Листок по учету кадров установленной формы. Личный листок по учету кадров: образец заполнения
Личным листком по учету кадров называют такой документ, где содержатся разного рода биографические и личностные сведения о сотрудниках той или иной компании. Этот листок включается в их личное дело наряду с другими документами, касающимися работника.
Личный листок по учету кадров своим видом очень напоминает которая заполняется во время взятия на должность. Но они отличаются тем, что личный листок нужен уже после устройства на работу и содержит фото работника форматом 4х6 см.
Скачать заполненный образец личного листка по учету кадров можно ниже.
Итак, личный листок должен быть заполнен сотрудником собственноручно и подается всего лишь в единственном экземпляре. Здесь не допускается каких-либо помарок или исправлений. Для заполнения всех полей понадобится информация из паспорта, военного билета (для мужчин), трудовой книжки, образовательных документов и т. д.
В силу того, что такой документ является личным, он удостоверяет права и личность заполняющего, а также его положение в обществе и должностные обязанности. При этом стоит понимать, что каждый вопрос личного листка предвидит исчерпывающие ответы. Так здесь нельзя отвечать «да» или «нет», а также нельзя ставить прочерк.
Образец заполнения личного листка по учету кадров
Если говорить более конкретно о полях с вопросами, то свое имя, отчество и фамилию сотрудник должен писать полностью. При этом дату рождения нужно подавать в виде цифр. А вот место рождения нужно писать в той форме, каким оно было на время рождения сотрудника.
Строка с информацией о гражданстве просто должна включать название страны. А вот со строкой под названием «образование» уже немного сложнее. Так, здесь требуется указать степень образования заполняющего в соответствии с действующим законом. В таком личном листке нужно также перечислить языки, которыми владеет сотрудник, включая и владение государственным языком. Вдобавок здесь указывается и уровень владения ими.
После этого заполняется поле «Ученая степень», где осветляется наличие присвоенной степени или же звания.
Поле под названием «Какие имеете труды и изобретения» предвидит перечисление всех трудов с указанием из выходных данных, а также запатентованных изобретений. Бывает так, что на перечисление всех трудов в личном листке по учету кадров не хватает отведенного места, тогда все нужно оформить на отдельном листке бумаги.
После этого на документ нужно наклеить соответствующую фотокарточку. Далее составитель листка должен подписать его и указать текущую дату. После этого в документ уже не могут быть внесены какие-либо дополнения или изменения.
На нанимателя возложена обязанность вести личные дела на руководителей и специалистов организации, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством РБ (п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).
Место расположения личного листка по учету кадров
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Оно содержит анкетные и автобиографические данные, а также иные различные сведения о работнике.
Среди прочих документов, характеризующих работника, в личном деле находится и листок по учету кадров. Ответам на наиболее часто задаваемые вопросы, возникающие при его заполнении, и посвящена данная статья.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле и размещается в нем чуть ли не одним из первых документов. Перед ним размещают внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.
От редакции: Более подробно о ведении и оформлении личного дела читайте в материале Н.Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела».
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2 к Инструкции № 2 (часть первая п.11 Инструкции № 2).
Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, сведения о его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняет его непосредственно сам работник, поступающий на работу, собственноручно.
ЭТО ВАЖНО! Личный листок по учету кадров заполняют в одном экземпляре без исправлений и помарок (часть вторая п.11 Инструкции № 2). Поэтому предупредите заполняющего о том, что он должен вносить сведения точно, аккуратно и без ошибок, так как иначе их придется переписывать.
От редакции: Заполняется личный листок по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов (часть вторая п.11 Инструкции № 2).
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования, которые стоит объяснить работнику перед заполнением:
1) на все вопросы личного листка по учету кадров работник должен дать исчерпывающие ответы (они не должны носить односложный характер «да», «нет»);
2) не допускается в строках ставить прочерк.
От редакции: Так, например, в случае отрицательного ответа работник должен написать в соответствующей строке: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны им полностью и в именительном падеже (например: Иванов Иван Иванович);
4) в графе «Дата рождения» число, месяц и год рождения должны быть указаны арабскими цифрами (т.е. цифровым способом, например: 01.03.1977);
5) место рождения нужно указывать в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения (например: РБ, д.Лешно Молодечненского р-на Минской обл.);
6) в графе «Гражданство» необходимо указать название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
7) в графе «Образование» работник должен указать уровень полученного им образования.
