Требования к оформлению кадровой документации. Требование к их оформлению
На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:
– на организационно-распорядительные (управленческие);
– отчетно-статистические;
– учебно-методические;
– плановые;
– по личному составу;
– научно-технические и т. д.
По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:
– приказы, распоряжения, инструкции;
– научные отчеты;
– акты, протоколы;
– анкеты, справки, стандарты и т. д.
По способу фиксации информации. :
– письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);
– графические;
– фото- и кинодокументы.
Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.
Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют:
– на простые;
– сложные.
Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы:
– открытые (несекретные);
– документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).
По юридической силе документы подразделяют:
– подлинные – это документы, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т.д.), а также соблюдены правила составления и оформления (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом);
– копии – полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица);
– подложные документы.
По срокам исполнения документы классифицируются:
– на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»);
– несрочные.
По срокам хранения:
– постоянного;
– временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет)
По степени обязательности:
– директивно-обязательные – для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;
– информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации
По степени унификации:
– индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа);
– типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений);
– трафаретные – имеют заранее напечатанные текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;
– унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица – постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении.
Рассмотрим общие правила составления и оформления документов. Несмотря на различия в назначении и содержании документов, их составление и оформление подчиняется общим требованиям (правилам), содержащимся в ГОСТах, приказах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования (правила) касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, картриджей, лент для пишущих машин и пр. В целом выделяют следующие основные требования:
1) юридические требования или требования правовой культуры;
2) требования информационной культуры;
3) требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов;
4) требования технической эстетики.
Юридические требования, предъявляемые к документам,обеспечивают юридическую силу документа, т. е. основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а следовательно, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции.
Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, то есть при минимуме текста в документе должен содержаться максимум информации и излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата языком.
Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов заключаются в том, что при составлении документов следует учитывать, что после изготовления, как правило, регистрируют, отправляют к месту их получения, обрабатывают и т. д. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники (машинистка, секретарь, делопроизводитель и пр.) Причем каждому из них требуется различная информация, содержащаяся в документе.
Каждый документ содержит оперативную и статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована прежде всего конкретному должностному лицу (например, исполнителю документа). Статистическая информация – сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные главным образом работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа. Правильное выполнение реквизитов способствует оперативному, с наименьшими затратами усилий изготовлению, оформлению и обработке документов.
В документе не должно быть помарок и исправлений.
Документирование информации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации. Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный (рис. 23).
Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа в зависимости от характера и назначения документа. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times №ew Roma№ размером 13–15 через один-два интервала. Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Документы на бланках или листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1–2 межстрочных интервала, а формата А5 и менее – через 1 межстрочный интервал.
При подготовке и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 3 января 2007 г. следует оформлять 03.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 03 января 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.03.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
– от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
– от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИСМС считает возможным").
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
или на бланке:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник УБ ОАО
"Уралгранит"
личная подпись Н.В. Головин
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Международной академии
информатизации
от 24.11.2007 № 755-914
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления ОАО "Росгосстрах-Аккорд" от 12.11.2006 № 6
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела Личная подпись А.Г. Орлов
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Кравченко
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
А.С. Петров 238 89 54
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.
Копия документа изготовляется и выдается (направляется) с разрешения руководителя организации или соответствующего ее структурного подразделения. Организация может изготовить и засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении.
При оформлении личных дел сотрудников организация может изготовлять копии их документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов и свидетельств об образовании, об изобретениях и рационализаторских предложениях, научных степенях и званиях и т. д.) для приобщения к личным делам.
Копия документа воспроизводится на бланке организации и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержанию. Если копия изготовляется не на бланке, с оригинала документа при снятии копии воспроизводится текст бланка подлинника. На первом листе копии документа в верхнем правом углу делается отметка "копия". Заверительная подпись составляется по форме: "верно", наименование должности лица, заверяющего копию, его личная подпись, инициалы и фамилия, дата заверения копии. При пересылке копий в другие организации или выдаче их на руки отдельным лицам на заверительной надписи проставляется печать организации, выдавшей копию.
