Личное дело правила оформления. Что должно храниться в личном деле сотрудника
Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.
Это пакет документации, содержащей подробную информацию и являющейся основной базой для работы кадровиков. Использовать, формировать и хранить подобные документы работников доступно исключительно в рамках законодательства и установленных правил делопроизводства.
Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.
Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.
Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:
Кто ведет документацию и что в нее входит
При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:
- Анкета;
- Автобиография;
- Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
- Рекомендационные листы;
- Заявление о приеме на работу и увольнении;
- Трудовое соглашение;
- Разного рода приказы (например, и );
- Брачное свидетельство;
- Справки;
- Фотографии;
- Сведения из паспорта.
При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:
- Автобиография заменяется резюме;
- Анкета – листом по учету кадров;
- Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте .
Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете .
Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:
- Подтверждение прохождения конкурса на должность;
- Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
- Допсоглашения;
- Данные о прохождении военной службы;
- Экзаменационные листы;
- Документы о награждениях, повышениях по службе;
- Допуск;
- Декларация о доходах;
- Медицинское соглашение;
- Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.
Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.
Образец личного дела работника.
Порядок учета и ведения
Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.
Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.
В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.
Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.
Оформление и хранение
Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:
- Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
- Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.
Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.
Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.
При хранении на предприятии необходимо соблюдать все рекомендации по данному делу – хранение доступно только в специальных закрытых шкафах, предварительно поместив их согласно алфавиту.
Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.
Опись и формирование
Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.
Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.
Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.
Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.
Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.
Титульный лист личного дела.
Порядок заполнения папки личного дела
Вся папка, в том числе и обложка должны заполняться надлежащим образом, указанным законодательством и прописанным внутренними правилами организации для отдела кадров.
Титульный лист
Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:
- Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
- Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
- Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
- Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
- Далее идет наименование папки – ФИО работника;
- В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.
Оформление документов
Всеми делами, касающимися ведения личного дела должен заниматься уполномоченный сотрудник отдела кадров. Важно: он несет ответственность за сохранность конфиденциальной информации.
Относительно оформление документов он обязан:
- Принять;
- Пронумеровать;
- Описать;
- Подшить;
- При необходимости внести изменения;
- Закрыть дело;
- Сдать в архив.
Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.
Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.
Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.
Внутренняя опись
Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.
В нее входит:
- Регистрационный номер документа;
- Присвоенный индекс;
- Дата фиксирования документа;
- Заголовок;
- Номера листов согласно нумерации дела;
- Примечание.
В папке такой лист указывается на обороте титула или подшивается последним к общей документации. Регистр подписывает его составитель с расшифровкой подписи и указанием даты. Если он состоит из нескольких листов необходима их нумерация.
Заключение
Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.
Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:
Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.
Сегодня вы узнаете:
- Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
- Какие документы должны содержаться в нем;
- Сколько и как хранить дела.
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Личное дело: что это такое и зачем вести
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
На кого оформлять
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
- Руководящий состав и лица, их замещающие;
- Главные специалисты;
- Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
- Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Кто обладает допуском к делам
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Предоставление дел правоохранительным органам
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Оформление личного дела
Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:
Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.
Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:
- Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
- В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
- Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
- Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
- Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.
Итак, образец оформления личного дела:
- Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
- Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
- Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
- На каждой папке проставляется учетный номер дела.
Что должно быть в личном деле сотрудника
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Список таков:
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Ксерокопия ;
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Автобиография;
- Экземпляр ;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Опись личного дела.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.
Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Образцы и бланки документов для личного дела
- Анкета для личного дела
- Внутренняя опись личного дела
- Титульный лист / обложка личного дела
Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.
Порядок ведения дел
Этот процесс включает в себя:
- Внесение записей в соответствующих разделах;
- Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
- Проверку личных делна сохранность документации;
- в составе личного дела.
Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.
Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.
Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.
Журнал регистрации: как вести
Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.
В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».
Электронное личное дело
Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.
Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.
В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.
Заключение
Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.
Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.
Оформление личных дел работников - одна из текущих обязанностей кадровика и традиционный метод систематизации данных о персонале. Досконально изучив порядок формирования личного дела и ознакомившись с образцами составления обложки, описи и других его разделов, вы не допустите ошибок при оформлении, регистрации и хранении папок с важной информацией о сотрудниках компании.
Из этой статьи вы узнаете:
- каков порядок формирования личного дела работника;
- как долго хранятся личные дела сотрудников организации;
- как правильно оформить титульный лист (обложку);
- какие виды документов включаются в дела;
- с какой целью ведутся личные дела работников в 2017 году.
Понятие «личное дело» знакомо каждому практикующему кадровику. Формирование личного дела сотрудника - удобный способ систематизации и хранения информации о нем. Ряд документов, касающихся работника, объединяют в специальную папку и хранят в надежном месте, используя по мере необходимости. Как правило, ведение личных дел сотрудников поручается кадровику, делопроизводителю или секретарю организации.
Оформление личного дела работника
Оформление личных дел сотрудников в 2017 году - обязательное мероприятие для ряда работодателей , в частности, для всех государственных и муниципальных предприятий (ст.42 федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004г., ст.30 федерального закона №25-ФЗ от 2.03.2007г.). В случае с коммерческими организациями формирование личного дела работника - процедура добровольная. Поэтому многие компании отказываются от этой практики в рамках упрощения кадрового документооборота.