От редакции: Основное образование в Республике Беларусь включает в себя следующие уровни:
Дошкольное;
Общее среднее;
Профессионально-техническое;
Среднее специальное;
Послевузовское (п.2 ст.12 Кодекса Республики Беларусь об образовании (далее - Кодекс об образовании)).
Получение общего среднего образования обеспечивают учреждения следующих видов: начальная школа; базовая школа; средняя школа; вечерняя школа; гимназия; гимназия-интернат; лицей; специализированный лицей; суворовское училище; кадетское училище; школа-интернат для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; санаторная школа-интернат; учебно-педагогический комплекс; межшкольный учебно-производственный комбинат трудового обучения и профессиональной ориентации; межшкольный центр допризывной подготовки (п.2 ст.156 Кодекса об образовании).
Программы профессионально-технического образования реализуют следующие учреждения: профессионально-техническое училище; профессиональный лицей; профессионально-технический колледж (п.2 ст.173 Кодекса об образовании).
Получение среднего специального образования обеспечивает колледж (п.2 ст.191 Кодекса об образовании).
Учреждения, обеспечивающие высшее образование, могут быть следующих видов: классический университет; профильный университет (академия, консерватория); институт; высший колледж (ст.207 Кодекса об образовании).
Если работник имеет высшее либо среднее специальное образование, он дополнительно в строке «Образование» заполняет таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства).
От редакции: Специальность в личном листке по учету кадров должна быть вписана в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. К примеру, работник обучался в институте (университете) по специальности «правоведение» и ему присвоена квалификация «юрист». В личном листке по учету кадров он отражает не квалификацию, а именно специальность «правоведение»;
8) если работник не окончил учебное заведение, то должен указать, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, а если он окончил неполную среднюю школу, то должен указать, сколько классов окончил;
9) наименования высшего и среднего специального заведения работник должен вписать полностью.
От редакции: Наименование учебного заведения записывается так, как оно обозначено в документе об образовании;
10) в графе «Какие имеете научные труды и изобретения» работнику необходимо перечислить опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения.
От редакции: Если строк, отведенных в личном листке по учету кадров для изложения соответствующей информации, недостаточно, то список научных трудов и изобретений работнику необходимо оформить на отдельном листе (листах), а в соответствующей строке личного листка по учету кадров сделать запись: «список научных трудов (изобретений) прилагается».
В случае отсутствия трудов и изобретений работник в данной строке должен сделать запись: «не имею»;
11) в графе работник должен указать не только периоды предыдущей трудовой деятельности, но и другую свою деятельность (службу в Вооруженных Силах, обучение в учреждениях образования (кроме школы) и т.п.).
От редакции: Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то он должен указать, с какого и по какое время он работал в каждой должности.
ЭТО ВАЖНО! Сведения о работе в личном листке по учету кадров должны точно соответствовать сведениям, содержащимся в трудовой книжке;
12) в графе «Семейное положение» работник указывает данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)». После этого перечисляет всех членов семьи с указанием фамилии, имени, отчества, степени родства и года рождения каждого члена семьи (например: женат; жена - Иванова Елена Степановна, 1978 г.р., сын - Иванов Сергей Иванович, 1998 г.р., дочь - Иванова Людмила Ивановна, 2002 г.р., отец - Иванов Иван Матвеевич, 1953 г.р., мать - Иванова Татьяна Петровна, 1951 г.р.);
13) в графе «Место жительства» работник должен указать не только адрес регистрации (прописки), но и фактический адрес проживания и телефон, поскольку часто бывает, что адрес фактического проживания отличается от адреса регистрации.