При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.
При направлении другим организациям подлинника документа (письма, телеграммы, протокола и т. п.) в организации остается копия документа, которая содержит визы должностных лиц, составлявших и согласовавших документ-подлинник. В него вносят все исправления, сделанные при подписании подлинника. Постоянные реквизиты бланка на копии не воспроизводятся. На нем проставляется дата подписания и регистрационный номер. Подпись удостоверяется по форме: "верно" или ПП ("подлинник подписан"), подпись, инициалы и фамилия лица, заверяющего копию, дата заверения.
Проекты документов рекомендуется печатать через полтора интервала на обеих сторонах листа. На первой странице листа оставляется чистое поле с левой стороны, на второй странице – с правой стороны. Во избежание повторной перепечатки тексты проектов должны быть тщательно отредактированы с учетом требований, предъявляемых к управленческим документам.
Размножение подписанного документа тиражом до пяти экземпляров целесообразно выполнять на пишущей машинке или принтере. При большом тираже следует применять более производительную множительную технику: ксерокс, ротатор, ротапринт и т. д. До размножения подлинника документа он должен быть полностью оформлен, подписан и зарегистрирован в делопроизводственной службе организации.
Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей надписи, а также в случаях, если к высылаемому документу требуются пояснения.
Наиболее часто составляют такие виды управленческих документов, как:
– приказ,
– положение,
– инструкция,
– протокол,
– справка.
Рассмотрим подробнее правила их составления и оформления.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях разрешения перспективных и оперативных вопросов деятельности организации. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов, подготовленных совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственного подразделения и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в делопроизводственное подразделение.
Приказ печатается на бланке установленной формы. Приказ имеет следующие реквизиты:
- Наименование организации.
- Наименование вида документа – приказ.
- Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
- Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. № 21; 03.07.2000 № 44.
- Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
- Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
- Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
- В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
- Преамбула в проектах приказов завершается словом "П р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку.
- Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
- Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
- В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, отмечаются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
- Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
- Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
- Приказы подписывает руководитель.
- Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
- Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа – приказ располагается по центру строки; дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
Положение – правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, организацию работ и юридический статус организации, учреждения, структурного подразделения. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом управления, руководителем организации (или утверждаемый ими) и устанавливающий нормы и правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные направления деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят также такие правовые акты, как методические указания и правила, имеющие равную с инструкциями юридическую силу. В целях обеспечения единообразия в системе правовых актов, имеющих одинаковую природу и назначение, лучше именовать их инструкциями. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (должностная инструкция) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые организацией; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов обозначается арабскими цифрами.
Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря, делопроизводственные подразделения и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются следующие сведения:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- повестка дня;
- докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов подразделений или служб, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в организации.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводственного подразделения.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью канцелярии.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:
- Наименование документа – слово "П р о т о к о л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
- Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
- Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
- Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
- Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
- Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
- Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
- Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
- Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
- Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
- Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
- Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
- Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
- Оформление реквизитов постановления аналогично оформлению реквизитов приказов.
Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в организациях. Посредством служебных писем дают ответы на запросы организаций, по заявлениям граждан возбуждают ходатайства и пр. Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование организации и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков. Адресование служебного письма может выполняться следующим образом: если письмо адресовано в учреждение, в этом случае учреждение именуется в именительном падеже, например: Центральный научно-исследовательский институт приборостроения. При адресовании письма в структурное подразделение сначала указывается наименование учреждения и затем название структурного подразделения в именительном падеже, например: Центральный научно-исследовательский институт приборостроения. Отдел кадров.
Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронизирование, проявление бестактности. Изложение текста письма целесообразно вести от третьего лица.
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Требования к его составлению и оформлению определены государственными стандартами, которыми установлены следующие его реквизиты: наименование ведомства (например, МВД Республики Башкортостан); наименование учреждения (например, Кировский РУВД); адрес учреждения или место составления (например, г. Уфа); название вида документа (акт); дата; заголовок к тексту (например, о приеме и передаче дел); подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и штамп (гриф) утверждения.
