Протокол собрания собственников многоквартирного дома образец. Как составить протокол общего собрания: общие правила оформления
Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях требуется протоколирование
Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации. По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания).
Совещание
Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.
Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.
В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.
Заседание
Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер. К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.
Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.
Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.
Образец протокола заседания
Собрание
Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств. В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.
Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих. Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью голосования. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов голосования с принятыми решениями.
Пример протокола собрания
Читайте также:
Помимо того, что протоколы, образца которых мы рассмотрим, различаются по разновидности мероприятия, они также могут иметь полную и краткую форму. Предлагаем рассмотреть, в чем заключаются их отличия.
Краткая форма
Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.
Краткий протокол образец
Полная форма
Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.
Полный протокол образец
Стенографическая форма
Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.
Составление документа
Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова "председатель". Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например,
Председатель - Матвеев В.И. Секретарь - Иванова СБ.
Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей. Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.
Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Протокол (пример составления)
Оформление и протоколирование
Только правильно порядок оформления протокола (образец представлен ниже) в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, основанием для принятия которых стало заседание, совещание или собрание. В данном случае основы оформления и протоколирования помогут вам разобраться в данной процедуре.
Пример оформления протокола является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016. Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие.
Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по
Протокол общего собрания собственников нужен для фиксации вынесенных решений жильцов многоквартирного дома(далее, МКД), важно учитывать, что данный документ должен быть составлен в соответствии с Приказом. Точное следование всем пунктам, имеет очень большое значение, и убережет в дальнейшем от судебных разбирательств со стороны жильцов несогласных с решениями, принятыми по каким-либо вопросам.
Все требования к данному документу, а также другие правила его оформления будут рассмотрены в нашей статье.
Составлять протокол необходимо для решения возникающих вопросов в процессе управления многоквартирным домом, для чего председатель ТСЖ, либо другое заинтересованное лицо организует общее собрание жильцов. И выносит следующие распространенные вопросы на рассмотрение:
- создание или ликвидация товарищества собственников жилья(ТСЖ);
- принятие правил оформления и места хранения протокола;
- утверждение порядка пользования придомовой территорией (жильцы рассматривают вопросы о строительстве детской площадки, стоянки для автомобилей, о запрете на использование з/у прилегающего к дому);
- внесение изменений в конструкцию дома, и другие вопросы, связанные с хозяйственными постройками (склады, пристройки и т.д.);
- снос построек, относящихся к зданию;
- сдача площадей, относящихся к дому в аренду под магазины, сто и т.д.;
- смена управляющей компании или формы управления домом. Нужно внимательно отнестись к этому вопросу. Жильцы дома или государственные органы самоуправления, выносят на рассмотрение вопрос выбора УК. Если собственники не в состоянии сами определить форму управления, то дом предается в любое ТСЖ;
- Вопросы распределения средств, поступающих на капитальный ремонт. Будут ли они поступать на расчетные счета ТСЖ, либо идти в общий гос.фонд;
- На встрече собственников могут рассматриваться текущие вопросы и не входящие в наш список, но требующие решения (например, что делать с должниками за коммунальные услуги, кто будет убирать придомовую территорию и подъезды и т.д.).
Инициировать общую встречу собственников могут как активная группа собственников, или отдельный жилец решивший, что это необходимо, так же собрание могут организовать юридические лица, например, управляющая компания.
Требования к протоколу общего собрания собственников МКД
В законодательстве РФ произошли некоторые изменения, например 25 декабря 2015 года вступил в силу приказ Министерства строительства и жилищного-коммунального хозяйства РФ №937 «Об утверждении Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и Порядка передачи копий решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие государственный жилищный надзор» (далее – «Приказ»). Зарегистрировано в Минюсте России 14.04.2016 N 41802.
Когда данный закон вступил в силу многие решили, что это упростит процедуру, но на практике выяснилось, что детальное исполнение Приказа практически невозможно.
Правила оформления протокола общего собрания жильцов многоквартирного дома
Теперь разберем все требования, которые нужно соблюсти при оформлении протокола общего собрания собственников многоквартирного дома в 2017 году.
Оформлением и фиксацией результатов протокола должен заниматься секретарь, которого должны выбрать отдельным вопросом на повестке дня. Срок составления документа определяется на общем собрании, и не должны превышать 10 дней, с момента его организации.
Председатель обязан, провести встречу и предоставить слово для каждого желающего из собравшихся. Также на встрече должна присутствовать счетная комиссия.