7. Какими языками владеете белорусским, русским - владею свободно; (владеете свободно, английским - читаю и могу объяснить; немецким - читаю со словарем читаете и можете объясняться, читаете со словарем) 8. Ученая степень, ученое звание не имею 9. Какие имеете научные труды и изобретения не имею 10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей): При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. |
|||
|
|||
Число, месяц и год |
Должность с указанием учреждения, организации, предприятия |
Местонахождение учреждения, организации, предприятия |
|
приема (назначения, избрания), перевода |
увольнения |
||
Служба в Вооруженных силах Республики Беларусь |
|||
Студент юридического факультета Белорусского коммерческого института управления |
|||
Юрисконсульт, ОДО «Выбор» |
|||
|
|||
11. Участие в выборных законодательных и представительных органах. |
Местонахождение выборного органа |
Название выборного органа |
В качестве кого избран |
Число, месяц, год |
|
избрания |
||||
Не участвовал |
|
|
|
|
|
||||
12. Участие в профессиональном союзе не состою (членом какого профсоюза состоите, с какого времени) 13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания не имею (когда и кем награждены, присвоены) 14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание военнообязанный, рядовой Военно-учетная специальность по действительному названию делопроизводитель делопроизводства (074) 15. Семейное положение женат (перечислить членов семьи с указанием возраста) жена - Иванова Елена Степановна, 1978 г.р., сын - Иванов Сергей Иванович, 1998 г.р., дочь - Иванова Людмила Ивановна, 2002 г.р., отец - Иванов Иван Матвеевич, 1953 г.р., мать - Иванова Татьяна Петровна, 1951 г.р. 16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя) ________________________________________________________________________________ 17. Место жительства проживаю по адресу г.Минск, ул.Осипенко, д.10, кв.22, зарегистрирован по адресу г.Минск, ул.В.Хоружей, д.12, кв.7. Телефон (8 029) 777 33 44 (МТС) Паспорт: серия МР № 0712666 Кем выдан Центральным РУВД г.Минска Дата выдачи 28.02.2002 Личный номер 3010377А000РВ3 |
Действия после заполнения личного листка по учету кадров
После заполнения личный листок по учету кадров работник должен подписать с указанием даты заполнения и передать специалисту по кадрам для проверки полноты и правильности его заполнения, который сверит соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (часть вторая п.11 Инструкции № 2).
От редакции: Специалисту по кадрам работник также передает и свою личную фотографию, которая впоследствии наклеивается на переданный им личный листок по учету кадров.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.) будут отражены в дополнении к личному листку по учету кадров.
От редакции: Более подробно о дополнении к личному листку по учету кадров читайте в материале Н.Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела».
Наиболее часто задаваемые вопросы
К наиболее часто задаваемым вопросам, возникающим при заполнении личного листка по учету кадров, относят следующие вопросы.
1. Какие языки следует указывать при заполнении графы «Какими языками владеете»: только иностранные или иностранные и государственные?
В нашей стране 2 государственных языка: белорусский и русский (ст.17 Конституции Республики Беларусь). Руководители, другие работники государственных органов и иных организаций должны владеть белорусским и русским языками в объеме, необходимом для выполнения ими своих должностных обязанностей (ст.4 Закона РБ от 26.01.1990 № 3094-XI «Аб мовах у Рэспублiцы Беларусь»). Учитывая изложенное, предполагается, что соискатель работы владеет государственными языками РБ в объеме, необходимом для выполнения обязанностей, возложенных на него трудовым договором (контрактом). Следовательно, по мнению автора, необходимо указывать в личном листке по учету кадров владение только иностранными языками, в т.ч. и языками ближнего зарубежья.
От редакции: В то же время имеется и иное мнение, которое и применяется на практике; в строке «Какими языками владеете» должны быть отражены знания языков как государственных, так и иностранных, а также уровень владения ими (например, «белорусским, русским, английским - владею свободно; польским, украинским - читаю и могу объясняться»).
2. Что делать, если работник при заполнении таблички, расположенной в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» , в столбце «Местонахождение учреждения, организации, предприятия» не может указать точные адреса организаций, в которых он работал?
Если работник по каким-либо причинам не может вспомнить юридический адрес организаций, в которых он работал, то в этом нет ничего страшного. При заполнении указанной графы достаточно указать населенный пункт, в котором располагалась организация.
3. Как правильно заполнить графу личного листка по учету кадров «Отношение к воинской обязанности и воинское звание» ?