Текст акта, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении). Как правило, акт составляется коллегиально (не менее 2-х человек), но может быть составлен и уполномоченным должностным лицом в присутствии иных лиц. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.
Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий.
Справка – документ информационного характера, составляемый в порядке уточнения, подтверждения, опровержения каких-либо фактов. В соответствии с ГОСТом она должна составляться по указанию вышестоящего органа или должностного лица и содержать запрашиваемую им информацию. Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание (например, о моральном состоянии личного состава); дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в справке, выделяют из текста в отдельный реквизит и помещают перед текстом справки. Эти сведения могут быть включены и в заголовок к тексту. Если справка составляется по нескольким вопросам, текст разделяют и перед каждым из них указывают заголовок. Помимо соблюдения изложенных правил составления и оформления документов, рационализация документирования предполагает сокращение текстов документов за счет их типизации и трафаретизации.
Кроме вышеуказанных видов документов, создаются и широко используются следующие их разновидности:
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события;
доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя;
договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение двух и более сторон об установлении каких-либо отношений и содержащий условия и порядок регулирования этих отношений;
доклад – документ, содержащий изложение каких-либо вопросов, фактов и событий, а также определенных выводов, предложений и задач, вытекающих из анализа изложенных вопросов, фактов и событий;
докладная записка – документ, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями и адресованный руководителю данной или вышестоящей организации;
заключение – документ, содержащий оценку и выводы организации, комиссии, должностного лица или специалиста-эксперта по какому-либо вопросу;
заявление – письменное обращение, содержащее какую-либо просьбу, требование или предложение;
извещение – документ, содержащий сообщение о каком-либо предстоящем событии (собрании, конференции, совещании, заседании, выставке, презентации и т. п.) и приглашение о принятии участия в нем;
инструкция должностная – документ, определяющий должностные права и обязанности работника;
личная карточка – документ, служащий для учета, анализа состава и движения кадров;
объяснительная записка – вспомогательный документ, поясняющий содержание отдельных данных и положений основного документа – отчета, проекта, плана;
отзыв – документ, содержащий мнение организации, должностного лица или специалиста по поводу какой-либо работы, представленной на рассмотрение;
отчет – документ, содержащий сведения о работе организации в целом или по одному из направлений ее деятельности, о выполнении плана, задания, заказа или поручения, представляемый вышестоящему органу управления или должностному лицу;
перечень – систематизированное перечисление объектов, предметов, работ или документов;
план – документ, устанавливающий перечень намечаемых и выполненных работ, действий или иных мероприятий, их последовательность, объемы, временные координаты исполнителей и другие показатели;
постановление – правовой акт, применяемый органом коллегиального управления в целях разрешения основных вопросов деятельности организации и ее структурных подразделений;
программа – документ, в котором излагаются основные цели, задачи и план деятельности организации на длительный период;
предложение – разновидность докладной записки, содержащей конкретную рекомендацию или предложение по какому-либо вопросу;
протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях и заседаниях коллегиального органа;
распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов; имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан;
решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или совместно несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия) в целях разрешения наиболее важных вопросов, входящих в их компетенцию;
сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному или нескольким вопросам;
список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке;
стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях;
телеграмма, телетайпограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с применением телеграфа, телетайпа, телефакса;
телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, текст которых передается по телефону;
трудовая книжка – документ, содержащий сведения о трудовой деятельности ее владельца;
удостоверение – документ, подтверждающий какой-либо факт или событие;
указание – правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам, связанным с обеспечением выполнения постановления, решения, приказа и других правовых актов органов управления;
устав – правовой акт, определяющий цели и задачи, порядок образования, права и обязанности, структуру управления, направления деятельности и юридический статус предприятия или организации;
характеристика – описание характерных качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого-либо или чего-либо.
Перечисленные выше виды и разновидности управленческих документов входят в систему организационно-распорядительной документации. Основные положения этой системы определены государственными стандартами Российской Федерации.