Структура бланка протокола закреплена на законодательном уровне и имеет определенную структуру включающую следующие пункты:
- Реквизиты протокола.
- Вводная часть.
- Основная часть.
- Сведения об участвующих в собрании.
- Приложения.
- Подписи.
Теперь более детально рассмотрим каждый пункт протокола общего собрания жильцов МКД.
Реквизиты протокола
Перед вводной частью документа пишется заголовок с сопутствующим содержанием. Важно указать в заголовке следующее:
- «Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме».
- Дата документа. Обычно указывают день непосредственного проведения встречи, либо дату окончательного принятия решения по сути рассмотрения. Важно чтобы дата, поставленная на документе, соответствовала дате, поставленной на уведомлении о проведении собрания, переданном собственникам. Когда общее собрание растянулось на несколько дней, то нужно отметить дату начала и окончания.
- Индекс и адрес нахождения многоквартирного дома, в отношении которого рассматриваются вопросы.
- Вид собрания – очередное или внеочередное.
- Форма голосования (очная, очно-заочная, заочная). Форма управления должна выбираться отдельно для каждого жилого дома. Именно собственники квартир определяют, какая форма им нужна – Товарищество собственников жилья (ТСЖ) или Управляющая компания (УК).
При этом, важно указать регистрационный номер документа. Нумерация должна начинаться с начала, каждый календарный год (1/2017,2/2017,3/2017 и т.д.), и соответствовать последовательности всех собраний в течении года. Пишут примерно так «Протокол № 001 общего собрания собственников жилья…»
Статья 44.1 Жилищного кодекса РФ, определяет следующие формы проведения голосования на собрании:
- Очное голосование (все жильцы многоквартирного дома лично присутствуют, чтобы решить вопросы, вынесенные на повестку дня);
- Очно-заочное голосование;
- Заочное голосование.
Окончательный образец шапки протокола вы можете посмотреть на рисунке №1.
Встреча жильцов может пройти параллельно в очной и заочной форме. При чем оформляется такое собрание единым протоколом очно-заочного общего собрания собственников многоквартирного жилого дома. Нужно понимать, что это не два разных собрания, а одно мероприятие, состоящее из двух этапов.
При заочной форме проведения собрания документ составляется в заочной форме. Такое собрание допустимо провести с помощью электронного сервиса системы ЖКХ или путем опроса. В большинстве случаев, данный вид собрания при недостаточном количестве (число установлено регламентом) участников на очном собрании.
Важный момент, который прописан в Приказе – это место хранения документа, составленного на общем собрании для решения вопросов вынесенных на голосование. Очень часто местом хранения протокола является офис Правление товарищества или у Председателя ТСЖ в его квартире. Это нужно для того чтобы, в случае необходимости любое заинтересованное лицо, имеющее на это право, могло получить по запросу все сведения по общедомовым собраниям.
Вводная часть протокола
В этом разделе протокола необходимо указать следующие данные:
- Данные инициатора собрания. Если юридическое лицо, то его полное наименование и ОГРН, для физических лиц, данные паспорта (ФИО, адрес прописки), и серия и номер свидетельства о собственности.
- ФИО Председателя, секретаря и состава счетной комиссии.
- Список участников мероприятия.
- Общее количество голосов жильцов МКД.
- Площадь(общая) всех помещений многоквартирного дома.
- Рассматриваемый вопрос на повестке дня.
- Наличие или отсутствие регламентного числа участников и правомочия сбора.
Основная часть протокола
В этом разделе протокола необходимо описать повестку дня и каждый рассматриваемый вопрос в отдельности.
Вопросы жильцов выносятся на рассмотрение в соответствии с уведомлением о проведении сбора. Выносить можно как один вопрос, так и несколько. Каждый вопрос необходимо пронумеровать. Нельзя добавлять пункт «Разное», и выносить его на обсуждение в рамках различных вопросов. Нельзя в рамках документа обсуждать вопросы, не указанные в уведомлении. Также запрещено формулировать вопросы разного содержания в один.
В соответствии с правилами заполнения, изложение в основной части документа должно идти от 3 лица мн. числа. Основная часть включает в себя 3 подраздела:
- Часть 1 . «Слушали» — здесь указываются данные(ФИО) лица выступающего перед собравшимися, его порядковый номер, суть вопроса в соответствии с повесткой, краткое изложение выступления или сноска на приложение с текстом выступления;
- Часть 2 . «Предложено» — краткая суть решения проблемы, указанной в вопросе и стоящей на голосовании;
- Часть 3 . «Решили» — итоговое решение участников относительно всех поставленных вопросов, можно сформулировать как «за», «против», «воздержались». Важно указать номер и точную суть вопроса в соответствии с повесткой дня, количество голосов по разным пунктам. В решении допускается указывать несколько пронумерованных пунктов.