Заполнение данной графы личного листка по учету кадров производится на основании военного билета. Так, сначала гражданин должен указать свое отношение к воинской обязанности и воинское звание (например: «военнообязанный», «рядовой»). Сведения о воинском звании вносятся в личный листок по учету кадров на основании п.10 военного билета. Далее он должен указать военно-учетную специальность по действительному названию. Сведения о ней находятся в п.19 военного билета (например: «делопроизводитель делопроизводства», код воинской должности (074)).
От редакции: Если работник не служил в Вооруженных Силах, следовательно, сведения о воинском звании и военно-учетной специальности в личный листок по учету кадров не вносятся, а производится запись «невоеннообязанный».
Дмитрий Пислевич, главный государственный инспектор труда управления правового обеспечения и надзора Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь
Глава 43 Личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров – один из документов унифицированного первичного учета персональных данных сотрудника. Указанный документ оформляется каждым сотрудником при приеме на работу и включает персональные данные, на основании изучения которых (в том числе в составе других документов, представленных сотрудником) работодателем принимается мотивированное решение о приеме на работу (отказе в приеме на работу).
На сотрудников, принятых на работу, личный листок по учету кадров в дальнейшем ведется службой персонала (отделом кадров), при этом сотрудники обязаны своевременно сообщать работодателю об изменениях в персональных данных .
Пример документа представлен ниже.
ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ
7. Какими иностранными языками владеете _ английским – читаю и могу объясняться
_______________________________________
(Читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Ученая степень, ученое звание _ не имею _________________________
___________________________________________________________.
9. Какие имеете научные труды и изобретения _ не имею _______________
___________________________________________________________.
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству). При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
11. Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)
12. Участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органах
13. Какие имеете правительственные награды _ не имею _______________
(когда и чем награждены)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________________________________
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _ военнообязанный ,
_ подполковник запаса ___________________________________________.
Состав _ командный _______________. Род войск _ инженерные войска .
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка (перечислить
членов семьи с указанием возраста) _________________________________
_____________________________________________________________
__Женат. Жена – Марина Максимовна, 1960 г. р., дочь – Марина Борисовна, 1985 г. р., сын – Василий Борисович, 1990 г. р.
_________________________.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
___________________________________________________________.
16. Домашний адрес: 144010, Московская область, г. Электросталь, ул. Западная, д. 15
__________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
______________________________________________________________.
(Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т. п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личную карточку (личное дело).)
ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров
II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами, взыскание, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов.)
1. Записи о награждении орденами и медалями
2. Записи о наложении и снятии взысканий
Из книги Теория статистики автора Бурханова Инесса Викторовна49. Структура кадров и коэффиценты, определяющие состояние кадров предприятия Весь персонал предприятия подразделяется на категории: рабочие, служащие, специалисты и руководители.Рабочие подразделяются на основных и вспомогательных.Их соотношение – это аналитический
Из книги Личные деньги: Антикризисная книга автора Пятенко СергейГлава 6 Личный финансовый риск-менеджмент Как застраховать свою жизнь, если вам цены нет? А. Морозов, российский композитор Человеку, у которого нет денег, трудно остаться порядочным. Б. Франклин, американский государственный деятель Не тратьте деньги с умом, он вам может
Из книги Основы кибернетики предприятия автора Форрестер ДжейГлава 17 ДИНАМИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА РУКОВОДЯЩИХ КАДРОВ При динамическом моделировании предприятие рассматривается как сложная система. Само по себе моделирование дает ту научную Основу, вокруг которой группируются объекты управления. В математических
Из книги Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета автора Кондраков Николай Петрович6.6. Элементы учетной политики по учету расчетов по налогу на прибыль и по принятию к учету государственной помощи Основными элементами учетной политики по указанным объектам учета являются: порядок формирования информации о постоянных и временных разницах; порядок
Из книги Как уцелеть среди акул автора Маккей ХарвиУрок 6 Как только вы вносите личный элемент в свое деловое предложение, люди начинают реагировать на этот личный элемент, а не на само