В текстах всех видов документов следует употреблять преимущественно простые предложения, применять устойчивые словесные формулы и словосочетания, избегать использования слов, заимствованных из иностранных языков, если в русском языке имеется не менее точное слово.
Рекомендуется применять прямой порядок слов в предложениях, если логическое (смысловое) ударение приходится на объект действия, и обратный порядок в случаях, когда ударение падает на действие или субъект действия, использовать глаголы вместо отглагольных существительных и существительные вместо местоимений.
Текст документа должен быть оптимально кратким, применяемые формулировки не должны вызывать различное понимание и толкование.
Не допускается внесение в текст аббревиатур и сокращений слов, не принятых в служебных документах. Названия предприятий и организаций, полные и сокращенные, даются в точном соответствии с наименованиями, определенными уставами или положениями о них.
Тексты телеграмм составляются без союзов, предлогов и местоимений, если при этом не искажается смысл телеграммы, без переноса слов, поправок и исправлений. В телефонограммах нужно избегать труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.
Мы рассмотрели основные вопросы документирования управленческой деятельности в организации. Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов. Важным назначением документа является фиксация и сохранение информации. Документы должны отвечать юридическим требованиям, требованиям информационной культуры документа, требованиям оперативности изготовления, оформления, обработки документа, технической эстетики.
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Подробнее об этом см.: Афанасьев А. И. Управленческая документация и делопроизводство: практическое пособие // Экономика и закон. Уфа: Башкирская академия управления, 1992. № 20.
ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 4
1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................ 4
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА..................... 8
3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ............................................................................ 10
4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА
ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................... 11
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................ 13
ВВЕДЕНИЕ
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.
В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.
От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.
1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
· о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
· чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");
· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2000 N 451-805
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании "Планета"
от 21.06.2000 N 10
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА
Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.
Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
↕ 1,5 интервала
Директор предприятия
↕ 1 интервал
«Контакт»
↕ 2 интервала
А.Н. Иванов
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:
от границы левого поля для печатания реквизитов
0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;
6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.
При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.
Введение
Значение делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационного хозяйства любого предприятия составляют машинописные, рукописные и типографские документы. Компьютеризация позволяет усовершенствовать процессы подготовки, оформления, хранения и выдачи документов, но в большинстве случаев не может заменить традиционных форм документации, особенно содержащих подписи и визы ответственных лиц.
За год на промышленном предприятии обрабатывается от полутора до четырех миллионов документов. Содержащаяся в них информация может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, передана и т.д.) только при совершении ряда делопроизводственных операций.
Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. На работу с документами специалисты тратят 20...60% рабочего времени. При рационально организованном делопроизводстве специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций, производительность и эффективность их труда повышаются.
Правильное и своевременное оформление документов, их надлежащие хранение и учет - залог эффективного использования документов и рабочего времени, что оказывает существенное влияние на эффективность производства в целом.
Составление и оформление организационно-распорядительных документов
1.1. Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов
Цель регламентированных Государственными стандартами составления и оформления документов - обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.
Правила составления и оформления документов заключаются в следующем.
1. Для изготовления документов используют два формата бумаги - А4 и А5; первый формат имеет размер 210x297, второй -148x210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведомости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата АЗ (297x420 мм).
2. Документы, оформляемые рукописным или машинописным способом, имеют поля, мм: левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее - не менее 19 для формата А4 и 16 для А5. При использовании оборотной стороны листа следует делать «зеркальные поля»: размер левого поля должен быть не менее 8, правого - не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.
3. При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - элемент официального документа, например, дата, адресат, индекс, подпись и т.д. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.
Реквизитами документа являются: 1. Государственный герб РФ. 2. Эмблема организации или предприятия. 3. Код предприятия, учреждения или организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 5. Наименование министерства или ведомства. 6. Наименование учреждения, организации или предприятия. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (факса), номер телефона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу. 15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25 Печать. 26. Отметка о заверении копий. 27. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о переносе данных на машинный носитель 30 Отметка о поступлении.