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Некоторые работодатели ведут личные дела избирательно, лишь для некоторых категорий работников: руководителей отделов, ведущих специалистов, материально ответственных лиц и т.д. Специалист, которому поручено решение задач, связанных со сбором и хранением информации такого рода, должен знать, как правильно оформить личное дело сотрудника (образец из нашей базы кадровых документов поможет досконально разобраться в вопросе).
Порядок ведения личных дел работников
Персонал - основной и ценнейший ресурс любой компании. Чтобы владеть наиболее полной и структурированной информацией о нем, работодатель собирает и хранит значимые сведения об этапах трудовой деятельности, уровне подготовки и других характеристиках каждого сотрудника. Общий порядок формирования личных дел работников-2017 охватывает весь период трудовых отношений с конкретной организацией - с момента приема на работу и вплоть до увольнения .
Еще на этапе трудоустройства работник предоставляет ряд сведений о себе, подтверждая их различными документами:
- аттестатами и дипломами;
- грамотами и характеристиками;
- заполненным анкетами;
- паспортом;
- военным билетом
- и другими.
Кадровик снимает с них копии и подшивает в отдельную папку, в которую в дальнейшем будут добавляться и другие документы, касающиеся трудовой биографии конкретного специалиста. Надлежащим образом оформляется титульный лист личного дела работника, образец обложки есть в нашей документальной базе.
Актуальный в 2017 году порядок формирования личного дела работника коммерческой организации строго не регламентирован. Достаточно учесть стандартные требования к документации такого рода - хранить каждый документ в одном экземпляре и заменять копиями оригиналы документов постоянного хранения.
Не забывайте о золотом правиле делопроизводства: не складывать документы временного хранения с документами, которые по закону должны храниться постоянно. Если приказ или иной документ комплектуется приложениями, храните их в одной папке.
Толщина папки для личных дел сотрудников может быть произвольной, но лучше не превышать рекомендованные показатели в 4 см или 250 страниц. В одну папку, конечно, влезет и больше документов, но с практической точки зрения это нецелесообразно. Пользоваться такой папкой весьма неудобно.
Кстати, работник вправе в любое время ознакомиться с информацией, собранной в его персональном деле (ст.89 ТК РФ). Данные о политических и религиозных взглядах сотрудника, а также о его частной жизни, можно обрабатывать, хранить и использовать только с его письменного согласия.
Состав личного дела работника 2017
Состав личного дела работника законодательно не регламентирован, поэтому работодатель определяет его самостоятельно. Типовой образец оформления личного дела работника и список документов, которые в него включаются, отражаются в локальной инструкции по кадровому делопроизводству. Чтобы ускорить и упростить поиск нужных сведений, стоит составить внутреннюю опись с перечнем всей документации, содержащейся в папке, например:
Размещать документы лучше в хронологическом порядке. Сначала подшивают резюме, анкету, копии паспорта и диплома, заявление и приказ о приеме на работу. В дальнейшем добавятся новые справки, распоряжения и заявления, располагаемые по мере поступления, а в самом конце - приказ о прекращении трудового договора.
Если вам предстоит формирование личного дела работника, образец-2017 поможет сделать все правильно и собрать необходимый комплект документов. На обложке (титульном листе) указываются:
- номер, индекс, архивный шифр дела (или тома);
- заголовок (при оформлении в качестве заготовка обычно используются ФИО работника);
- название организации и структурного подразделения, к которому принадлежит работник;
- даты начала и окончания формирования дела;
- количество листов;
- сроки хранения.
Бывает, что персональные папки заводятся только на определенную категорию персонала. В этом случае нужно добавить документы, фиксирующие особенность трудовой деятельности, в каждое личное дело сотрудника (образец оформления 2017 вы найдете в разделе с готовыми формами). Это могут быть выписки из собрания директоров или акционеров, списки изобретений и научных трудов, документы о присвоении званий.
Скачайте документы по теме:
Перечень документов в личном деле работника
Поскольку в каждой отдельно взятой организации используется свой образец личного дела сотрудника, список включаемых в него документов может в значительной мере варьироваться. Тем не менее, есть типовой перечень, в который входят:
- копии СНИЛС, ИНН и паспорта работника (копируются развороты с персональными данными и пропиской);
- заполненная анкета компании, резюме, автобиография;
- копия военного билета (для военнообязанных);
- цветная или черно-белая фотография;
- документы о полученном образовании (диплом, аттестат, свидетельство об окончании курсов профессионального обучения);
- характеристики, рекомендательные письма и отзывы с прошлых мест работы;
- копия приказа о приеме на работу ;
- копия трудового договора и дополнительных соглашений к нему (если есть);
- копия должностной инструкции ;
- результаты аттестаций, тестирования, испытания при трудоустройстве;
- копии приказов о награждении и поощрении, стажировке, переводах, представлениях;
- документы о наложении взысканий;
- справки о доходах, расходах, имущественном положении (для некоторых видов работ, в том числе для поступления на государственную или муниципальную службу);
- справки о составе семьи, копия свидетельства о браке;
- иные документы на усмотрение работодателя.