Из книги Мировая кабала. Ограбление по… автора Катасонов Валентин Юрьевич Из книги О проценте ссудном, подсудном, безрассудном. Хрестоматия современных проблем «денежной цивилизации». автора Катасонов Валентин Юрьевич Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.Личный листок учета кадров (образец)
Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира ВикторовнаЛисток исправлений (образец заполнения)
Из книги Технология достижений [Турбокоучинг по Брайану Трейси] автора Трейси БрайанГлава 11. Учет кадров предприятия Все документы по учету кадров предприятия можно вызвать из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Кадровые перестановки» (интерфейс «Полный»).Документы собраны в журнале документов «Журнал документов кадрового учета». В журнале
Из книги Библия личных финансов автора Евстегнеев Александр НиколаевичГлава 1 Разработайте личный стратегический план действий Лелейте свои мечты, это дети вашей души, это проекты ваших высочайших достижений. Наполеон Хилл Пробовали ли вы в последние полгода сформулировать для себя конкретные цели в карьере или бизнесе? Если вы поставили
Из книги Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте автора Коллектив авторовГлава 20 Создайте свой личный бренд Быть первоклассным водителем грузовика более приятно и достойно, чем третьеразрядным руководителем. Берти Форбс Есть ли у вас сознательно созданный личный бренд, точно отражающий ваши нынешние достоинства или достоинства человека,
Из книги Дизайн интерьера автора Митина НаталияГлава 12 Личный финансовый план Будут или нет достигнуты финансовые цели, во многом зависит от того, как они спланированы.План достижения любой вашей финансовой цели называется финансовым планированием. И если вы действительно хотите чего-то достичь, вы должны подумать о
Из книги автораГлава 10 Личный финансовый кризис Бывают периоды, когда глобальный кризис еще впереди или уже позади, экономика процветает, прогнозы экспертов оптимистичны… Казалось бы, живи да радуйся. Но не у всех людей есть причины для радости в одно и то же время.Есть люди, которые
Из книги автора2. Листок хода стандартных операций Заполнив приведенную на следующей странице таблицу, можно рассчитать время такта на основе требуемого дневного объема производства и часов работы. Затем нужно определить последовательность работ для каждого рабочего в этих
Как оформить личный листок по учету кадров: образец заполнения
Стандартная форма документа состоит из нескольких основных разделов, которые оформлены в виде строк для внесения необходимой информации или в виде таблиц. Листок применяют для формирования личного дела уже принятого специалиста. В него вносят основные персональные, биографические сведения о работающем специалисте.
Личный листок по учету кадров для коммерческих организаций не будет обязательным документом. Его форму работодатель определяет самостоятельно.
Личный листок по учету кадров: бланк (скачать)
Личный листок по учету кадров доверьте заполнить самому сотруднику. Сделать это нужно после того, как с ним заключат трудовой и соискатель станет полноправным сотрудником компании. В листке должна стоять его подпись, дата заполнения документа. Это станет подтверждением того, что сведения представлены верные и достоверные. В листок нужно вклеить фотографию работника.
Личный листок по учету кадров: образец заполнения. Что включить в основные разделы
Раздел |
Заполнение |
Персональные идентификационные сведения |
Фамилия, имя и отчество, дата, место рождения, гражданство сотрудника. В это блок включают фотографию работника в официальном стиле |
Сведения об образовании работника |
Указывают уровень образования, приводят подробные сведения об обучении, в том числе об учебном заведении, направление обучения, о годах поступления и окончания. Вносят сведения о полученной профессии или специальности. Эту информацию рационально оформить в форме таблицы, чтобы обеспечить удобство восприятия в тех случаях, когда работник окончил несколько видов учебных заведений. В этом разделе целесообразно предусмотреть и графу для внесения сведений о наличии у сотрудника ученых званий, степеней, видов изобретений, патентов и так далее |
Узнайте больше по теме в других статьях:
Когда потребуется личный листок по учету кадров
В течение трудовой деятельности сотрудника организация регулярно проводит:
- сбор,
- хранение,
- обработку информации.
Чтобы упорядочить эти сведения в компаниях применяют практику ведения личных дел. Обычно это папка с документами, которые напрямую касаются каждого конкретного сотрудника.
Обязательное ведение личных дел предусматривают только для служащих государственных и муниципальных (указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Коммерческие компании вправе принимать такое решение самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.
Хранить достоверную информацию в одной папке на каждого работающего специалиста достаточно удобно. При необходимости можно достать папку и найти нужный документ на определенного сотрудника в течение нескольких минут. Если решено вести личные дела, это необходимо закрепить в локальном нормативном акте компании, издать приказ за подписью руководителя. Документ с актуальными сведениями помещают и хранят в личном деле на протяжении установленного законодательством периода.