Следует различать постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка; переменный - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.
4. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ±2 мм Формуляр для определенного вида документа называется типовым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их расположения.
5. Расположение реквизитов и размеры площадей для их размещения на бумаге формата А4 приведены на рис 1.
Для каждого формата документов установлены два варианта расположения постоянных реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении границы реквизитов заголовочной части (реквизиты 1, 2, 5...9) продлеваются до границы правого поля документа. При этом площадь, отведенная для кодов документа, остается неизменной.
В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы допускается располагать реквизиты параллельно продольной стороне листа (заменять «книжную» ориентацию на «альбомную») В этом случае при ширине листа 297 мм и высоте 210 мм длина поля для реквизита 28 увеличивается с 95,4 до 182, 4 мм, а высота основной части уменьшается с 258 до 171 мм. Для документов, изготовленных на бумаге формата А5, высота основной части уменьшается с 258 до 109 мм. Остальные размеры остаются такими, как показано на рис 1.
Реквизиты 1,2 могут занимать часть площади, отведенной для реквизитов 6,7,8. Эмблема организации может располагаться на левом поле документа на уровне реквизита 6 «Наименование учреждения, организации или предприятия».
Если документ напечатан на двух или более страницах, реквизиты 21...26 и 29 располагаются на последней странице документа.
Реквизит 23 «Гриф согласования» с учреждениями, на которые распространяется действие специальных положений, располагается в месте, предусмотренном этими положениями.
Рис 1. Расположение реквизитов на бумаге формата А4
1.2. Оформление бланков документов
Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной. Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру делопроизводства.
В каждой организации, обладающей правами юридического лица, разрабатываются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк, служащий для оформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Бланк для писем с угловым расположением реквизитов 5, 6, 8,10, 11, 12 имеет вид:
Бланк с продольным расположением реквизитов имеет вид:
Изготовлять бланки для отдельных видов или разновидностей документов целесообразно, если их число на предприятии достигает 200 в год. В противном случае следует использовать резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносятся соответствующие реквизиты.
Бланки документов массового применения, содержащих типовую информацию (справки, выдаваемые рабочим и служащим, акты приема выполненных работ, договоры и т.д.) должны иметь трафаретные части текста, которые при создании документа дополняются переменной информацией. Изготовлять трафаретизированные бланки типографским способом целесообразно, если на них оформляется более 100 документов в год.
Наличие на бланке Государственного герба РФ свидетельствует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Решение об изображении Государственного герба РФ на бланках документов учреждений принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти учреждения.
Эмблема организации или предприятия - условное (символическое) графическое изображение, отражающее направление деятельности организации или предприятия. Как правило, эмблема размещается на бланках для писем с целью облегчения их поиска. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации может быть использован товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации и зарегистрированный в установленном порядке.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
1. Виды документов и их функции
На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:
– на организационно-распорядительные (управленческие);
– отчетно-статистические;
– учебно-методические;
– плановые;
– по личному составу;
– научно-технические и т. д.
По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:
– приказы, распоряжения, инструкции;
– научные отчеты;
– акты, протоколы;
– анкеты, справки, стандарты и т. д.
По способу фиксации информации. :
– письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);
– графические;
– фото- и кинодокументы.
Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.
Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют:
– на простые;
– сложные.
Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы:
– открытые (несекретные);
– документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).
По юридической силе документы подразделяют:
– подлинные – это документы, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т.д.), а также соблюдены правила составления и оформления (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом);
– копии – полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица);
– подложные документы.
По срокам исполнения документы классифицируются:
– на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»);
– несрочные.
По срокам хранения:
– постоянного;
– временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет)
По степени обязательности:
– директивно-обязательные – для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;
– информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации
По степени унификации:
– индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа);
– типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений);
– трафаретные – имеют заранее напечатанные текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;
– унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица – постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении.
Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов.