Сведения об участвующих в собрании
Участники собрания (присутствующие) – это юридические и физические лица имеющие право голоса на собрании (они являются собственниками помещений в многоквартирном доме).
Приглашенные на собрание – лица, наблюдающие за собранием, без права голоса. В большинстве случаев это адвокаты и другие специалисты.
После фразы «Присутствующие» указывается информация обо всех участниках, находившихся на общем собрании. Данные которые нужно указать следующие:
- Для организаций – полное наименование и ОГРН, данные свидетельства о собственности (серия и номер) подтверждающего владением помещением. Количество голосов, которым владеет собственник, ФИО (если есть) представителя юридического лица (как в паспорте), данные нотариальной доверенности представителя.
- Для физических лиц – Фамилия, имя, отчество владельца помещения (квартиры), либо его представителя с оформленной доверенностью. Указывается номер квартиры, владельцем которой является физ. лицо и серия и номер самого свидетельства о собственности. Также, как и у юр.лица нужно указать каким количеством голосов владеет жилец. Подписи указанных лиц.
Сведения о лицах, которые были на совещании, можно оформить в виде списка, если их количество более 15 человек. В нем нужно запротоколировать информацию в соответствии с п.12 Приказа. Список – это не отменная часть протокола, оформленная в качестве приложения. В сам протокол нужно внести отметку «Список прилагается, приложение № ____», сразу после указания общего количества участников.
Приложения
Приложения, которые являются обязательными при составлении протокола:
- В соответствии с ч. 5 ст. 45 и ч.4 ст. 47.1 ЖК РФ, нужно оформить сообщение о факте проведения собрания жильцов многоквартирного дома.
- Составить реестр, где есть данные со сведениями о вручении жильцам МКД уведомлений о дате мероприятия и вопросах, вынесенных на повестку. В нем должны присутствовать сведения о собственниках, способ передачи извещений, дата получения собственником или представителем.
- Общий реестр всех собственников помещений МКД. Данные физических (ФИО) и юридических (полное наименование и ОГРН) лиц. В данном списке должны быть указаны номера помещений, находящихся в их собственности, сколько голосов имеет каждый владелец, и данные документа дающего право собственности.
- Бланк регистрации участников, фактически участвующих в голосовании.
- Нотариально заверенные доверенности (копии), представителей собственников, участвующих в голосовании. Доверенность необязательно заверять у нотариуса, подробнее в ст. 185 Гражданского кодекса РФ.
- Результаты голосования и принятого решения.
- Наименование документов, участвующих на повестке дня, и по которым принимались решения путем голосования.
- Иные документы, утвержденные решением общего совета участников как обязательные.
Каждое приложение нужно пронумеровать.
Подписи
Общее число голосов собственников, поставивших подпись на бланке регистрации, определяется кворумом. Чтобы устранить жульничество, ошибки, либо обычное недоверие со стороны отдельных собственников помещений, есть смысл каждому присутствующему на голосовании, выдать бюллетень, где собравшиеся члены собственноручно вносят данные и ставят подпись.
При заочной форме совещания если составлялись бюллетени, их необходимо включить одним приложением к итоговому протоколу.
Если процедура проходит в указанном выше порядке, то необходимость ставить подписи на итоговом протоколе отпадает.
Реквизиты подписи включают следующее:
- ФИО председателя;
- ФИО секретаря общего собрания;
- ФИО лиц проводящих подсчет голосов.
Всем лицам, указанным выше нужно поставить дату и подпись. Если целью собрания было избрание председателя и счетной комиссии, в реквизитах подписи ставят фамилию и инициалы инициатора прошедшего собрания.
Когда протокол может быть признан недействительным
Протокол может быть оспорен согласно п.6 статьи 46 ЖК РФ и признан недействительным если:
- нарушен порядок и сроки оповещения о месте и времени прохождения мероприятия, и о вопросах повестки;
- нарушена правомочность кворума;
- неверно составлено информационное сообщение;
- является невозможным должным образом ознакомиться с необходимой информацией для принятия решения собственником помещения;
- удостоверение полномочий собственников проведено ненадлежащем образом;
- нарушен порядок подсчета голосов владельцев помещений при голосовании, включая лиц, владеющих правом на долевую собственность на помещение, включая собственников комнат коммунальных квартиры;
- нарушены правила документирования решения на совещании, в основном это касается бюллетеней заочного голосования;
- неверно дана информация о количестве голосов, принадлежащих собственнику помещения.