Пример заполнения личного листка по учету кадров
7. Какими иностранными языками владеете
|
Ответственность организации, если личный листок по учету кадров отсутствует
Документ используют для личного дела. В нем содержатся все биографические и персональные сведения о каждом специалисте. Унифицированной формы бланк для листка не разработан. Соответственного его заполняют в произвольной форме.
Так как личные дела сотрудников обязательно вести только в отношении муниципальных и государственных служащих, коммерческие компании вправе самостоятельно определить способ систематизации и хранения информации о каждом сотруднике. Если кто-то из работников отказался от заполнения личного листка по учету кадров или отдельных граф, работодатель не вправе применить к нему каких-либо санкций.
Если информация устарела или изменилась, например, сотрудница сменила фамилию, нужно предупредить об этом работодателя и заполнить соответствующее дополнение, которое будет храниться под тем же порядковым номером, что и основной документ.
Коммерческие компании вправе самостоятельно решать - заводить им или нет личные дела, в которые может быть включен личный листок по учету кадров. Форма документа для коммерческого сектора может включать только те сведения, которые необходимы для работы. Сотрудники заполняют листки после приема на работу и обновляют в них информацию по мере ее изменения, заполняя дополнение, которое имеет порядковый номер основного документа.
Личный листок по учету кадров - первоначальный учетный документ, являющийся основной составляющей личного дела. В большинстве случаев личные дела создаются на работников руководящих должностей и специалистов. Личный листок состоит из информации, которая необходима работодателю в процессе принятия решения о составлении трудового договора с потенциальным сотрудником.
Содержит также список вопросов, касающихся биографии работника, его образования, исполняемой им работы с начала трудовой деятельности, поездок за границу, наличия правительственных наград, воинской обязанности, семейного статуса, места проживания, данных паспорта и прочее.
Личный листок учета кадров самолично заполняется потенциальным работником, на весь перечень вопросов необходимо предоставить исчерпывающие письменные ответы без пропусков, исправлений, сокращений и помарок.
При возникновении отрицательного ответа, в ходе заполнения личного листка, его следует записывать без повтора вопроса (ученая степень - не имею).
Заполнение документа
В личном листке учета кадров ответы на представленные вопросы необходимо давать в полном сходстве с записями, содержащимися в личных документах. В процессе заполнения применяются документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет (при наличии).
А также документы, подтверждающие:
- уровень образования;
- наличие наград;
- какие-либо изобретения;
- ученые степени и иные привилегии.
Пункт «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» наделен особым, важным значением. Его необходимо заполнять на основе записей трудовой книжки. Если трудовой стаж был прерван по тем или иным причинам, их также необходимо описать (учеба, болезнь).
Образец заполнения листка
В личном листке учета кадров предусмотрено место для фото работника. Личный листок заверяется подписью сотрудника организации.
Одновременно с личным листком учета кадров употребляется подобная учетная форма - анкета, содержащая более расширенные вопросы по отдельным пунктам, например, причины изменения фамилии. Помимо этого, анкета подлежит подписанию сотрудниками кадровой службы только после сопоставления указанных данных с личными документами работника.
Изменения относительно работника, произошедшие уже после составления личного листка учета кадров, вносятся в предусмотренное для подобных случаев Дополнение к листку. Оно включает такие пункты, как фамилия, имя, отчество, а также две табличные формы.
Первый раздел заполняется сведениями о движениях по службе, о датах поступления и ухода с должности, о решениях об утверждении и освобождении работника.
Второй раздел предназначен для изменений иных учетных признаков (о награждениях, наложениях взысканий и т. д.).
Каждое изменение, указанное в Дополнении, требует подтверждения соответствующим первичным документом.
Дополнение к личному листку учета кадров должно обязательно содержать отметки об осуществлении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки представляют собой надпись «Личное дело проверено», а также содержат дату и подпись.
Личный листок учета кадров - это проверенный документ, содержащий сведения о работнике и создающий первичную базу данных о сотрудниках организации.
(Размер: 69,5 KiB | Скачиваний: 5 492)