В социальном плане любой документ полифункционален, т. е. выполняет одновременно несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:
– информационная – любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть причина появления документа;
– социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
– коммуникативная - документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
– культурная – документ как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества.
К специфическим функциям документа относятся:
– управленческая – документ является средством управления, этой функцией наделены так называемые организационо-распорядительные документы;
– правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ);
– функция исторического источника
– документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12 – 14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение.
2. Общие требования к оформлению документов
Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги , используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.
Размеры бумаги
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Размеры бумаги для документов
Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
Размеры полей
Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров:левое – 20 – 35 мм;
правое – 10 мм и более;
верхнее – 15 мм и более;
нижнее – 20 мм и более.
Нумерация страниц
В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:– все страницы, кроме первой, нумеруются;
– если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными;
– номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;
– номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире».
Оформление дат
В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.Цифровой – наиболее экономичный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.
Например: 01.09.2004
Словесно-цифровой – имеет несколько разновидностей.
На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.
Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.
Ссылка на длительный период времени делается следующим образом 2000 – 2005 гг.
Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г.
Сокращение слов
В документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.Примеры для наиболее распространенных случаев:
город – г.; село – с., поселок – п. и т. д.;
Также «г» не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).
Слова при фамилиях :
господин – г-н;
профессор – проф.;
доцент – доц.;
начальник – нач. и т. д.
Слова при цифрах :
пункт 3 – п. 3;
подпункт 1.1. – подп. 1.1.;
рисунок 5 – рис. 5;
раздел 2 – разд.2;
Слова, сокращение которых пишется через дефис:
министерство – м-во;
производство – пр-во;
количество – кол-во.
Помимо этого возможно использование сокращений, принятых только в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания слова или сочетания слов. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом – сокращенно не допускается.
Знаки препинания и символы
– Знаки препинания (. , ; ? !) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они поставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.
– Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.
– Знак «тире» может быть применен как знак дефиса. Как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса. Знак «тире» при использовании в качестве дефиса пробелами не выделяется. Например: социально-культурный
. При использовании в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон. Например: туризм внутренний – путешествия в пределах....
3. Реквизиты документа
Основная функция документов – сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ – наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.).
Документы, выполняющие разные функции состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов:
Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации .
Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.
Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица , а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.
Реквизит 04. Код организации . Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа 1 . В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).
Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.
Реквизит 08. Наименование организации. В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно - правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы.
Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).
Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д.
Реквизит 10. Наименование вида документа . Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.
Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.
Реквизит 12. Регистрационный номер документа . Данный номер проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.
Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать 1 .
Реквизит 15. Адресат.
Все документы направляются конкретному адресату – организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом:
Гостиница «Север»
Управление средств размещения
При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например:
Гостиница «Север»
Начальнику управления
Средств размещения
И. А. Петрову
При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например:
Генеральному директору
издательского дома
«Путешественник»
В. И. Кириллову
При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:
Ректорам вузов
При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа.
Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами , приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации или вышестоящим органом управления. Гриф утверждения располагают справа над текстом, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО. Например:
УТВЕРЖДЕН
Протоколом Совета Университета
от 07.12.2004 № 4
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
А.И. Шведов
14.10.2004
Реквизит 17. Резолюция.
Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Её пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например:
Н.Н. Иванову
Прошу подготовить реестр
забронированных мест
к 10.02.2005
подпись
28.01.2005
Реквизит 18. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность и срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) об увольнении
Приказ (чего?) заседания ученого совета
Должностная инструкция (кого?) секретаря
Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей 2-3 межстрочных интервала. Точку в конце заголовка не ставят.
Реквизит 19. Отметка о контроле . Проставляется только на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль».
Реквизит 20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30-2003 допускает печатать текстa документа на двух сторонах листа бумаги. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» (стр.).
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений
. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2 – 4 интервала), выше реквизита «подпись». Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. В 3 экз.
Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:
Приложение: 1. Смета расходов...на 3 л. в 2 экз.
2. Список сотрудников... на 2 л. в 2 экз.