Некоторые виды документации не рекомендуется включать в состав дела. Так, любые документы со сроком хранения 5 лет (например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, заявления на отпуск и т.д.) в папку не подшиваются. Также не подшиваются:
- личные карточки (унифицированные формы Т-2 и Т-2ГС или их аналоги);
- справки с места жительства;
- справки о состоянии здоровья;
- черновики и дубликаты (кроме тех, на которых есть ценные записи и пометки);
- жалобы и связанные с их рассмотрением бумаги;
- копии трудовых книжек;
- материалы, поступившие в адрес работодателя от судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации, органов дознания и т.д.
Опись можно вшить с другими документами (первой по порядку) или, если папка уже переплетена, вклеить за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки. Все копии в обязательном порядке заверяются уполномоченным должностным лицом (как правило, начальником или рядовым сотрудником отдела кадров).
Если вы не знаете, как оформить личное дело работника, образец заполнения титульного листа и описи поможет сделать все без ошибок. Когда документов очень много, лучше не превышать рекомендованный объем в 250 листов, а завести второй том, оформив его в отдельную папку с описью по аналогии с первым.
Хранение личных дел сотрудников
Многие документы в составе личных дел содержат персональные данные, подлежащие защите в соответствии с требованиями федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006г. И сколь бы ни было важным правильное оформление личного дела сотрудника (образец-2017 поможет сделать все верно), нельзя забывать об условиях его хранения.
Речь идет о документах ограниченного доступа. Следовательно, на обложке папки должен быть соответствующий гриф. Для хранения папок с персональной документацией отводится безопасное место: металлический шкаф или сейф с надежным замком. Все дела регистрируются в книге или журнале учета, а ответственный за хранение сотрудник регулярно проверяет их наличие.
При необходимости работодатель организует ревизию наличия и состояния личных дел работников, делая на каждой папке пометку о факте проверки. Пропажа одной или нескольких папок оформляется специальным актом, проводится служебное расследование. Перед сдачей в архив оформляется лист-заверитель личного дела.
Сроки хранения личных дел определяются их составом. В настоящее время хранению в течение 75 лет подлежат все дела, заведенные до 2003 года. Документы по личному составу, созданные в 2003 году и позже, будут храниться 50 лет (согласно изменениям, внесенным в федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации», другим федеральным законом №43-ФЗ от 2.03.2016г.).
Исключение составляют дела, которые заводились на руководителей организаций и сотрудников, имеющих государственные награды и звания - для таких документов предусмотрен постоянный срок хранения.
Личное дело сотрудника дает полную информацию о нем. Для чего это нужно ИП и можно ли исключить из практики отдела кадров формирование личного дела? Лучше не надо – этот документ сделает ваших работников более ответственными, так как помимо биографии в личном деле можно указать и различные нарушения подчиненным трудовой дисциплины.
Комплектация досье
Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.
Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609 . Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.
Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:
- На кого заводится дело.
- Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
- Где хранится картотека.
- Как долго должны храниться личные дела.
Пакет документов для личного дела
Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.
Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:
- Титульный лист.
- Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
- Один экземпляр .
- о материальной ответственности (при необходимости).
- Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
- Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
- Автобиография (на усмотрение работодателя).
- Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
- Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
- Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
- Информация о премии или взыскании (если имеются).
- Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
- Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.
Как оформить личное дело
Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.
Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.
За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72 . На титульной странице указываем:
- порядковый номер личного дела работника;
- название организации или ИП, где ведется личное дело;
- Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
- дату рождения;
- дату принятия на работу и дату увольнения;
- срок хранения дела.
Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.
Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.
Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.
Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье.
Как хранить
Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.
Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.
В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.
Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.
Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.
Ведение личного дела работника прекращается с тех пор, как сотрудник будет исключен из штата. Тогда в листе описи делается последняя отметка о вложенном приказе об увольнении сотрудника. Папка сшивается и передается в архив. У рядовых граждан личные дела находятся в архиве 75 лет с момента поступления. Личные дела руководителей остаются в архиве бессрочно.
Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.
Для госслужащих регламентируют такую обязанность:
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.
Порядок формирования личного дела
На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2019) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Она должна охватывать:
- процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
- период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
- процедуру увольнения (заявление и приказ).
Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.
Формирование дела при приеме на работу
Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. ). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:
- название юридического лица;
- структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
- номер;
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
- количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
- срок хранения.
Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.
Формирование в процессе трудовой деятельности
На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержатся в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:
- поступление новых бумаг;
- изъятие листов;
- замена подлинников копиями.
В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:
Порядок формирования личного дела работника после увольнения
Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:
- проверить наличие всех документов;
- проверить хронологию бумаг в папке;
- сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.
Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.
Хранение ЛД: порядок и сроки
Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 определено, что срок хранения составляет:
- для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
- для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.
Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее чем через три года после закрытия папки должны быть переданы в архив.