(function(w, d, n, s, t) { w[n] = w[n] || ; w[n].push(function() { Ya.Context.AdvManager.render({ blockId: "R-A-293155-6", renderTo: "yandex_rtb_R-A-293155-6", async: true }); }); t = d.getElementsByTagName("script"); s = d.createElement("script"); s.type = "text/javascript"; s.src = "//an.yandex.ru/system/context.js"; s.async = true; t.parentNode.insertBefore(s, t); })(this, this.document, "yandexContextAsyncCallbacks");
Проведение мероприятия требует подготовки таких бумаг как :
Если с остальными документами всё более-менее понятно, то вот такое понятие, как реестр собственников оставляет много вопросов.
Реестр собственников — это перечень лиц, которые явились на встречу, и одновременно те, которые являются членами товарищества собственников жилья. Также как и реестр, сведения о распределении долей, а также листы регистрации нужны на начальных этапах мероприятия, когда нужно осуществить подсчет голосов собственников помещений, занимающих многоквартирных дом, и участвующие в собрании.
Ниже представлен образец реестра собственников МКД:
Как составляется и каково содержание?
Уведомления
Уведомление — это предоставление информации о проведении общего собрания . Его должен получить каждый жилец в многоквартирном доме, который обладает правами на участие в таком мероприятии. Каждое ТСЖ оставляет за собой право составлять бланк уведомления по своему собственному усмотрению, однако, в некоторых ситуациях всё же стоит прибегнуть к стандартному бланку образцу, который закрепит все необходимые нюансы.
Бланк объявления составляется на листе формата А4, или на его половине.
Решение
Осуществление голосования на собрании собственников жилья может проходить в простой письменной форме. Решение общего собрания определяется по итогам голосования. Такая возможность предусмотрена статьей 48 Жилищного Кодекса .
В данном документе должны указываться важнейшие сведения, которые нужно рассмотреть.
Все требования установлены в статье 48 Жилищного кодекса и вы можете подробно с ними ознакомиться.
Некоторые ТСЖ стараются обойтись без бланков решений , ведь на самом деле, исследовать каждый, особенно если дом густо населён, очень сложно.
Применяется практика голосования руками, то есть поднимают руки те, кто голосует за, затем те, кто против, а затем те, кто воздерживается от дачи голоса. В любом случае, каждый собственник жилья в многоквартирном доме может и имеет право присутствовать при процедуре подсчета голосов, чтобы затем не обвинять членов ТСЖ в обмане или подлоге.
Протокол
Третий важнейший документ, который составляется по ходу мероприятия — это протокол. Его ведет секретарь, а в его отсутствие, представитель ТСЖ, рабочий стол которого оснащен компьютером, а также возможностью распечатки документа.
Протоколами оформляются решения, которые были приняты на общем собрании . Об этом говорит утвержденный приказ Министерства строительства Российской Федерации от 25 декабря 2015 года номер 937 . Сам протокол должен в обязательном порядке содержаться на листе формата А4, то есть быть письменным, а также должен составляться в сроки, которые ограничены рамками проведения собрания.
Протокол составляется не позднее, чем спустя 10 дней после собрания, а по-хорошему, протокол печатается в момент мероприятия, а затем просто редактируется на предмет ошибок.
К обязательным реквизитам документа относят его :
Подобный перечень закреплен в пункте 4 вышеуказанного приказа 937 . Если говорить о дате протокола, то ей является дата его составления. Дата составления должна соответствовать дате собрания. Регистрационный номер присваивается документу в течение календарного года. Содержательная часть — это основная часть, которая делится на основу и вводную.
Вводная часть относится к описательной, и содержит информацию о лице, который инициировал общее собрание, которое председательствует в момент собрания, о количестве голосов, о количестве пришедших лиц, что на повестке дня, об иных важнейших пунктах мероприятия.
Заключение
Документы при проведении собрания ТСЖ играют определяющую роль . Не нужно недооценивать необходимости их составления. Каждое товарищество собственников жилья отчитывается о своей деятельности перед представителями администрации, а также перед различными проверками от Жилищных инспекций.
В случае, если документы собрания не будут соответствовать установленным правилам и требованиям, это повлечет серьёзные штрафы и наказания для руководителей товарищества. Отнеситесь внимательно к этому моменту, и обезопасьте себя.