Реквизит 22. Подпись
. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителя в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержаться сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.
В ряде случаев может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству.
Реквизит 23. Гриф согласования документа. Реквизит 24. Визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Согласование необходимо с точки зрения соответствия документа действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.
Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.
Реквизит 25. Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах.
Печати подразделяются на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре размещается изображение Государственного герба Российской Федерации , а по окружности – наименование организации.
В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббревиатура её наименования, по окружности – полное наименование организации.
Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов и т. д.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии. Если изготавливается копия с документов, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике в основном копируют исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверяют копии сотрудники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты.
Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ.
Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Надпись делается на нижнем поле первого листа документа. Например:
Подготовлено письмо № 456732 от 22.02.2005.
В дело № 08-15. Исполнитель подпись Б. Л. Петров
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на входящих документах должны быть поставлены входящий учетный номер и дата получения документа. Такая отметка может проставляться от руки или специализированным штампом.
Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.
4. Особенности официально-делового стиля документов
При составлении документов используется официально-деловой стиль, который уместен не в любой сфере общения (например, не используется в непринужденной, фамильярной обстановке).
Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. При составлении текста его автор строя предложения, выбирая слова, не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о её важности, о том как следует реагировать на полученное сообщение.
Деловое письмо, приказ, заявление – все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что для выполнения целей деловая речь должна быть ясной и убедительной.
Рассмотрим проблемы лексического и грамматического характера, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.
Лексика
Использование терминов. Термины – слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности. При использовании терминов в документе должна быть уверенность в идентичном восприятии его значения автором и адресатом, либо в тексте дается расшифровка. Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной, при необходимости можно воспользоваться словарем. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».
Использование иностранных слов. Иностранные слова должны использоваться только при необходимости. Если стоит выбор между двумя словами, одно из которых – заимствованное, другое – русское, надо определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у русского слова, тогда выбор будет оправдан. Например, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, однако прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла в области гостиничного хозяйства.
Сочетаемость слов. При составлении документа необходимо учитывать, что не все слова сочетаются друг с другом. В русском языке, как и в любом другом существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» 1 . Например, типичные для деловой речи сочетания слов: приказ – издается; контроль – возлагается на кого-либо, осуществляется; архив – создают, обрабатывают, сдают в... и т.д. А также такие словосочетания как иметь значение; играть роль не допускают перемены их компонентов.
Плеоназм (от греч. излишество) – употребление близких по смыслу, и потому излишних слов. Одна из самых распространенных проблем официально-делового стиля. Она заключается в том, что словосочетания оказываются избыточными. Например, плеонастические сочетания (выделены лишние слова):
– тонкий нюанс (существительное нюанс от фр. Nuance – оттенок, тонкое отличие);
– прейскурант цен (в слове прейскурант есть французский корень prix – цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;
– маршрут движения (слово маршрут означает направление движения) и т. д.
Однако существуют исключения. Некоторые плеонастические сочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов , прочно вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. На сегодня стали нормой сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение».
Различение паронимов. Паронимы – родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. При работе с документами необходимо обращать внимание на паронимы. Например:
– командированный – командировочный (командированный – тот, кого командировали, например, командированный сотрудник; но командировочное удостоверение) и т. д.
Тавтология – повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, затрудняет понимание текста. Например, польза от использования (возможно заменить польза от применения чего-либо); следует учитывать следующие факторы (необходимо учитывать следующие факторы); адресовать в адрес (направить в адрес) и т. д.
К этой области относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов.
Использование предлогов. В русском языке широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Примеры использования:
– вследствие – чаще о свершившемся факте (прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни);
– благодаря – чаще о причинах, вызвавших желаемый результат (мы справились с задачей благодаря помощи работников) и т. д.
Выбор падежа существительного при синонимичных словах. Например:
– обращать внимание на что-либо, уделять внимание чему-либо;
– основываться на чем-либо, обосновывать чем-либо;
– превосходство над чем-либо, преимущество перед чем-либо;
– уплатить за что-либо, оплатить что-либо и т. д.
