помещают внутреннюю опись документов . В конце ее делается итоговая запись, в которой указывают цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Подписывает опись ее составитель.
Пример 4. Форма внутренней описи документов дела
Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Обратите внимание на графу «Примечание»: в ней, как правило, отмечают все изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) и делают ссылки на соответствующие акты.
При оформлении архивного дела правильно соблюдать нумерацию листов. Полное оформление дела, как уже было отмечено выше, предусматривает нумерацию документов:
Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов и листа заверителя нумеруют отдельно;
Листы каждого дела, состоящего из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части;
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правой части верхнего поля листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивают и нумеруют как один лист;
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте;
Если в дело подшиваются документы с собственной нумерацией листов, (включая печатные, типографские издания), нумеруют в общем порядке: иными словами, если собственная нумерация таких документов не совпадает с общей нумерацией дела, их следует перенумеровать. При этом недопустимо стирание, заштриховывание предыдущей нумерации: ведь документы, помещенные в дело постоянного или долговременного хранения, не должны подвергаться механическим манипуляциям. С другой стороны, если нумерация таких документов соответствует порядку расположения листов в деле, ее оставляют прежней. Если в деле допущено большое количество ошибок при нумерации, проводят перенумерацию. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Литерный лист – это лист с добавлением буквы (от лат. litera-буква). Допустим, если нумерация листов под одним и тем же номером прошла дважды, второй лист нумеруют с буквой. Пример: 12, 12 А, 13, 13 Б и проч. Литерных листов не должно быть много, иначе потребуется перенумеровывать все дело. Вопрос о включении в дело литерных листов, их количестве необходимо решать с государственным архивом, источником комплектования для которого и является организация.
В конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывают количество прошитых и пронумерованных, попущенных или литерных листов, и особенности физического состояния дела.
«!» Внутренняя опись и лист-заверитель дела составляются на листе формата А 4; Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела
Пример 5. Форма листа-заверителя дела
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Похожая информация.
В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914-72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.
Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае -- утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нем подписи, а на копии -- заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нем проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело), подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.
Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельное дело (ист. № 3, с 161).
1. Документы подшиваются в дела только после их заполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении ("Дан ответ по запросу от... №..."); отметка о направлении документа в дело (В дело №...).
В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа, документы с пометками "подлежит возврату".
В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов -- наличие и подлинность подписи должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.
2. Документы подшиваются в дела в день их исполнения. Если в организации большой документооборот, или исполнители вынуждены выезжать в частые командировки, то в инструкции по работе с документами должен быть установлен срок сдачи исполнителем законченных документов.
3. Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела (например, приказы -- отдельно от оснований их издания, протоколы -- от решений, выписок и др.).
4. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения.
5. Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляров (копий) одного и того же документа. Это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов; исключение могут составлять только те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм). Более объемные дела неудобны в пользовании. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
7. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. К таким делам относятся:
Учебная документация, которая формируется в пределах учебного года;
Личные дела, которые формируются в течение всех лет работы (ист. № 2, с 198-200).
Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщенность структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.
В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждении не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твердых папках. Различают две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используются папки-скоросшиватели.
Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, -- в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведенным после включения в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела (ист. №3, с 161-162)
Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в делопроизводстве.
Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты.
При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.
Основные документы предприятия
Устав и др. учр.
Рис. Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
номинальный признак - название разновидности дел. Например : приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например : “Документы по вопросам текучести кадров (сводки, аналитические справки, докладные записки)”.
Для группировки переписки используетсякорреспондентский признак . При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например : “Переписка с органами социальной защиты граждан по вопросам назначения пенсий”.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляетсяпо географическому признаку . Например: “Переписка с учебными центрами Москвы по вопросам переподготовки кадров”.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется похронологическому признаку . Например : “Квартальные отчеты о работе с кадрами за 1998 год”.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
документы, касающиеся одного вопроса, помешаются в одно дело;
в дело включается один экземпляр документа;
в дело формируются, как правило, документы одного года;
документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической (02.01.98, 01.01.98 и т. д.) последовательности (для документов временного хранения - до 10 лет включительно – допускается обратный хронологический порядок расположения документов в деле).
устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров.
Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
Документы ограниченного доступа с грифом "КТ" или "Конфиденциально" формируют отдельно от остальных документов предприятия.
При формировании дал с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.
При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.
Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.
При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.
В ряде фирм при формировании дал с перепиской используется подшивка "письма-ответа"" рядом с "письмом-запросом".
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 - 2000 гг. будет находиться в деле 1995 г.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии-заверительную надпись, отметку “В дело.”
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно , то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например: "Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием "Крисс" за 1998 г.".
При формировании дел используются отечественные скоросшиватели , рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.
Папки-файлы импортного производства (типа "Leitz", "Grand", "Bantex" и т. п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.