Грамматика (синтаксис)
Для того чтобы сделать свой текст понятным и убедительным, необходимо умело соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. С этой целью были выработаны языковые правила, которые призваны сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.
Порядок слов. Русский язык относится к числу языков со свободным нефиксированным порядком слов. Автор, составляющий текст, может переставлять слова в предложении, при этом общий смысл не нарушается. Например: вчера подписан договор; договор подписан вчера; договор вчера подписан. Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов подчеркивается, акцентируется та или иная часть сообщения. И хотя в различных вариантах нет смыслового различия, один будет звучать более официально, чем другой.
На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку?»
Если вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» Надо предпочесть другой порядок слов: «Работа будет завершена к 25 сентября».
Использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно, он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т. е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности: его можно употреблять только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым , осуществляются одним лицом, и когда в предложении есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Можно сказать: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором» . Однако недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором» – это предложение безличное (есть сказуемое кажется , но отсутствует подлежащее). Неправильно: «Изучая проблемы развития туризма, нами были получены следующие сведения...». Правильно: «Изучая проблемы развития туризма, мы получили следующие сведения...».
Действительный, страдательный, безличный оборот . Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между близкими по смыслу грамматическими конструкциями. От этого зависит степень убедительности сообщения. По форме сказуемого можно выбрать активную и пассивную конструкции предложения. Например: «Мы рассмотрели ваши предложения» – активная; «Нами рассмотрены ваши предложения» – пассивная. Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность, подчеркивает факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Еще больше такую установку можно реализовать при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».
Структура сложного предложения. Сложными называются предложения, которые состоят из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу. Части соединяются с помощью союзов. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.
Естественно, что нельзя злоупотреблять сложными предложениями в сообщении. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля – сложное предложение, состоящее из двух частей.
Неправильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения».
Правильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения».
Сегодня в распоряжении работника документной сферы находится современная техника, которая значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Также для составления текстов документов рекомендуется использовать специальные словари-справочники (см. приложение № 6).
5. Структура и композиция документа
При составлении проекта документа особое внимание стоит уделить его композиции.
Композиция – это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической и стилистической грамотностью от человека, работающего в сфере делопроизводства, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем нет логики в сочетании частей.
Например, фрагмент из предписания: «Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц» перечень мебели и инвентаря для доукомплектования гостиничных номеров ОАО «Титул», сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу, приобретение и доставку».
Очевидно, что разобраться в таком предписании непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол (представить), несколько причастных оборотов и огромное число существительных. В то же время специфика данного документа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. В таком случае можно воспользоваться абзацными отступами. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните:
Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц»:
перечень мебели и инвентаря для доукомплектования гостиничных номеров ОАО «Титул»;
сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу, приобретение и доставку.
Данный пример демонстрирует , насколько важен внешний вид официального документа. И естественно, что текст без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений будет являться «слепым» и трудно воспринимаемым. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.
Текст должен содержать целесообразное количество информации , не следует загромождать документ деталями. Выделять и подчеркивать следует главное. Как уже было отмечено, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.
Следует структурировать текст в соответствии с содержанием. Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.
Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы делопроизводства высокого уровня филологической культуры и тогда общение, которое обеспечивается официальными документами, будет более плодотворным.
Необходимо также сказать об одном из важных этапов работы над документом – редактировании (проверке и исправлении текста). Документ, содержащий орфографические, стилистические или какие-либо другие ошибки, прежде всего осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или предприятия – отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства.
При оформлении оригинала документа может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Для этой цели используются корректурные знаки.
Корректурные знаки – это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347 – 76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 01.01.77 и действует по настоящее время. В данном ГОСТе корректурные знаки подразделяются на следующие группы:
знаки замены, выкидки и вставки;
знаки перестановки печатных знаков;
знаки изменения пробелов;
знаки абзацного отступа, красной строки;
знаки исправления технических дефектов набора.
1 Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П. Н. Денисова, В. В. Морковкина. М., 1983.